Hur man ger feedback till defensiva anställda

Innehåll

• 10 tips för att hjälpa dig att leverera negativ feedback

Feedback är ett av de kraftfullaste verktygen i chefens verktygssats för att stärka arbetsplatsens prestanda.

• Positiv feedback fokuserar på att identifiera och stärka beteenden som främjar hög prestanda.
• Konstruktiv feedback - ofta kallad negativ feedback - fokuserar på att identifiera och främja förändringar i beteenden som minskar hög prestanda.

Effektiv feedback är specifik för beteendet (antingen negativt eller positivt) och levereras så nära händelsen som möjligt. Medan motiverade yrkesverksamma uppskattar både positiv och konstruktiv feedback, är chefer ofta obekväma att leverera den, särskilt allt som anses vara negativt. I undersökningar och forskningsstudier är chefer som kämpar med att leverera konstruktiv feedback oroade över att de inte kommer att bli gillade eller att de är rädda för att skapa en incident genom att erbjuda kritik.

Genom att följa och öva på förslagen som beskrivs i den här artikeln kan chefen ta rädsla för att leverera negativ feedback och förvandla konversationen till en konstruktiv händelse.

10 tips för att hjälpa dig att leverera negativ feedback

1. Få dina känslor under kontroll. Du vill inte kritisera någon annans handlingar när du är arg eller upprörd. Om temprarna är heta, ta dig tid att låta saker svalna. Även om effektiv, konstruktiv feedback levereras så nära den observerade händelsen som möjligt, om situationen är uppvärmd, är det bra att schemalägga ett möte för nästa dag.
2. Ge aldrig negativ feedback framför teammedlems. Hitta en privat plats. Gör mötet på ditt kontor eller schemalägga ett konferensrum för din feedback-diskussion.
3. Fokusera på det observerade beteendet, inte personen. Kom ihåg att syftet med konstruktiv återkoppling är att eliminera beteenden som minskar hög prestanda. Om individen uppfattar att han eller hon attackeras personligen, kommer de snabbt att bli defensiva och möjligheten till en meningsfull diskussion kommer att gå förlorad.
4. Var specifik. Effektiv feedback är specifik. tyder, "John, du har visst gjort det," kan vara sant, men det säger inte John vad han gjorde fel. Detsamma gäller för att berätta för Mary att hon är sen att arbeta för ofta. Beskriv istället det mycket specifika beteendet och identifiera de affärsmässiga konsekvenserna av beteendet. Till exempel: "Mary, när du är sen för din skift kräver det att vi håller kvar någon från det tidigare skiftet. Detta kräver att vi betalar övertid; det besvärar din kollega och det kan minska kvaliteten om de inte förstår ditt specifika jobb. du förstår?"
5. Var i tid. Om du någonsin har fått en lång lista med negativa kommentarer om en årlig prestationsgranskning, förstår du hur värdelös denna input är långt efter faktumet. Feedback av alla typer ska ges så snart som möjligt efter evenemanget.
6. Behålla lugnet. Oavsett hur upprörd du är, lönar det sig aldrig att tappa kontrollen över dina känslor. Som nämnts ovan, om du behöver tid att samla dina känslor, försena diskussionen några timmar eller högst en dag. Påminn dig själv om att avsikten med feedback är att främja förbättringar och närma sig diskussionen med denna positiva inställning.
7. Bekräfta din tro på personen. Det förstärker steg tre, men här berättar du för dem att du fortfarande tror på dem som person och på deras förmågor; det är bara deras prestanda du vill att de ska ändra. Säg något som "du är en bra kundservicerepresentant, så jag är säker på att du ser behovet av att vara mer tålamod med kunderna."
8. Sluta prata och bjud in den andra parten att engagera sig. När du har berättat för personen vilka specifika, senaste handlingar som var olämpliga, och varför, sluta prata. Ge den andra personen en chans att svara på dina uttalanden och ställa uppklarande frågor.
9. Definiera och enas om en ömsesidigt acceptabel handlingsplan. Håller med om vilken framtida prestanda som är lämplig för den anställda. Om det finns specifika saker som den anställda behöver börja göra eller behöver sluta göra, se till att de är tydligt identifierade. Om det är något du behöver göra, kanske ytterligare utbildning för den anställda, enas också om det.
10. Skapa en tid för uppföljning.Att ange ett tydligt datum och tid för att granska åtgärder och förbättringar är en viktig del av feedbackprocessen. Det fastställer ansvar och förbättrar sannolikheten för prestandaförbättring.

Och kom ihåg, fortsätt med jobbet när du har levererat den konstruktiva feedbacken och kommit överens om en upplösnings- och uppföljningsplan. Inhyser inte sjuk vilja mot den anställda eftersom de gjorde ett misstag. Häll inte över dem av rädsla för att de kan göra ett annat misstag. Övervaka deras prestanda som du gör alla anställda, men inte besatt.