Riktlinjer för professionell skriv- och e-postskrivning

Innehåll

Riktlinjer för professionell skriv- och e-postskrivning
Kontaktinformation
Hälsning
Letter of Letter
Stängning
Signatur
Hur man adresserar ett brev
Formatera din korrespondens
Riktlinjer för brevskrivning
Exempel och mallar
Korrekturläsning och stavningskontroll

Vad är det bästa sättet att skriva ett professionellt brev - med pappersbrev eller e-post? Det ena är verkligen inte bättre än det andra. I vissa fall är det vettigt att kommunicera via e-post och ibland kan du behöva skicka ett traditionellt skrivet, tryckt och signerat brev. Oavsett vilket du väljer är det viktigt att följa de bästa professionella riktlinjerna för brev- och e-postskrivning och format.

E-postmeddelandet är snabbare och enklare, men vissa e-postmeddelanden öppnas aldrig och beroende på vem du skriver till och varför du skriver, kan det hända att du måste skicka ett skrivet och signerat brev eller till och med ladda upp det online.

Vilken typ av meddelande du väljer beror på vem du kommunicerar med och syftet med din korrespondens.

Alla välskrivna brev innehåller flera avsnitt. Informationen du inkluderar i varje avsnitt och det övergripande formatet beror på om du skickar ett skrivet brev eller ett e-postmeddelande.

Det är viktigt att du känner till de olika delarna av ett brev och vad som bör listas i var och en. Du måste också veta hur du adresserar och signerar både typ och e-postkommunikation. De olika delarna av ett brev är följande:

Kontaktinformation
Hälsning (hälsning)
Letter of Letter
Stängning
Signatur

Kontaktinformation

Hur du inkluderar din kontaktinformation kommer att vara annorlunda baserat på hur du skickar ditt brev. I ett e-postmeddelande kommer din kontaktinformation att vara i slutet av meddelandet, medan din kontaktinformation i ett skriftligt brev är högst upp på sidan. Här är vad du ska inkludera i avsnittet om kontaktinformation, plus prover för både skrivna brev och e-postmeddelanden.

Hälsning

Hälsningen är hälsningsavsnittet i ditt brev med något som "Kära Mr. Peterson" eller "Till vem det kan oroa dig." Här är en lista med exempel på brevhälsning som fungerar bra för professionell korrespondens.

Letter of Letter

Huvudet i ditt brev kommer att innehålla flera stycken. Första stycket bör innehålla en introduktion och en kort förklaring av din anledning till att skriva. Andra stycket (och eventuella följande stycken) bör förklara dina skäl för att skriva. Det sista stycket bör antingen begära åtgärder från läsaren, om du begär något, eller ange hur du ska följa upp. Se till att syftet med ditt brev är klart. Läsaren kommer att behöva veta vad du ber om och hur de kan hjälpa dig. Eller, om du erbjuder tjänster eller hjälp, se till att det är klart vad du kan tillhandahålla.

Stängning

Ett brev stängs med en term som "Vänliga hälsningar" eller "Med vänlig hälsning" följt av komma, sedan din signatur om du skickar ett skrivet brev. Om du skickar ett e-postmeddelande skriver du bara ditt namn efter avslutningen.

Signatur

Sista handen till ditt brev är din signatur, som i ett e-postmeddelande kommer att innehålla din kontaktinformation.

Hur man adresserar ett brev

Det är viktigt att adressera den person du skriver till formellt om du inte känner dem mycket väl.

Formatera din korrespondens

Nu när du har all information du behöver inkludera i ditt meddelande, granskar du det standardformat som du vill använda för brev och e-postmeddelanden.

Riktlinjer för brevskrivning

Nästa steg är att polera upp ditt brev. Det bör finnas gott om utrymme mellan stycken och toppen och botten av sidan. Du vill också välja en läsbar, professionell stil och storlek på teckensnittet. Vad du säger beror på orsaken till att du skriver, så se till att skräddarsy ditt brev så att det passar din personliga och professionella situation.

Exempel och mallar

Att använda en mall är ett bra sätt att starta ditt eget brev eller e-postmeddelande eftersom du börjar med det grundläggande formatet på plats. Fyll bara i din information i rätt avsnitt i brevet.

Att titta på exempel är också bra, eftersom du får idéer till vad du ska säga i din egen korrespondens.