Hur man skriver anställdas prestationsbokstav

Innehåll

• Komponenter i förnämningsbrev
• Betydelsen av signaturer
• Ge en möjlighet för anställdas svar
• Exempel på ansökningsbrev
• Exempel på förnämningsbrev 1 (textversion)
• Exempel på förskrivningsbrev 2 (textversion)
• Arbetstagares bekräftelse på kvittot

Åsägelsebrev är brev skrivna av handledaren för att ge ett officiellt uttalande om ett prestationsproblem som en anställd måste förbättra. Åsägelsebrev är ofta ett steg i den formella disciplinära handlingsprocessen som kan resultera i ytterligare disciplinära åtgärder för den anställde till och med anställningens uppsägning om den anställda inte förbättras.

Åsägelsebrev är en viktig komponent i dokumentationen av ett anställdas prestationsproblem för den anställda och arbetsgivaren. I skriftliga anmärkningsbrev anges tydligt och specifikt prestandan som måste förbättras och konsekvenserna om prestandan inte förbättras.

Dessa formella affärsbrev följer vanligtvis efter försök på muntlig coaching av en handledare. Men de kommer ofta före en muntlig korrigering till den anställda - kallas en verbal varning eller formell verbal varning. Alla steg bör fokusera på prestandafrågan eller relaterade prestandaproblem.

Komponenter i förnämningsbrev

Effektiva uppmaningsbrev har flera delar gemensamt. De bör ha ett tydligt uttalande om problemet eller prestationsfrågan som den anställde måste förbättra. Det kan räkna upp flera exempel på sätt på vilka anställda kan ändra prestanda för att uppfylla prestandaförväntningarna. Genom att ge exempel ger medarbetaren en delad bild - delad mening - kring handledarens och företagets förväntningar.

Om det är relevant, inkludera en tidslinje inom vilken den anställdes prestanda måste förbättras. Denna referens kan vara i form av ett förfallodatum eller slutdatum då handledaren kommer att utvärdera den anställdes prestanda.

Förklara hur bristande prestanda påverkar inte bara anställdas utan arbetsplatsen och organisationens framgång. Ge ett tydligt uttalande om de konsekvenser en anställd kan förvänta sig om deras resultat inte förbättras enligt beskrivningen i anmärkningsbrevet.

Betydelsen av signaturer

Underteckningen av handledaren eller chefen för den anställda är viktig när det gäller irettesättningar. Brevet innehåller i allmänhet ett uttalande om att anställdes signatur representerar att de har fått brevet. Det indikerar inte nödvändigtvis att de håller med om dess innehåll. Du måste vara specifik i formuleringen så att den anställde förstår att de erkänner att kvittot inte har gjort något fel.

Ge en möjlighet för anställdas svar

Du bör ge den anställde en chans att svara på de frågor som tas upp i anmärkningsbrevet. Invändningen ska vara skriftlig, daterad och undertecknad av den anställda. Den anställda kan komma överens, vara oenig, uttrycka motsägelser och så vidare. Avslag som skrivits av den anställda bifogas de ursprungliga anmärkningarna.

Exempel på ansökningsbrev

Detta är ett exempel på en anmärkningsbrev. Ladda ner repetitionsmallen (kompatibel med Google Docs och Word Online) eller se nedan för fler exempel.

Exempel på förnämningsbrev 1 (textversion)

Till: Jeffery Jones

Från: George Peterson

Datum: 1 september 2018

Re: Letter of Reprimand

Detta är ett formellt angrarbrev för att meddela dig att dina prestationer inte uppfyller förväntade bidragsnivåer. I ditt jobb som teknisk expert för kundsupport utvecklades jobbförväntningarna av hela gruppen tekniska supportexperter och deras chef. Detta betyder att de är den accepterade standarden för varje teknisk supportexperts prestanda.

Du misslyckas med att prestera på följande sätt.

• Antalet kunder som du betjänar på en vecka är 30% under den standard som resten av tekniska supportexperter uppfyller.
• Svårighetsgraden för de problem du väljer att svara på är 40% under den standard som resten av personalen uppnår.
• Den tid som kunderna spenderar i telefon med dig överstiger resten av personalen med 25%.

Som ni ser, i de tre viktigaste prestandamätningarna för ditt jobb lyckas du inte. Din handledare har pratat med dig flera gånger och du fått ytterligare utbildning. Följaktligen tror vi att du inte är villig att prestera. Detta påverkar arbetsbelastningen för resten av teknikpersonalen negativt.

Vi måste se en omedelbar förbättring inom alla tre prestationsområden eller ytterligare disciplinära åtgärder fram till och med uppsägning av anställningen kommer att ske. Vi tror på att du kan bli bättre. Vi måste se omedelbar förbättring.

George Peterson, handledare

Marian Demark, personalchef

Exempel på förskrivningsbrev 2 (textversion)

Till: Linda Rodriguez

Från: Mary Wilmont

Datum: 1 september 2018

Re: Letter of Reprimand

Syftet med denna iretteskrivande skrivelse är att informera dig om att ditt närvaro negativt påverkar din förmåga att fullfölja ditt jobb. Medan tjänstemän, undantagna anställda inte är skyldiga att arbeta specifika timmar, är en fyrtimmars arbetsvecka standard och förväntas.

Du har misslyckats med att dyka upp på jobbet minst en dag i veckan sedan du började ditt nya jobb och arbetar bara trettiotvå timmar i veckan. Din chef har informerat dig om tillgängligheten till FMLA-ledighet för personliga eller familjemedicinska problem. Han har också frågat dig om du behöver ett boende så att du effektivt kan utföra ditt jobb.

Han har föreslagit att du besöker personalavdelningen för att diskutera dessa frågor och ditt närvaro. Du har vägrat alla tre möjligheter som vi erbjöd att hjälpa dig att förbättra denna dåliga prestanda.

Verkligheten är att du inte kan utföra ditt jobb på mindre än fyrtio timmar. Du saknar tidsfrister för dina arbetsuppgifter och din latens påverkar ditt marknadsavdelnings kollegers arbete negativt. De saknar sina tidsfrister som ett resultat av att du inte utför prestanda.

Dessutom sätter ditt oavslutade arbete när du tilldelas dina kolleger överbelastningen av deras arbetsbelastning eftersom de redan har jobb som kräver fyrtimmiga timmar arbete i veckan. Detta är orättvist och vi kommer inte att tolerera dessa negativa effekter på arbetsplatsen från och med nu.

Vi måste se en omedelbar förbättring av din närvaro eller så avslutar du din anställning. Detta innebär att du måste gå på jobbet fem dagar i veckan. Om du inte går på jobbet fem dagar i veckan kan du inte uppfylla de mål du har varit anställd för.

Vår standard betalda lediga ledighet ger dig sex betalda sjukdagar och två personliga ledighetsdagar som du måste använda under ett år. Du måste ansöka om semester dagar i förväg.

Du har redan använt fyra av dina sjukdagar och alla dina personliga dagar med dina nuvarande frånvaro. Vi planerar inte att ge dig mer tid. Detta ger dig bara två sjukdagar och din betald semester som du måste begära i förväg.

Om du har frånvaro över din tillgängliga betalda ledighet avslutar vi din anställning. Vi hoppas att du förstår hur nära du är att förlora ditt jobb. Du får inga fler varningar.

Hälsningar,

Mary Wilmont, chef

Thomas Credence, personaldirektör

Arbetstagares bekräftelse på kvittot

Det är viktigt att skapa ett pappersspår av anställdas irettesättning. Denna process möjliggör skapandet av bevis på att den anställde fick tillräckligt meddelandet om problem och steg - som rådgivning - togs för att avhjälpa situationen.

En enkel bekräftelse på kvittot för vägledning klargör att den anställde fick en irettesättning.