Använda milstolpar i projektledning
Innehåll
- När ska man använda projektets milstolpar
- Hur ofta sätter du milstolpar i din plan
- Hur milstolpar är representerade på ditt Gantt-diagram
- Hur man namnger milstolpar
- Hur man tar bort milstolpar
- Använda milstolpar för kommunikation
En av de definierande kännetecknen för ett projekt är att det varar under en fast tid. Det kan vara allt från några veckor till flera år, och i vissa fall för stora byggprojekt eller offentliga arbeten, decennier.
För att spåra framsteg på vägen och se till att de viktigaste leveranserna uppnås enligt tidslinjen använder projektledare milstolpar.
En milstolpe i projektet är en uppgift med en varaktighet av noll vilket innebär att projektet uppnås. De används som ett sätt att visa fram rörelse och framsteg och visa människor vad som händer, även om de inte har detaljerad kunskap om de uppgifter som är involverade för att komma dit. I det avseendet är de mycket användbara för intressenternas kommunikation och för att ställa förväntningar.
När ska man använda projektets milstolpar
Milstolpar i projektledning används för att markera:
- Början på betydande faser av arbetet
- Slutet på betydande faser av arbetet
- Tidsgränser
- När ett viktigt beslut fattas
- Andra fasta tidpunkter som kräver specifikt utrop
Hur ofta sätter du milstolpar i din plan
En utbildning kan rekommendera att du lägger milstolpar i din plan ungefär en gång i månaden. Det här är bra och en bra tumregel, men du måste använda din professionella bedömning. Vissa månader kan ha mycket aktivitet där viktiga möten markeras som milstolpar, beslut fattas och stängning av en fas och början av en annan.
Under andra månader kanske du är fokuserad på körning, med mycket lite, om något, som du kan hänga på en milstolpe på.
För rapporteringsändamål är det användbart att skapa en anledning att ha en milstolpe minst en gång i varje rapporteringscykel.
Hur milstolpar är representerade på ditt Gantt-diagram
Milstolpar är en av komponenterna i ett Gantt-diagram och visas på diagrammet som en diamant. De visas inte som en vanlig uppgift eftersom de har en varaktighet på noll: med andra ord tar de inte upp någon tid. För att planera på ett Gantt-diagram händer de bara.
Om du inte använder Gantt-diagram kan du fortfarande använda milstolpar. Här är fem alternativ till Gantt-diagram: du kan fortfarande integrera milstolpar i din plan med dessa.
Om du vill hålla dig personligt organiserad och din programhanteringsprogramvara inte är helt integrerad i din kalender kan du kopiera och klistra in nyckeldatum i din dagbok. Beroende på hur du gillar att arbeta kan detta påminna dig om vad som ska komma upp.
Hur man namnger milstolpar
Milstolpar bör ha en tydlig beskrivning av ditt projektschema, men inte en som antyder att de är en uppgift. Så de borde inte kallas 'Få överenskommelse om att flytta till fas 2' utan 'fas 2 börjar'. Om du vill återspegla ansträngningen att få överenskommelse om att gå över till fas 2, lägg sedan till en uppgift strax före milstolpen för att täcka den.
Milstolpar ska beskriva den tidpunkt de representerar så här:
- Testfasen är klar
- PID godkänd
- Kontrakt undertecknat
Många projektledare väljer också att nummerera sina milstolpar för att underlätta referens. Om du använder en arbetsuppdelningsstruktur kan du använda numreringen från det. Annars är det bra att använda M1, M2 och så vidare för att klargöra vad du refererar till. En tydlig namnstruktur blir viktigare när antalet milstolpar ökar, så tänk på hur du ska göra detta om ditt projekt går över flera månader.
Hur man tar bort milstolpar
Milstolpar utgör en del av ditt projektschema, så när ditt schema är baserat bör du tänka på att dina milstolpar är inloggade.
Om du behöver ändra datumen för dina milstolpar, bör du använda ditt vanliga förfarande för ändringskontroll för att göra justeringar av din plan. Detta kan vara lika enkelt som att chatta med din projektsponsor och låta dem veta varför datumen måste ändras, eller så formellt som att sätta ihop ett nytt rekommenderat schema och ta det till en planeringskommitté för att ha ratificerat.
Det är bäst att ta reda på vad din milstolpe-avstängningsprocess blir, om någon, innan du behöver använda den, så att du inte slösar bort någon tid när du måste göra en förändring.
Använda milstolpar för kommunikation
Milstolpar är användbara för kommunikation och rapportering eftersom de representerar minsta kontrollpunkter i planen. Med andra ord, om du tog upp alla andra uppgifter, kan du fortfarande se vad som hände och hålla projektet framåt med bara milstolparna.
Du bör kunna dra ut milstolparna och lägga dem på en instrumentpanel eller projektrapport. De bör berätta historien om projektet tillräckligt detaljerat för att tillfredsställa de personer du rapporterar till, normalt din projektsponsor eller en annan verkställande grupp som styrgruppen (eller projektstyrelsen). Varje månad eller med den rapporteringsfrekvens du använder kan du visa vilka milstolpar som har uppnåtts.
Rapportering mot milstolpar är ganska enkel och görs ofta som en tabell. Du listar milstolpsbeskrivningen, det datum det var förfallit och sedan det nya prognostiserade datumet. När milstolpen uppnås och kan markeras som fullständig lägger du till det datumet också. Förhoppningsvis kommer det att vara detsamma som det prognostiserade datumet, men projekt fungerar inte alltid så.
En tabell som denna gör det uppenbart vad som har slutförts och vad som är enastående. Du kommer att kunna planera svaret på frågan, "Varför träffade vi inte den milstolpen?" innan du går och träffar din sponsor eller skickar rapporten.
När din projektplan är väldigt lång och du har massor av milstolpar, kommer du att hitta det lättare att släppa ifyllda milstolpar varje rapporteringscykel. Rapportera bara milstolparna som är kommande eller slutförda den månaden: nästa månad tar bort allt som slutfördes förra månaden, så att du inte ständigt lägger till längden på rapporten genom att berätta för folk om arbete som de redan vet är klar.
Milstolpar är ett riktigt användbart projekthanteringsverktyg för planering, schemaläggning och rapportering och de är enkla att använda. Lägg några i din nästa projektplan, spåra mot dem så hittar du dig själv vilken frekvens som fungerar bäst för dig.
Som med allt inom projektledningen, använd dem flexibelt för att leverera det resultat du vill ha, använd dessa tips och riktlinjer för att informera dina egna beslut.
