E-posthälsningar som får läsas
Innehåll
Enligt BusinessInsider.com tilldelar den genomsnittliga medarbetaren cirka 25% av sin dag för att slogga igenom hundratals e-postmeddelanden. Medan vissa människor behöver en borsta på grundläggande e-postetikett, gör andra misstag helt enkelt för att de är överväldigade av den stora kommunikationsvolymen.
Under din jobbsökning skickar du sannolikt många, många e-postmeddelanden, inklusive försäkringsbrev, tacksedlar och meddelanden till jobbsökningsrelaterade anslutningar.
Ta dig tid att undvika att göra pinsamma fel, till exempel att stava någon annans namn, och se till att skriva anteckningar som får svar.
Börja med en professionell hälsning
Sträva efter tydlighet i ämnesraden. Välj något direkt som identifierar syftet med din e-post, som "mötet har ändrats" eller "snabb fråga om ditt förslag."
Undvik att dingla en morot med en teaser som "Jag måste informera dig ..." som försöker locka läsningen till att öppna e-postmeddelandet för att komma till din avsikt. Folk bestämmer ofta om de ska öppna ett e-postmeddelande baserat på ämnesraden, så välj ett som tydligt anger ditt syfte.
Använd en professionell hälsning. Inkludera en lämplig hälsning för omständigheterna och mottagaren. Vissa hälsningar fungerar i ett e-postmeddelande men används inte i ett vanligt brev medan vissa hälsningar fungerar för båda.
Välj en hälsning baserad på hur väl du känner personen du skriver till och vilken typ av meddelande du skickar. Om du till exempel skriver till någon du känner är "Hej Jim" lämpligt. "Dear Mr./Ms. Smith" skulle vara lämpligt när du ansöker om ett jobb eller skriver ett affärsbrev.
Undvik att öppna ett e-postmeddelande med "hey" som låter väldigt informellt och i allmänhet inte används på arbetsplatsen. Ta dig också bort från "Hej folkens" eller "Hej killar", även om din e-post är avslappnad.
Exempel på hälsningar
- Kära Förnamn Efternamn(det här fungerar bra om du inte känner könet till personen du skriver till)
- Kära förnamn(när du skickar e-post till någon du känner)
- Hej Förnamn(När du skickar e-post till någon du känner)
- Kära Mr./Ms. Efternamn
- Kära Mr./Ms. Förnamn Efternamn
- Kära Dr. Efternamn
- till den som detta berör
- Kära personalchef
- Kära anställande chef
Använd rätt skiljetecken efter din hälsning. För mer formella e-postmeddelanden, använd en semikolon efter namnet. För personer som du känner eller mer avslappnad korrespondens, använd ett komma efter hälsningsnamnet.
Undvik vanliga fel
När du skriver ett e-postmeddelande inträffar följande fel ibland när människor rusar snabbt med ett meddelande. Ta dig tid att granska ditt meddelande och utför följande steg.
- Lägg till e-postadressen senast.Om du inte har möjlighet att skicka ett e-postmeddelande lägger du till adressen senast om du tenderar att ha en snabb trigger finger. Sätt bara in mottagarens namn när du är säker på att din e-postadress är redo att gå.
- Undvik det gamla felet "svara alla".Se på avtryckaren när du trycker på "Svara alla." Överväg om alla på listan verkligen behöver läsa vad du har att säga. Tänk också på äldre e-postmeddelanden i kedjan som du kanske inte vill att någon i listan Svara alla ska se.
- Gå lätt på humor. Det kan vara svårt att upptäcka humor i ett e-postmeddelande eftersom din ton inte nödvändigtvis lyser igenom. Utan kroppsspråk, ansiktsuttryck eller kadens kan humor falla platt eller till och med oavsiktligt förolämpa en läsare. Spela det säkert och lämna det ute.
- Korrekturläs.Gör inte misstaget att tro att folk kommer att förlåta skrivfel i informella e-postmeddelanden eller att misstag tolereras om du skriver på din telefon. Du kan bedömas hårt av misstag i din e-post, särskilt om de är överflödiga. Lita inte på en stavningskontroll som ofta kan välja fel ord för dig. Korrekturläs dina e-postmeddelanden precis som du skulle göra något viktigt dokument. Kontrollera och dubbelkontrollera alltid att du har stavat personernas namn korrekt.
- Använd inte emojis eller uttryckssymboler. Mer och mer har e-postmeddelanden börjat likna textmeddelanden. Arbetsplatsmeddelanden innehåller nu ibland "tummen upp" emojis eller smiley-ansikten. Även om de blir vanligare, undvik emojis och uttryckssymboler i formell korrespondens. Om din e-posthälsning innehåller en persons efternamn, är det ett säkert tecken på att du ska lämna emojis och uttryckssymboler.
- Kom ihåg att e-postmeddelandet varar för alltid.Tänk två gånger innan du skickar e-post till något personligt eller konfidentiellt, avfyrar någon via e-post, nedskärmer någon eller svarar med ilska. Även borttagna e-postmeddelanden kan återuppstå från säkerhetskopior av data. Sådana interaktioner kan bättre göras personligen. Tillämpa 24-timmarsregeln. Om du inte är säker på om du ska skicka meddelandet, vänta tills nästa dag för att bestämma. En annan bra tumregel: Skriv inte något i ett e-postmeddelande som du inte skulle vilja ha delat offentligt, till exempel i en deposition eller på sociala medier, till exempel.
