Vad arbetsgivare inte bör föra i personaljournaler

Innehåll

• Riktlinjer för innehållet i medarbetarefilen
• Information i personaljournaler måste vara saklig.
• Personaljournaler måste tilldelas omsorgsfullt till deras lämpliga filplatser.
• Handledare, chefer och andra anställda som placerar dokumentation i personaljournaler behöver utbildning.
• Balansera informationen du placerar i personaljournaler.
• Erkänna skillnaden mellan en handledares personliga anteckningar om sin rapporterande personal och de officiella företagets personalposter.
• Att anställa dokumentation och intervjuanteckningar presenterar lite av en klistermärke.
• Faktaunderlag om anställningsbeslut.
• Specifika exempel på dokumentation som inte borde finnas i personaljournaler

Arbetsgivare bör aldrig placera särskilda artiklar i dina allmänna personalregister. Innehållet i dina anställdas filer och journaler är i allmänhet tillgängliga för personalresurser, den anställda och den anställdes chef eller handledare i vissa företag.

I andra är tillgången begränsad till HR-personal och anställda kan begära tillgång till sina register. Advokater kan också ställa in innehållet i personaldokumentet för rättegångar och Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) klagomål. En tidigare anställd kan också begära en kopia av hans eller hennes personaljournaler.

Bästa praxis gör personalfilen endast tillgänglig för personalpersonal. Du måste hålla personalfiler i lås och nyckel i ett lagringsområde som gör dem otillgängliga för andra anställda.

Med alla dessa potentiella användningar och potentiella tittare på dina anställdas personalposter, måste en arbetsgivare se till att upprätthålla opartisk, faktuell dokumentation av en anställds anställningshistorik i dina anställdas personalposter.

Följaktligen vill du tillämpa dessa allmänna riktlinjer på den dokumentation som du har i organisationens personalregister.

Riktlinjer för innehållet i medarbetarefilen

Information i personaljournaler måste vara saklig.

Yttranden från handledare eller personalresurser; slumpmässiga anteckningar; skvaller; ogrundade rykten; frågor, rapporter eller anklagelser från andra anställda som inte är utforskade; anklagelser som inte förföljdes, undersökts och avslutades; och annan icke-faktuell information, kommentarer eller anteckningar bör uteslutas från en anställds personalfil.

Ett av de värsta exemplen på stötande kommentarer som en HR-chef hittade inlagd i en anställds personalpost, involverade en anställningschefs intervjuanteckningar. En sade: "Kanske för fett för att komma upp och ner för trapporna efter behov." Föreställ dig den anställda, en advokat och till och med framtida anställda och handledare som läser kommentarer som dessa.

I ett annat företag hittade chefen obevisade anteckningar som chefer och andra hade placerat i medarbetarens filer, till exempel, "Mary är arg för att hon inte fick en höjning. Hon bromsade sitt arbete målmedvetet för att få ens med sin chef." Ser du problemet?

Personaljournaler måste tilldelas omsorgsfullt till deras lämpliga filplatser.

Bestäm ett protokoll för dina företags personalposter baserat på statliga och federala lagar, anställningslagar som Health Insurance Portability and Accountability Act från 1996 (HIPAA) och bästa arbetssätt för arbetsgivare.

Håll dig sedan fast vid protokollet. Du vill inte hitta slumpmässiga läkars ursäkter fastställda i personalfilen när de tillhör en medicinsk fil. Inte heller vill du att motiveringen och motiveringen för en anställds marknadsföring i lönefilen är.

Du vill inte heller ha register över ett anställningsbeslut som innebär bakgrundskontroll eller anteckningar från diskussioner med tidigare arbetsgivare i personalfilen.

Handledare, chefer och andra anställda som placerar dokumentation i personaljournaler behöver utbildning.

Varje person som har tillgång och kan placera dokument i en anställds personalfiler behöver utbildning för att på lämpligt sätt skriva dokumentationen.

Att säga i anställda berätta att den anställde var en fullständig dödslag kommer inte att vinna dina personalrekord några priser. Men outbildade handledare har varit kända för att skriva liknande uttalanden och placera dem i anställdas personalfiler.

Ännu bättre, begränsa åtkomst till filerna till din HR-person som är ansvarig för journalerna och vet vad som borde och inte bör placeras i en personalfil.

Balansera informationen du placerar i personaljournaler.

Inkludera både de positiva och de negativa aspekterna av en anställds anställningshistorik. Alltför ofta betonar personaljournalen varje negativ händelse och missar de positiva komponenter som varje anställd upplever. Tänk höjningar, kampanjer, utmärkelser för excellens och kopior av beröm och tackanmärkningar.

Erkänna skillnaden mellan en handledares personliga anteckningar om sin rapporterande personal och de officiella företagets personalposter.

Handledarens anteckningar som används för prestandaförbättring, för att spåra projekt och måluppfyllelse och för att rättvisa fastställa höjningar och prestationsutvecklingsplaner, till exempel, hör till en handledares privata fil, inte i företagets officiella personaljournaler.

Inse också behovet av att utbilda handledare i hur man antecknar och underhåller dokumentation i sin hanteringsfil. Samma kriterier för fakta, inte åsikter och specifika exempel, inte hörsäte, gäller för privata anteckningar.

Handledarens privata anteckningar kan stämmas i fallet med en rättegång, så försiktighet rekommenderas även för privata anteckningar. Det är inte rekommenderat att tillsynsmyndigheterna förvarar kopior av register som finns i den officiella filen för anställdspersonal i deras förvaltningsfil.

Att anställa dokumentation och intervjuanteckningar presenterar lite av en klistermärke.

Den bästa praxis är att hålla en separat fil för varje position du fyller som innehåller all dokumentation relaterad till att fylla den positionen från jobbet till referenskontrollerna. Sökandes CV, omslag och ansökningar hör till den här filen förutom att du ska flytta den anställdes ansökan till den anställdas personalfil.

Den här filen har officiella checklistor och formulär som strävar efter att få en opartisk representation av en potentiell anställds kvalifikationer och stödjer ditt beslut att anställa den mest kvalificerade kandidaten. Anställningschefens åsikter och anteckningar som togs under anställningsprocessen hör inte till i den här filen.

Mänskliga resurser kan samla in dessa anteckningar för att behålla fullständig dokumentation om ett anställningsbeslut, men de ingår inte i personalregistret.

Faktaunderlag om anställningsbeslut.

Denna dokumentation innehåller sådana beslut som marknadsföring, överföring till en sidomöjlighet och löneförhöjningar och de tillhör personalpersonalen. Ledarens eller HR: s åsikter om anställda gör det inte. Officiell handling för disciplinåtgärder, såsom en skriftlig varning, hör också till den anställdas personaldossier.

Specifika exempel på dokumentation som inte borde finnas i personaljournaler

Följande information ska inte placeras i personaljournaler.Dokumentationen kan kräva en separat fil, kan klassificeras som tillsyns- eller ledningsanteckningar eller bör inte förvaras alls av en arbetsgivare.

• All medicinsk information hör till den medicinska filen.
• Löninformation finns i lönefilen.
• Dokument som innehåller anställdas personnummer eller information om en anställds skyddade klassificeringar som ålder, ras, kön, nationellt ursprung, funktionshinder, civilstatus, religiös tro och så vidare bör aldrig förvaras i personaldokumenten.
• Övervakningsdokumentation i syfte att hantera en anställds arbete, fastställa mål, tillhandahållna feedback och så vidare bör arkiveras i en privat, handledare eller chefsägd mapp.
• Utredningsmaterial inklusive anställdas klagomål, vittneintervjuer, medarbetarintervju, fynd, advokatrekommendationer och upplösning, plus uppföljning för att säkerställa ingen vedergällning, bör finnas i en utredningsfil som är åtskild från personaljournalen.
• Arkivera anställda I-9-formulär i en I-9-fil eller plats, borta från medarbetarnas register.
• Placera bakgrundskontroller inklusive kriminell historik, kreditrapporter och så vidare, och resultaten av narkotikatestning i en separat fil som handledare, chefer och den anställda inte har åtkomst till. SHRM rekommenderar antingen denna separata fil eller rekommenderar att denna information också kan lagras i den anställdas medicinska fil.
• Anställdas jämställdhetsregister, såsom självidentifieringsformulär och regeringsrapporter, bör inte förvaras i personalfilen eller någon annanstans som handledaren har tillgång.

Om du följer dessa riktlinjer lagrar din organisation faktiskt fakta, stödjande anställningshistorik och personalposter på lämpliga platser.

Varning: Observera att den information som ges, även om den är auktoritativ, inte garanteras för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en publik över hela världen och lagar och förordningar om anställning varierar från stat till stat och land till land. Vänligen sök juridisk hjälp eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser för att säkerställa att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp.