Vilken information lagras i medarbetares journaler?
Innehåll
Den anställdas medicinska fil är förvaret för allt som har att göra med hälsa, hälsofördelar, anställdas hälsorelaterade ledighet och val av fördelar och täckning för den anställda. Arbetsgivaren förvarar en medicinsk fil separat för varje anställd. Innehållet i dessa filer blandas aldrig ihop med någon annan anställda som t.ex. personalfilen.
Eftersom den medicinska filen innehåller känslig och konfidentiell information måste den ligga på en säker, låst, otillgänglig plats. Filskåpet som innehåller anställdas medicinska filer bör också låsas och HR-personalen ska ha de enda nycklarna. Tillgång till medarbetares medicinska filer är endast begränsad till personalpersonal.
I lagen om sjukförsäkringens bärbarhet och ansvar från 1996 (HIPAA) krävs att arbetsgivare skyddar anställdas medicinska register som konfidentiella; medicinska register bör lagras separat och bortsett från andra affärsregister. Förvara aldrig anställdas medicinska journaler i den anställdas allmänna personalfil.
På grund av informationens konfidentialitet måste register isoleras från filer som anställda som chefer eller chefer kan komma åt. (Det rekommenderas faktiskt också för personalfiler i allmänhet - ge endast HR-personal tillgång.)
Innehållet i den anställdas medicinska fil
Det här är de typer av artiklar som ska förvaras på ett säkert sätt i den anställdas medicinska fil. Om du är osäker kan du göra fel på sidan för att skydda dina medarbetares medicinskt relaterade information.
- Sjukförsäkringsansökningar och formulär
- Livförsäkringsansökningar och formulär
- Information om mottagare
- Ansökningar om någon annan anställdsförmån som kan kräva medicinsk information såsom synförsäkring
- Begäran om betalda eller obetalda medicinska frånvaro
- Family Medical and Leave Act (FMLA) rapporter och relaterade applikationer och pappersarbete
- Läkaresignerad FMLA-pappersarbete
- Dokumentation om sjukdomarna hos en familjemedlem eller barn som du ansöker om FMLA-tid för att tillhandahålla kontinuerlig vård
- Medicinskt relaterad ledighetsdokumentation för anställda som inte är berättigade till FMLA-ledigt arbete
- Läkarundersökningar, anteckningar, korrespondens och rekommendationer
- Medicinskt relaterade ursäkter för frånvaro eller långsamhet från en läkare
- Medicinska jobbbegränsningar med dokumentation från den rekommenderade läkaren
- Rapporter om olyckor och skador, inklusive dokument som krävs av OSHA
- Arbetstagares kompensationsrapporter om skada eller sjukdom
- Alla former eller dokument som innehåller privat medicinsk information om en anställd
Om du håller dessa filer konfidentiella, kommer dina anställda att lita på dig och du kommer att upprätthålla lagens anda och betydelse.
Observera att den information som ges, även om den är auktoritativ, inte garanteras för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en publik över hela världen och lagar och förordningar om anställning varierar från stat till stat och land till land. Vänligen sök juridisk hjälp eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser för att säkerställa att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp.
