Projektledningsteam Ansvarighetstips
Innehåll
- Adressansvar vid Kickoff-mötet
- Markera uppgifternas sammankoppling
- Få offentliga åtaganden om åtgärdsobjekt
- Offentlig uppföljning av åtgärder
- Konfronterar dålig prestanda
- Upptrappande prestandaproblem när det är nödvändigt
Ansvarsskyldighet, vilket är avgörande för varje projekts framgång, betyder inte att en projektledare måste babysit, mikromanage eller piska människor för att få saker gjorda. Sådana taktiker orsakar ofta strid och fiendskap mot projektledaren. I stället för att vara den enda personen som håller människor ansvariga, är en bättre strategi som projektledaren kan ta, att ge hela teamet att upprätthålla projektets ansvar. Här är sex sätt att bygga ansvar till ett projekt:
Adressansvar vid Kickoff-mötet
Projektets kickoff-möte är en tid för att få projektgruppen upphetsad om projektet och ställa förväntningar på hur projektet ska gå. Att ställa ansvarsskyldighet på förhand som en grundläggande princip för projektet är avgörande.
Vid kickoff-mötet gör projektsponsorn och projektledaren sina förväntningar tydliga. Projektsponsorn noterar hur de kommer att hålla projektledaren ansvariga och hur projektledaren håller alla andra ansvariga.
Ansvaret slutar inte där. Utifrån dessa punkter låter projektledaren teammedlemmarna veta att de förväntar sig att de också håller dem projektledaren ansvariga. Projektledaren noterar också hur de förväntar sig att teammedlemmarna håller varandra ansvariga. Att uppmana varandra uppmuntras, så länge alla teammedlemmar upprätthåller professionalism och respekt gentemot andra.
Dessa uttalanden skapar ett tydligt system för ansvarighet. Projektledaren är slutligen ansvarig för projektets framgång, men för att lyckas förväntar sig projektledaren att alla ska vara ansvariga och hålla varandra ansvariga.
Markera uppgifternas sammankoppling
Projekt inkluderar nästan alltid beroende av varandra. Vissa saker måste hända i följd för att projektet ska bli framgångsrikt. Eftersom en projektledare lägger ut detaljerna om ett projekt till teamet, bör projektledaren vara avsiktlig med att lyfta fram hur uppgifterna korsar varandra.
Ibland körs uppgifterna samtidigt. Det kan hända av nödvändighet eller av effektivitetsintresse. När uppgifterna har slutförts tas deras arbetsprodukter i bruk i en efterföljande uppgift. Ansvarighetsstrukturen fungerar som i exemplet ovan. De som arbetar med den efterföljande uppgiften håller dem som arbetar med de föregående uppgifterna ansvariga.
Genom att projektledaren visar teammedlemmar hur uppgifter relaterar till varandra och hur varje teammedlem behöver göra bra arbete till förmån för andra teammedlemmar, stimulerar projektledaren teammedlemmar som håller varandra ansvariga.
Om en gruppmedlem inte kan starta en uppgift förrän en annan gruppmedlem slutför sin uppgift, har den beroende teammedlemmen ett intresse för den andra gruppmedlemens framgång och kommer att hålla den teammedlemen ansvarig för snabb och högkvalitativ prestanda.
Få offentliga åtaganden om åtgärdsobjekt
En av anledningarna till att projektledare håller teammöten är att bestämma nästa steg baserat på hur projektet har gått. När det är möjligt bör saker och ting gå enligt plan, men när oväntade problem uppstår måste de hanteras.
Oavsett vem som accepterar att hantera en fråga, den teammedlem som tar på sig uppgiften, projektledaren bör dokumentera vad som ska göras och när det ska slutföras.
Åtgärdsposten bör sedan inkluderas i mötesanteckningar eller i en handlingsobjektlogg. Olika projektledningsfilosofier gör detta annorlunda. Nyckeln är att skriva ner åtgärdsobjekt för framtida referens.
Offentlig uppföljning av åtgärder
När teammedlemmarna gör åtaganden måste hela teamet kunna lita på att uppgiften är klar. Att skriva ner dessa åtaganden är bra, men uppgifterna måste slutföras.
När uppgifterna tilldelas bör projektledaren följa upp för att se till att teammedlemmarna håller sig vid sitt ord. Det bästa med att dela ansvar är att projektledare inte behöver vara den dåliga killen.
När projektledaren har skapat en atmosfär av ansvarighet, finns det inget behov av projektledaren att lamma någon som inte följer igenom. Gruppdynamiken kommer att ta hand om situationen. Grupptrycket kan fungera positivt. Projektledaren behöver bara uppmärksamma åtgärdsobjektet och låta den ansvariga personen tala.
Ibland kan projektledaren behöva ställa undersökningsfrågor om varför ett åtagande inte uppfylldes, men vanligtvis kommer den ansvariga personen att komma fram om misstag, felberäkningar eller hinder och kommer att göra ett nytt åtagande att slutföra den ursprungliga åtgärdsposten och eventuellt för att försona för varje förfaller i prestanda.
Konfronterar dålig prestanda
En projektgrupps medlemmars dåliga resultat är ett problem som projektledare måste ta itu med snabbt och diplomatiskt. Om andra projektteams medlemmar ser dåliga prestanda tolereras, sjunker deras motivation och deras prestanda kommer sannolikt att minska i enlighet därmed.
Projektledare kan emellertid inte surras och minska dåliga utförare när de inte uppfyller förväntningarna. Det är en balansåtgärd mellan att hantera saker snabbt och hantera dem mänskligt.
Dålig prestanda försvinner inte av sig själv. Det kan inte tillåtas att dröja kvar, men projektledare måste ge råd till dåliga utförare tid att korrigera sitt beteende när det har blivit uppmärksamt på dem.
Upptrappande prestandaproblem när det är nödvändigt
Om hantering av dålig prestanda en-mot-en inte fungerar, måste projektledaren eskalera problemet till teammedlemens handledare. Om detta misslyckas kan projektsponsorn behöva ingripa.
Innan ett projekt eskalerar till projektsponsorn bör en projektledare ta ut alla andra alternativ. Vid dålig prestanda bör projektledaren vara specifik med projektsponsorn och ge rekommendationer för att lösa problemet.
Om projektledaren vill att teammedlemmen rådgivning av en andra linjechef, till exempel, bör projektledaren säga det. Om projektledaren vill att teammedlemmen ska bytas ut bör projektledaren göra en sådan begäran. Projektledaren ska tillhandahålla alternativ och lyfta fram fördelar och nackdelar med varje alternativ.
