Mötehanteringspraxis hjälper till att förbättra produktiviteten

Innehåll

• Meeting Management Key - Stand PAT
• Börja dina möten i tid
• Håll mötet på ämnet
• Förvara och distribuera mötesanteckningar / protokoll
• Poängen

Vi tillbringar mycket av våra arbetsliv i möten. I många fall leder dålig praxis för mötehanteringen till att produktiviteten används på ett oproduktivt sätt. I en relaterad artikel erbjuder vi vägledning för att förvandla fem vanliga mötescenarier till produktiva händelser. Här är ytterligare idéer för att stärka mötenas nytta, produktivitet och inverkan.

Meeting Management Key - Stand PAT

Vissa chefer använder en P.A.T. tillvägagångssätt för möten, kräver a Purpose, an ENgenda och a Timeframe. Att beväpna deltagarna med dessa kritiska kontektspunkter före sessionen säkerställer att människor dyker upp beredda att delta och stödja mötets övergripande avsikt. En tydlig P.A.T. disposition hjälper till att säkerställa en produktiv session.

Du bör kunna definiera syftet med mötet i högst 1 eller 2 meningar. "Detta möte är att planera den nya marknadsföringskampanjen" eller "detta möte är att granska sjöfartens nya policy för hantering av returer." Syftet hjälper till att säkerställa att alla vet varför de är där, vad som måste göras och hur man kan leda framsteg och driva för en slutsats.

Ställ in en agenda. Lista objekten du ska granska / diskutera / inspektera. Vi vill tilldela en tidsbegränsning till varje agendapost (se nedan) och identifiera personen som ansvarar för att moderera diskussionen. Ställ in en tidsram; sätta åtminstone en start- och sluttid. Vi rekommenderar också att du ställer in en varaktighet för varje punkt på dagordningen. Dessa bör vara överensstämma med den övergripande mötet.

Börja dina möten i tid

Om du arbetar i en av dessa kulturer där människor rusar in i möten hela vägen fram till fem eller tio minuter efter planerad starttid är det dags att starta en ny trend. Ett företag uppmuntrar sina chefer att stänga dörren vid planerad starttid, och de som är sena är inte välkomna att delta. Även om detta kan vara mer drakoniskt än du bryr dig om att agera, bör du inte ha några beteenden om att få mötet att ordna, se över syftet och bekräfta förväntningar och tidpunkt.

Vänta inte på att strejkare dyker upp. När någon anländer sent, gå inte tillbaka och granska vad som redan har täckts. Fortsätt med dina mötesämnen. Detta kommer att vara besvärligt för straggleren och förbättra oddsen för att han / hon kommer i tid vid nästa möte.

Om mötesarrangören / sponsorn inte dyker upp i tid, överväg mötet avbrutet och gå tillbaka till arbetet. En väntetid på fem till sju minuter är rimlig. Oddsen är att mötesarrangören stötte på en oväntad svårighet och skulle föredra att du inte slösar bort din tid på att vänta på honom / henne.

Håll mötet på ämnet

En bra praxis är att tilldela någon roll att hålla alla på rätt spår under mötet. Alltför ofta drivs diskussioner och försämras sedan till en virvel av åsikter, idéer, fakta och känslor. Tilldela istället rollen och informera alla närvaro om att den här personen kommer att avbryta om och när diskussionen avviker från dagordningen och den specifika diskussionsposten. I vissa företag omnämns denna roll som "Traffic Cope", i andra, "Topic Keeper." Oavsett etikett är rollen oerhört användbar för att stärka effektiviteten och produktiviteten i dina möten.

Om ytterligare ämnen uppstår som är utanför dagordningen men viktiga att diskutera, bör dessa tydligt fångas och placeras på "parkeringsplatsen" för framtida övervägande och diskussion eller för ett diskret möte. Mötesägaren förbehåller sig rätten att tillåta en mindre avvikande diskussion om den stöder det övergripande mötesyfte.

Förvara och distribuera mötesanteckningar / protokoll

Någon annan än mötesarrangören bör hålla protokoll från mötet. En bra inspelning av protokollet kommer att innehålla:

• Mötetid, datum, plats
• Beskrivning av syftet
• Kopia av dagordningen
• Lista med deltagare och en lista över de som inte deltog
• En detaljerad sammanfattning av slutsatser, åtgärdsobjekt, ansvar och datum för slutförande. Många notatörer använder dagordningen som en guide för att lista slutsatserna och åtgärderna.
• Planerat uppföljningsmöte om det verkligen behövs.

Fördela helst mötesanteckningarna så snart som möjligt efter mötets slut och absolut inom en arbetsdag. Protokollen och anteckningarna fungerar som en viktig påminnelse för deltagarna såväl som en informationskälla för andra intressenter eller för dem som missade mötet. Protokollen är ett bra verktyg för att utnyttja för att påminna människor och team om deras engagerade uppföljningsåtgärder.

Poängen

Det är möjligt att ett möte kommer att resultera i ett positivt resultat, hjälpa till att driva projekt och människor framåt, bara räkna inte med det. Vissa aktsamhet och avsiktlig förstärkning av dina möteshanteringstekniker kommer att förbättra dina chanser att få ett bra resultat.