Hur man minskar kostnaderna för anställdas affärsresor

Innehåll

• Andra sätt att spara på kostnaderna för anställdas affärsresor

Med lite sympati för arbetsgivare som försöker kontrollera resekostnaderna är det inte var man ska börja - eller avsluta att be anställda om rum.

Dessa idéer är mindre stressande och stötande för den genomsnittliga anställda som reser för företag för sin arbetsgivare. Anställda är vanliga människor som vill ha lite avskildhet och avstånd från medarbetare på affärsresa, särskilt om de har tillbringat dagen med kollegor. Arbetsgivare behöver inte be anställda att dela rum.

Andra sätt att spara på kostnaderna för anställdas affärsresor

• Kräva att anställda ska resa samma dag när det är möjligt.
• Utveckla och genomföra en fast resepolicy som ger specifika detaljer om dagpengar på olika destinationer, föredragna hotellkedjor där arbetsgivaren kan ha fastställt en diskonteringsränta, ersättningar för utgifter och gränser som kräver en chefs underskrift i förväg om överskridits.
• Håll anställda vid lagens bokstav som anges i resepolicyn utan förhandsgodkännande av undantag. Ersätt inte utgifter som inte tillåtits enligt policy eller undantag.
• Förhandla om eller förhandla om företagskurser med hotellkedjor som är gemensamma för dina destinationer. Leta efter hotell som erbjuder bekvämligheter som gratis frukost, en gratis cocktail timme, eftermiddagsnacks och aptitretare och kylskåp och kaffebryggare i rummen. Kräva att anställda ska använda dessa hotell och bekvämligheter när de är tillgängliga.
• Använd en billigare hotellkedja när du bokar. De flesta anställda skulle ge bort en stjärna för ett privat rum. Förvänta dig inte lägre standarder inom områden som renlighet och andra bekvämligheter för anställda från hotell som har rankats med färre stjärnor. Undersök resande anställda regelbundet för att se till att de utvalda platserna uppfyller deras behov.
• Använd en konsekvent resebokningstjänst som American Express Global Business Travel för att kontrollera kostnaderna. De hjälper dig att planera, anta policyer, spara kostnader och begränsa anställdas utgifter. Även lokala resetjänster kan hjälpa dig att spara på affärsresor.Men fördelen med ett American Express-företag är dess räckvidd nationellt och internationellt och dess onlinetjänster.
• Gör avtal med ett flygbolag om att använda sina tjänster när det är möjligt för att få en företagsrabatt på varje flygning. Kräva att anställda ska använda flygbolagets bokningstjänst, till exempel Southwest Airlines Corporate Travel. Arbetsgivare kan också spara när flygplan bokas i god tid.
• Få anställda som fattar resebeslut i sista minuten få tillstånd. I ett fall, i ett klientföretag, kostar en flygbiljett som skulle ha kostat $ 300 om bokat några veckor i förväg över $ 1200 när den anställde bokade två dagar före evenemanget. Detta bör bara ske i en nödsituation eftersom de flesta biljetter är överförbara även om de inte återbetalas.
• Minska resekostnaderna i andra områden, som måltider och alkohol per dag och transport. Variera dagarna efter platsen. New York City är dyra jämfört med till exempel Las Vegas. Mindre, icke-utväg områden är ännu billigare. Din resepolicy bör återspegla de kostnader dina anställda kommer att uppleva när de reser till olika stater och orter.
• Experimentera med virtuella möten, tjänster som Skype för företag och videor. Även om de ursprungligen är obekväma, är inte-personliga möten en förvärvad färdighet. Anställda blir mer bekväm när de använder dessa tjänster över tid. Webbinarier fungerar bra för olika typer av utbildning, särskilt seminarier som gör att flera anställda kan delta.
• Kräva att dina anställda använder billigare kollektivtrafik och pendeltjänster när de är tillgängliga snarare än taxibilar, särskilt när de anställda reser mellan flygplatser och hotell. De flesta stora konferenser erbjuder gratis pendeltrafik mellan hotellen och konferenscentret. Mindre taxibruk eller kravet på att anställda samlas in för att betala för en grupptaxi kan spara mycket pengar.

Att be vuxna anställda att boka i tid, budgetkostnader på sina affärsresor och utforska andra alternativ än resor för möten och utbildning är rätt sätt att effektivisera kostnaderna för affärsresor. De respekterar de anställda.

De gynnar arbetsgivaren eftersom anställda känner sig respekterade och bryr sig om, vilket ger en positiv moral. De håller den positiva relationscykeln i rätt riktning.