Projektstyrningstrukturer

Innehåll

• Definiera projektstyrning
• Varför projektstyrningsfrågor
• Hur ser projektstyrning ut
• 5 Fokusområden för projektstyrning
• Vad man ska göra om det inte finns någon företagsstandard

Styrning kan vara ett av de torrare ämnena i projektledning men det är också ett av de viktigaste. Det är så som högsta ledningen vet att deras team gör ett bra jobb, och det försäkrar dem att projektet utvecklas som det borde. Det ger också de kontroller och balanser som är nödvändiga för chefer att veta att pengar spenderas på sätt som är lämpliga och anpassade till affärssaken.

I slutändan är det projekt sponsorns ansvar att se till att det finns adekvat styrning, men projektledare kan också ta en aktiv roll i detta. Oavsett din roll, det hjälper till att förstå projektstyrning och hur det hjälper team att uppnå sina mål.

Definiera projektstyrning

"Styrning", i projekthanteringsvillkor, hänvisar till policyer, processer, standarder, rutiner och riktlinjer som avgör hur projekt leds, drivs och kontrolleras av din organisation. Det är ramverket inom vilket ett projekt fortskrider. Det inkluderar projektets ekonomiska aspekter samt logistik, personal och material relaterade till projektet.

Styrning kan vara omfattande och "tung", med mycket byråkrati eller "lätt" med minimal övervakning. Chefer bör sträva efter rätt nivå av styrning för deras miljö och kultur. Att se till att din styrningspolicy passar projektets syfte är en nyckelfaktor för att se till att de är effektiva.

Styrning börjar högst upp. I stora företag bör detta inkludera ett åtagande till riktlinjerna för projektstyrning från företagets styrelse. Den inställning och standarder som förväntas av styrelseledamöterna kommer att filtreras ned till projektstyrelser, projektledare och team.

Varför projektstyrningsfrågor

Din projektsponsor och andra viktiga intressenter vill veta att du spenderar projektbudgeten på rätt sätt. De vill se att du spårar projektets framsteg effektivt och kliver in för att hantera projektrisken vid behov - men skälen för god projektstyrning går längre än så.

Styrning är inte bara en intern fråga. Styrning krävs av kunder, särskilt de inom den offentliga sektorn. Regeringar och tillsynsmyndigheter ställer (och i vissa fall verkställer) vissa standarder för vissa projekt. Många företag måste följa riktlinjer från extern lagstiftning, som Sarbanes-Oxley-lagen, som antogs 2002 för att kräva att företag vidtar vissa åtgärder för att säkerställa exakta revisioner, ansvarsskyldighet och öppenhet. Stark projektstyrning är bara ett litet sätt att bevisa att ditt företag fungerar effektivt och enligt de angivna riktlinjerna och reglerna för din bransch.

Projektstyrning hjälper dig också:

• Förbättra din avkastning på investeringen och spåra dessa investeringar effektivt
• Få inköp för projekt
• Undvik vanliga orsaker till projektfel genom att skapa fler möjligheter att känna igen dem tidigt i processen
• Kommunicera mer effektivt
• Inför standardisering i olika projekt, vilket gör det enklare att jämföra prestandan
• Minimera risken
• Utveckla och motivera personal i en strukturerad miljö

Hur ser projektstyrning ut

Så hur ser bra projektstyrning ut på ett projekt? Du känner igen vissa aktiviteter och kvaliteter när ett projekt har rätt styrning.

Det finns en disciplinerad livscykel för projektledningen som inkluderar definierade punkter för godkännande. Detta är punkter där projektets livskraft diskuteras och beslut fattas om man ska fortsätta med arbetet eller inte.

Projekt har ett tydligt affärssakoch affärssaker har tillräckligt med information för att ledningsgrupper ska kunna fatta rätt beslut. Dessa beslut är tillräckligt dokumenterade och kommunicerade.

Människor som arbetar med projekt har definierade roller och ansvar. Personer som utgör projektgruppen är erfarna och kvalificerade i sina relevanta roller. Processer och förfaranden bör göra det möjligt för projektgrupper att granska sitt projekt och be om oberoende stöd vid behov.

Det finns en kultur för kontinuerligt lärande som gör det möjligt för projektgrupper att kontinuerligt förbättra och diskutera lärdomar i en skuldfri miljö.

Intressenter är engagerade och de litar på processen. Styrning av ett projekt är kopplat till styrelsestrukturerna i organisationen totalt sett. Huvudsyftet med projektstyrning är att säkerställa att projekt genomförs på rätt sätt, vilket i sig är knutet till ekonomisk styrning på företagsnivå, företags riskhantering och mer.

Projektstyrning bör passar sömlöst in i dina nuvarande organisationsprocesser. Med andra ord, skapa inte en helt ny ekonomisk förvaltningsprocess när du redan har en som fungerar inom andra områden! Använd det som för närvarande finns och justera företagsprocesser för att göra dem lämpliga att använda i en projektmiljö.

5 Fokusområden för projektstyrning

När du börjar undersöka det kommer du att inse att projektstyrning är genomgripande genom alla delar av projektledning. Det finns dock några viktiga fokusområden där styrning är särskilt relevant.

• Metoder och processer: Dessa hjälper dig att leverera arbete pålitligt och hållbart.
• Kunskapshantering: Detta är avgörande för att organisationen ska lära sig av projektupplevelsen. Kunskapshantering är viktigt om du vill sluta göra samma misstag flera gånger.
• Projektledningens mognad: När din organisatoriska projektledning mognar genom erfarenhet, så kommer din förmåga att leverera framgångsrikt.
• Inköp på seniornivå: Åtagandet att styra projektet börjar överst. Om du har ledningsstöd kommer detta att kaskadera ner genom alla verksamhetsnivåer och strategin för styrning blir mer hållbar.
• Stödjande kultur: En kultur av stöd, inte skylla, kommer att säkerställa att projektledare har rätt miljö att trivas. En stödjande kultur som leds av projektledningsbyrån eller projektledaren hjälper projektledare att uppnå sina mål och projektens mål.

Vad man ska göra om det inte finns någon företagsstandard

Många projektledare i mindre organisationer befinner sig driva projekt i en miljö som är stödjande och där det finns inköp för konceptet projektledning, men det saknas formella organisationsstrukturer som de kan mata från.

I den situationen - som inte är exklusiv för små organisationer - kommer du att utforma din projektstyrningsmodell från början. Om det inte finns ett projektstyrningssätt som du kan ta av hyllan och passa ditt projekt, måste du bygga din egen.

Det är inte så svårt som det kan verka. Börja med att ställa in grunderna:

• Skapa ett "roller och ansvar" -dokument.
• Se till att du har en projektsponsor.
• Se till att du har en projektstyrelse eller styrgrupp, och ordna regelbundna möten som du tar och delar ut protokoll för.
• Ställ in en riskhanteringsprocess.
• Ställ in en process för ändringshantering.
• Bygg in poäng i ditt projektschema där du kontrollerar projektets livskraft mot de ursprungliga målen för affärssaken (slutet på varje fas i fasen är den naturliga punkten att göra dessa kontroller).