Kommunikation i Change Management
Innehåll
Du kan inte överkommunicera när du ber din organisation att ändra. Varje framgångsrik seniorchef som har lett ett framgångsrikt förändringshanteringsarbete uttrycker behovet av överkommunikation under en förändringsupplevelse och gör detta uttalande i efterhand.
Det finns ingen organisation där de anställda är helt nöjda med kommunikationen. Kommunikation är en av de tuffaste frågorna i organisationer. Det är ett område som oftast klagas av av anställda under organisatoriska förändringar och dagliga verksamheter. Anledningen?
Effektiv kommunikation kräver fyra komponenter som samverkar perfekt för att skapa delad mening, en favoritdefinition av kommunikation.
- Den enskilda som skickar meddelandet måste presentera meddelandet tydligt och i detalj och utstråla integritet och äkthet.
- Den som får meddelandet måste besluta att lyssna, ställa frågor för tydlighet och lita på avsändaren av meddelandet.
- Den levererade metoden som väljs måste passa både omständigheterna och behoven hos både avsändaren och mottagaren.
- Innehållet i meddelandet måste resonera och ansluta på viss nivå till mottagarens (den anställdes) tro. Den måste innehålla den information som den anställde vill höra. Det måste svara på den anställdas mest älskade och mest omhändertagna frågor.
Med allt detta på gång i någon kommunikation, är det underligt att organisationer sällan gör det bra? Lyckligtvis har utövare av förändringshantering lagt fram ett brett utbud av förslag om hur man ska kommunicera bra under organisatoriska förändringar.
Rekommendationer om kommunikation för effektiv förändringshantering
Utveckla en skriftlig kommunikationsplan för att säkerställa att allt följande inträffar i din förändringshanteringsprocess. Var och en är viktig när du ber människor att ändra sina tidigare sätt att göra saker.
Kom alltid ihåg att människor inte är rädda för förändringar så mycket som de har rädsla och oro för nya sätt att göra affärer. De har också en viss hängivenhet till hur de alltid har gjort arbetet tidigare. I förändring ber du dina anställda lämna sina komfortzoner.
- Kommunicera konsekvent, ofta och genom flera kanaler, inklusive tal, skriv, video, träning, fokusgrupper, anslagstavlor, intranät och mer om förändringen.
- Kommunicera allt som är känt om ändringarna, så fort informationen är tillgänglig. Se till att din förspänning riktar sig till omedelbar kommunikation, så vissa av detaljerna kan ändras vid ett senare tillfälle. Berätta för människor att ditt andra val är att hålla all kommunikation tills du är positiv till beslut, mål och framsteg, vilket är katastrofalt i effektiv förändringshantering.
- Ge människor betydande tid att ställa frågor, begära förtydligande och ge input. Om du någonsin varit en del av ett scenario där en ledare presenterade ändringar till en stor grupp via OH-film och flydde, vet du vilka dåliga nyheter detta är för förändringsintegration. Människor måste känna sig involverade i förändringen. Engagemang skapar engagemang - inget annat är lika viktigt under en förändringsprocess.
- Kommunicera tydligt visionen, uppdraget och målen för förändringshanteringsinsatsen. Hjälp människor att förstå hur dessa förändringar kommer att påverka dem personligen. Om du inte hjälper till med den här processen kommer människor att göra upp sina egna berättelser, vanligtvis mer negativa än sanningen.
- Erkänna att verklig kommunikation är en konversation. Det är tvåvägs, och verklig diskussion måste bli resultatet. Det kan inte bara vara en presentation.
- Förändringsledarna eller sponsorerna måste spendera tid på att prata en-mot-en eller i små grupper med de människor som förväntas göra ändringarna.
- Kommunicera orsakerna till förändringarna på ett sådant sätt att människor förstår sammanhanget, syftet och behovet. Utövare har kallat detta "att bygga en minnesvärd, konceptuell ram" och "skapa en teoretisk ram för att underbygga förändringen."
- Ge svar på frågor bara om du vet svaret. Ledare förstör deras trovärdighet när de tillhandahåller felaktig information eller verkar snubbla eller backa när de ger svar. Det är mycket bättre att säga att du inte vet det och att du kommer att försöka ta reda på det.
- Ledare måste lyssna. Undvik försvar, ursäkt och svar som ges för snabbt. Handla med tankeväckande.
- Gör ledare och byta sponsorer dagligen när det är möjligt för att blanda sig med andra på arbetsplatsen.
- Håll interaktiva workshops och forum där alla anställda kan utforska förändringarna tillsammans medan de lär sig mer. Använd utbildning som en form av interaktiv kommunikation och som en möjlighet för människor att säkert utforska nya beteenden och idéer om förändring och förändringshantering. Alla nivåer i organisationen måste delta i samma sessioner.
- Kommunikation bör vara proaktiv. Om ryktkvarnen redan är i aktion har organisationen väntat för länge med att kommunicera.
- Ge människor möjligheter att nätverka med varandra, både formellt och informellt, att dela idéer om förändring och förändringshantering.
- Översikt offentligt de mätningar som finns för att kartlägga framstegen i förändringshanteringen och förändringsarbetet.
- Publicera belöningar och erkännande för positiva tillvägagångssätt och prestationer i förändringar och förändringshantering. Fira varje liten vinst offentligt.
