Vill du ha 10 tips för att krydda ditt företagsmöte?

Innehåll

• Vad du behöver för ett framgångsrikt möte
• 10 tips för bättre möten

Är du planeraren för det månatliga eller periodiska företags- eller avdelningsmötet? De kan vara dödliga tråkiga om du inte är försiktig. Du vet borren. Ett gäng pratande huvuden står för att ge folk information om företaget. Ja, det är definitivt kudos för dig för att ha haft detta periodiska möte.

Anställda behöver informationen för att anpassa sig till företagets strategiska inriktning. De vill veta vad som händer i hela företaget, särskilt när informationen berör deras jobb eller företagets totala framgång. De är uppriktigt intresserade av vad som händer på de olika avdelningarna.

Så dina anställda är intresserade, men ge dem en paus från de pratande huvuden och oändliga powerpoints. De mest effektiva mötenna vädjar uppmärksamheten med tankeväckande frågor och svar, audiovisuella bilder och deltagande. Dessa tips ger dig framgång.

Vad du behöver för ett framgångsrikt möte

• Högtalarstativ eller bord
• Mikrofon
• Dagordning
• Visuella hjälpmedel
• Videokamera
• Stativ
• Kodningsenhet
• Liveströmningsteknologi

10 tips för bättre möten

1. Börja dina möten, presentationer och träningspass med en isbrytare eller uppvärmningsaktivitet. I ett stort möte eller ett kort möte kan isbrytaren vara en enda fråga som får människor att tänka och prata med sin granne. Ställ exempelvis en fråga som får människor att räcka upp sina händer. Längden på isbrytaren beror på längden på ditt möte, så planera klokt.
2. Diversifiera dina presentationsmetoder. Om varje talare pratar med publiken, i föreläsningsformat, nickar till och med intresserade huvuden snart. Be människor prata i små grupper. Använd audiovisuella material som videor, bilder och PowerPoint-presentationer och bilder. Om du pratar om en ny målningsprocess, visa dina anställda före och efter målade delar. Passera runt positiva kundundersökningar och kommentarkort.
3. Bjud in gästtalare för publikens deltagande och spänning. Dina kunder har mycket att säga till din personal om deras behov och kvalitetskrav. En klientorganisation som samarbetar med ideella och välgörenhetsorganisationer har gästtalare från de organisationer som får sina donationer. Högtalare från organisationer som dina anställda stöder ekonomiskt är dynamit.
4. Uppmuntra frågor för att få en dialog igång. Be människor skriva ner sina frågor före mötet och under mötet. Ge tid för frågor som riktas till varje högtalare när du går. Om du inte kan svara på frågan omedelbart och korrekt, berätta för dem att du kommer tillbaka med dem när du har rätt svar. Om frågor överskrider tiden, schemalägg ett möte om ämnet.
5. En ofta förbisett, men avgörande, framgångsrik mötetaktik är att be varje talare att upprepa högt varje fråga han eller hon ställs. Den som ställer frågan vet då att talaren förstod frågan. Andra personer som deltar i mötet kan också höra och känna till frågan, inte bara anta frågan - kanske felaktigt - från talarens svar.
6. Sätt mål för ditt periodiska möte. Du kan inte presentera alla aspekter av företagets verksamhet på ett timmes möte. Så besluta de viktiga, aktuella frågorna och spendera mötet på dem. Ta också hänsyn till majoriteten av de deltagande intressena. Kom ihåg att du har andra metoder för att kommunicera företagsinformation som inkluderar program som Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, e-post och IM. Kommunikation av all strategisk företagsinformation behöver inte ske vid ett möte.
7. Formulera din agenda noggrant. Identifiera behov och intressen hos majoriteten av deltagarna. Börja med de goda nyheterna som får deltagarna att må bra.
8. Variera ordförandena på talarna på dagordningen varje månad. Du vill inte ha människor uttråkade av likhet.Distribuera de nödvändiga affärsartiklarna över agendan så att folk inte stämmer ut slutet av mötet eller tycker att de sista artiklarna är mindre viktiga. I en artikel i "Wall Street Journal" för flera år sedan uppgavs att amerikanska chefer skulle spara 80 procent av tiden de slösar i möten om de gjorde två saker på rätt sätt. Den första var alltid att ha en agenda. Den andra var att starta i tid och sluta i tid. Jag ska tillägga att du måste tillåta varje talare den tid som krävs för att täcka ämnet. Håll dem vid sin tidsgräns - snyggt.
9. Organisera den fysiska miljön så att människor är uppmärksamma på mötets innehåll. Ingen ska sitta bakom eller på sidan av dina högtalare. Se till att det finns platser för alla deltagare, och om det krävs anteckningar, en yta att skriva på också. Se till att visuella bilder är synliga och att människor kan höra. Du kan behöva använda en mikrofon. Du kan skicka rekvisita eller prov runt i rummet för visning. Om din mötesstorlek har blivit för stor för den fysiska miljön i ditt mötesrum, använd teknik för att strömma mötet på flera ytterligare konferenslokaler. Även om du verkligen skulle kunna strömma mötet till individs bärbara datorer, avskaffar detta den positiva effekten av teambuilding som närvaro med andra anställda på flera konferenslokalplatser främjar.
10. Underskatta aldrig matens kraft vid ett möte. Mat slappnar av i atmosfären, hjälper människor att känna sig bekväma, hjälper människor att upprätthålla positiva energinivåer och bygger teamets kamratskap. Se till att du uppfyller de olika behoven i din grupp med maten du serverar. Till exempel erbjuda frukt och yoghurt förutom munkar. Erbjud vegetariska och kosher korv med de vanliga frankerna.