Hur man svarar på frågor om internrevision

Innehåll

• Anställda kommer att möta interna revisioner
• Svara ärligt
• Anta att de inte vet någonting om ditt expertområde
• Anslut prickarna för dem

Internrevisorer gräver in alla handlingar och uppgifter för alla anställda och avdelningar inom ett företag för att upptäcka sätt att förbättra organisationens funktionssätt som helhet. På ytan låter det som om de sätter in sig där de inte hör hemma, men faktiskt spelar de en kritisk roll för att skydda och förbättra sina organisationer.

Anställda kommer att möta interna revisioner

De flesta privata och offentliga företag genomför regelbundna internrevisioner för att se till att de är på rätt spår när de uppfyller företagets mål och uppdrag. Regeringen kommer också att genomföra regelbundna internrevisioner. Och när du går igenom din karriär inom public service finns det en god chans att du kommer att behöva svara på frågor som interna revisorer ställer.

Under de allra flesta omständigheter samlar revisorerna bara information. Till exempel kan de försöka förstå hur din del av organisationen fungerar.

Det finns inget behov av att spändas upp när en intern revisor pratar med dig. Internrevisorer är proffs som bara försöker göra sitt dagliga arbete. Visst kan deras arbete göra dig och andra obekväma. De pekar på svagheter i system och rekommenderar korrigerande åtgärder.

Men i slutändan får de sina organisationer att fungera bättre, och dina svar på deras frågor är avgörande för att detta ska kunna ske. Så här är tre tips för att svara på internrevisorer när de kommer och bankar på din dörr.

Svara ärligt

Internrevisorer vet när något inte räcker till. Ge dem inte en anledning att tvivla på din trovärdighet genom att vara något mindre än helt ärligt.

Om du inte vet svaret på en fråga, försök inte att bluffa dig igenom den. Du kommer bara att få dig att se dig dum när de hittar det verkliga svaret. Det mycket bättre valet är helt enkelt att säga att du inte vet svaret. Om det är något du kan undersöka för dem kan du erbjuda det. De kan ta dig med på erbjudandet, eller så har de redan några idéer om hur du får svaret.

När du tror att de interna revisorerna kanske inte gillar ditt svar ska du inte undvika att ge ditt svar. De vill förstå saker som de faktiskt existerar, så även om ditt svar inte är vad som kommer att göra deras jobb lättare eller vad de förväntar sig att höra, måste de veta sanningen.

Anta att de inte vet någonting om ditt expertområde

Interna revisorer är vanligtvis skarpa människor, men de kan inte vara experter på allt. Vissa fokuserar sin yrkesutbildning och arbetar med särskilda aspekter av internrevision, till exempel informationssystem eller ekonomi, men antar inte att de känner till ditt kompetensområde.

Det låter som ett givet, men det är lätt att komma in i att använda jargong eller hoppa över steg när man beskriver processer. Vad en tankelös handling är för dig är förmodligen inte för den interna revisoren som försöker förstå dina affärsprocesser. Tänk på varje åtgärd du vidtar. Något som kan verka som ett steg för dig kan vara flera steg som du har smälts samman i ditt sinne genom år av upprepning.

Även när konversationen verkar tråkig och alltför enkel, kom ihåg att internrevisorer försöker dela upp processer i deras minsta aktiviteter. Först då kan de hitta var processer kan gå fel.

Anslut prickarna för dem

Interna revisorer dekonstruerar inte bara processer till sina minsta bitar, utan de letar också efter sammankopplingen mellan människor och processer. De letar efter alla människor som är involverade i en process för att se vem som behöver vara involverade, vem som inte är involverade men måste vara, hur dessa människor interagerar och om det finns tillräckliga kontroller på plats för att förhindra eller fånga bedrägeri, avfall eller missbruk .

När du svarar på internrevisorer ska du peka på var du och dina processer interagerar med andra och deras processer. Att ansluta punkter som detta ger dem en tydligare bild av hur organisationen fungerar som en helhet. Sådan information ger också interna revisorer leder till vem de ska prata med och var man kan hitta ytterligare information.