Hur man utvecklar en plan för outsourcing
Innehåll
Många diskussioner om outsourcing i media gör att det verkar komplicerat, men det är ganska enkelt. Även i våra hem "outsourcerar" vi många uppgifter: matlagning, underhåll av våra gräsmattor och barnomsorg, för att bara nämna några. När vi inte har tid, fokus eller färdigheter att göra jobbet själva, letar vi efter någon som kan och någon som kommer att göra arbetet till ett pris vi har råd att betala. Företag fungerar på samma sätt, även om deras beslut kan involvera fler faktorer och beslutsfattare.
Utvecklingsprocess
Men precis som familjer fattar olika beslut, kan företag komma till häpnadsväckande olika beslut om outsourcing. Det finns ingen mall som fungerar för alla företag, men det finns en process som alla företag måste överväga:
Insikt
Tidigare kanske många företag inte ens visste vad outsourcing var. Idag vet de om outsourcing, men kanske inte inser hur många outsourcing-program (och outsourcing-liknande) program de redan har: Kopior, postlokaler, anläggningshantering, IT och till och med delar av en juridisk avdelning. Outsourcing kanske inte löser alla problem, men att lära sig om den tidigare generationen av kontrakt kommer att identifiera nya projekt och ge värdefull insikt.
Målsättning
För att lyckas med att skapa ett outsourcing-program måste du definiera specifika mål, till exempel minska företagens totala kostnader med fem procent, fokusera på effektivitet för en enda plats eller bara titta på funktioner som utförs i en affärsenhet. Mål behöver inte enorma detaljer. När din outsourcing-upplevelse ökar kommer definitionerna att förändras.
Deltagande
Du behöver deltagare från många kompetensområden för att ge input till planen, för att verifiera antaganden och för att ge expertbedömning. När du går från en allmän plan till specifika projekt kommer du att upprepa den här processen och skapa undergrupper med ännu mer specifik kunskap.
Identifiering
Nu när du har mål och experter för att identifiera och tolka information är det dags att identifiera specifika projekt för ditt outsourcing-program. Varje företag utvecklar olika kriterier och drivs av kultur lika mycket som av ekonomisk eller operativ analys, men det finns vanliga kriterier som du bör titta på:
- Tidigare beslut: Ditt företag fattade antagligen tidigare beslut om att använda icke-anställda, till exempel tillfälligt anställda eller serviceavtal. Arbeta med upphandling och ditt PMO (Project Management Office) för mer information. Se hur de behandlade problemen på denna lista och sammanställ lärdomar.
- Expertis: Utför du funktioner eller producerar produkter utan tillräcklig expertis, eller har du problem med att behålla chefer? Har den nuvarande ledningen en plan för att hantera dessa problem? Om inte, kan detta vara ett bra outsourcing-projekt.
- Kvalitet: Även om en funktion har personer med rätt kompetens och erfarna chefer kanske du inte får den servicenivå du behöver. Gör chefen kundundersökningar? Vad säger kunder om produkter eller tjänster? Klyftan i kvalitet eller bristen på intresse för kundservice är en annan flagga för outsourcing.
- Kosta: En exceptionellt högkvalitativ tjänst är inte nödvändigtvis ett bra värde. Hur jämför dina kostnader med konkurrenterna? Ger funktionen månadsrapporter: Enhetskostnader, driftskostnader, fleråriga kostnadstrender? Om den här funktionen inte kan producera dessa rapporter kan en outsourcetjänst ge större insyn i dina operationer.
- Skala: När du undersöker hela företaget kommer du att göra många oväntade upptäckter. Vara fokuserad! Ett stort projekt är en bättre kandidat för outsourcing än ett antal mindre projekt. Det enda stora projektet kommer att kräva mycket färre administrativa resurser och förvaltningsresurser. Håll en omfattande lista, men välj bara kandidater som ger stor inverkan på din första projektvåg.
- Säkerhet: Du har nu en god uppfattning om potentiella projekt. Det är dags att filtrera dem enligt säkerhetsstandarder. Säkerhet är ett komplext och kontroversiellt ämne. Olika standarder gäller för olika branscher, och vissa företag är mer säkerhetsmedvetna än sina konkurrenter. Förstå interna och industristandarder och begränsa outsourcingprojekt i enlighet därmed. Inkludera juridiska, IT, företagssäkerhet, efterlevnad (om det gäller) och eventuella "risk" -avdelningar i dina diskussioner.
- Prioritering: Varje punkt ovan (och kanske andra egenskaper) måste göras, och sedan ska varje projekt tilldelas ett totalt "outsourcingvärde." Utan tvekan kommer det att bli mycket debatt om vilka egenskaper som är de viktigaste, om deras poäng är korrekta och om andra egenskaper bör övervägas. Var inte förvånad om denna process varar i månader eller till och med år.
- Kommunikation: När du har prioriterat potentiella projekt har du hållit många möten och pratat med många människor. Förvänta dig att dessa diskussioner ska vara allmän information i de avdelningar du har riktat dig till outsourcing. Antag alltid att dessa diskussioner kommer till din anställdpopulation, ofta i realtid. Noggrant genomtänkt företagskommunikation måste vara beredd och redo. Låt aldrig rykten bli en bättre informationskälla än fakta.
exekvera
I slutet av denna process har du din första plan för outsourcing. Det finns många fler steg när du genomför denna plan: Bekräfta data, skapa underkommittéer för specifika projekt, identifiera leverantörer, driva piloter, tilldela kontrakt och så vidare. Att utveckla din plan ger dig dock de första och viktigaste stegen.
