5 gånger när man ansluter en undantagen anställds lön är laglig

Innehåll

• 1.Första och sista veckan
• 2. Avdrag beslutade av en domstol
• 3. En hel dag fri (semester)
• 4. En hel dag fri (Övrigt)
• 5. FMLA
• Allmän regel om dockning av en befriad anställds lön

Suzanne Lucas

För att du ska klassificera en anställd som tjänstemän undantagen - det vill säga undantagen från reglerna i lagen om rättvis arbetsnormer, inklusive övertid - måste du uppfylla många villkor. De faktiska uppgifterna som en anställd utför måste omfattas av en av undantagskategorierna, till exempel försäljning utanför, ledning eller ett administrativt undantag.

Men en korrekt arbetsbeskrivning är inte det enda som krävs för att en anställd ska befrias från övertidsbetalningar: den anställde måste få samma lönecheck varje löneperiod.

Detta innebär att oavsett om en anställd arbetar fem timmar eller 55 timmar i veckan, är lönekraften densamma. Chefer kan inte dra av lön från en undantagen anställd när hon tar långa luncher eller kommer in sent för att arbeta.

Men den anställda har inte rätt till ett öre mer i lönechecket för att sätta in en 80 timmars vecka för att uppfylla en tidsfrist. (Företagen kan visserligen ge anställda bonusar, och i situationer som involverar nära tidsfrister eller plocka upp slack för en avgående anställd, uppmuntras bonusar och annat erkännande.)

Denna regel är hård och snabb. När du börjar dra av från en undantagen anställds lönecheck har du just gjort honom eller henne icke-undantagen. De är nu berättigade till övertidslön som går fram och tillbaka. Detta är inte ett misstag du vill göra.

Men kan du någonsin dra av lön från en undantagen arbetstagares lönecheck? Några gånger finns. Här är fem gånger när du kan dra av lön från en undantagen anställds lönecheck.

1.Första och sista veckan

Du måste bara betala anställda för de dagar som arbetade den första och förra veckan. Om dina löneperioder löper måndag-söndag, med en tvådagars helg, och din anställd börjar på onsdag, måste du bara betala henne för onsdag, torsdag och fredag. På samma sätt, om hennes sista arbetsdag är onsdag, måste du bara betala för måndag, tisdag och onsdag.

Annars, om en anställd arbetar en delvis vecka, oavsett anledning, måste du fortfarande betala för hela veckan, såvida den inte är behörig under ett annat tillåtet avdrag.

2. Avdrag beslutade av en domstol

Det här är inte riktiga avdrag - anställden tjänar fortfarande samma summa pengar; det är bara att hennes lönecheck är mindre. Om hon följer ett domstolsbeslut om barnstöd, underhållsbidrag eller för att betala av skulder, kan du (och måste) dra av vad lagen kräver och ge pengarna till vart domstolarna riktar det.

Ofta, med dessa domstolsbeställda avdrag, är anställda inte nöjda med vad du gör mot dem. Se till att du gör det smärtsamt klart för din anställd att du bara följer lagen och måste göra vad domstolarna har beställt. Kom ihåg att du faktiskt inte kopplar hennes lön; du betalar bara några av hennes räkningar automatiskt.

3. En hel dag fri (semester)

Om din anställd har använt all sin semester och vill ta en ledig dag, är det möjligt för henne att ta ledigt. Du kommer inte att behöva betala henne för den dagen om ledigheten är för en ledig dag utan sjukdom. Det motsvarar en semesterdag, inte en sjukdag.

Om du tillåter denna obetalda fridag eller inte är naturligtvis upp till dig. Om du beviljar den obetalda dagen (eller dagarna) ledig, påminn dig din anställd om att de inte ska göra något arbete på dessa lediga dagar. Att göra så mycket som 15 minuters arbete kan utlösa beröring av väggregeln. Eftersom undantagna anställda betalas på samma sätt, oavsett antalet timmar de arbetar, innebär 15 minuter arbete att de får betalt för hela dagen.

Om du inte litar på att din anställd kommer att avstå från att svara på e-post, ta telefonsamtal eller göra några minuters arbete med det projektet på grund av nästa vecka, ska du hålla hennes bärbara dator på kontoret och stänga av hennes e-postmeddelanden för den aktuella tiden.

4. En hel dag fri (Övrigt)

Enligt U.S. Department of Labour, Lage and Hour Division kan du bara dra av en hel ledig dag av andra skäl än sjukdom om du inte bara har en "god tro plan, policy eller praxis för att tillhandahålla kompensation för förlorad lön på grund av sjukdom; att kompensera belopp som anställda erhåller som juryn eller vittnen eller för militär lön; för påföljder som införts i god tro för överträdelser av säkerhetsregler av stor betydelse; eller för obetalda disciplinära tillfälliga upphävanden av en eller flera hela dagar som införts i god tro för uppförande på arbetsplatsen reglerar överträdelser. ”

Med andra ord kan du inte bara bestämma dig för att flyga ut en undantagen arbetstagares lön när du har avbrutit en anställd för en regelöverträdelse.

Du måste ha en plan på plats som anger vilka villkor du inte betalar undantagna anställda. Annars är det ett olagligt avdrag om du ansluter en befriad anställds lön och den anställde har jobbat alls under en vecka, har du bara ogiltigfört undantaget.

5. FMLA

Om du har en anställd som är ute i flera veckor på FMLA är det ganska uppenbart att du inte behöver betala den undantagna medarbetaren under den tiden. Hon har gått i hela dagar, och det är en del av en bona fide plan. Men hur är det med intermittent FMLA?

Det är när en anställd godkänns att ta några timmar ledigt åt gången för att hantera medicinska problem - vare sig det handlar om sina egna problem eller hos en kvalificerad familjemedlem. Lagen om familjeläkemedel lämnar specifikt dig möjlighet att dra av undantagslön för anställda när de använder FMLA

Så om din anställd behöver ta två eftermiddagar en vecka för dialys, behöver du inte betala dem för den tiden.

Men här är en varning för detta avdrag. Eftersom befriade anställda betalas för jobbet och inte per timme, om din anställd fortfarande arbetar hela 40 timmar och du drar av en halv dagslön varje vecka när de går till deras medicinska möte, har du juridiskt rätt, men moraliskt och etiskt fel.

Allmän regel om dockning av en befriad anställds lön

Som en allmän regel, kom bara ihåg att inte dra något från en undantagen anställds lön. Om arbetstagaren tar några timmar ledigt under mitten av dagen, kommer in sent eller lämnar tidigt, kan du dra av från deras PTO-bank, men fortsätt med försiktighet när du gör det. Om medarbetaren annars är en bra anställd som får sitt jobb, straffa henne inte för den effektivitet som hon använder sin tid med.

Om du bestämmer dig för att du vill ha avdrag för lön för sådan ledig tid, kom ihåg att det alltid är lagligt att betala människor per timme. Men om du går den vägen är din anställd nu berättigad till övertidsbetalningar, oavsett om hon uppfyller de andra kvalifikationerna för undantag. Så din önskan att spara några dollar för att hon tar långa luncher kommer att överträffas av den enorma övertidslönen hon får under den hektiska säsongen.

Det är viktigast att komma ihåg att undantagna anställda anställs för att göra jobbet, inte att arbeta specifika timmar. Behandla dem som ansvarsfulla yrkesverksamma och chansen är stor, allt kommer att jämna ut i slutändan.