Hur man utvecklar en effektiv mötesagenda

Innehåll

• Utveckla en mötesagenda
• Beslut att fatta
• Identifiera deltagare
• Regelbundna schemalagda möten
• Vad du ska inkludera

En mötesagenda är en lista över saker som deltagarna hoppas kunna uppnå vid ett möte. Dagordningen ska delas ut före ett möte, minst 24 timmar i förväg så att deltagarna har möjlighet att förbereda sig för mötet. Om möjligt bör dagordningen vara tillgänglig flera dagar före mötet.

Utveckla en mötesagenda

Först identifiera om andra anställda behövs för att hjälpa dig planera mötet. Bestäm sedan vad du hoppas uppnå genom att hålla mötet och fastställa genomförbara mål för ditt möte. Målen du sätter kommer att skapa ramverket för en effektiv mötesplan. Se till att du inte har planerat mer än vad som är rimligt möjligt inom ditt möte.

Som Stephen Covey sa in De sju vanorna med mycket effektiva människor, "Börja med slutet i åtanke." Ditt möte syfte kommer att avgöra mötesfokus, mötesagenda och mötesdeltagare.

Tänk sedan på hur mycket tid du förväntar dig att behöva för varje agendapost. Om mötet ska pågå en timme och du har fem agendapunkter, ger det dig en allmän uppfattning om tidsramen du arbetar med. Det betyder inte att varje agendapost måste vara exakt 12 minuter, men de fem kombinerade kan uppenbarligen inte ha i genomsnitt mer tid än så.

Beslut att fatta

När du har fastställt ditt övergripande mål måste du eller ditt team fatta vissa beslut. Utöver syftet eller målet för mötet, inkludera också med din agenda:

• Ett datum, tid och plats för mötet
• Deltagarna behövs i mötet
• Objekt för diskussion
• Den tid du förväntar dig att gruppen kommer att behöva diskutera varje objekt
• Förarbete för mötet. Detta inkluderar all läsning, dokumentation, data, mötesprotokoll från ett tidigare möte eller någon annan förberedelse som gör ditt faktiska möte framgångsrikt. Relevanta dokument ska bifogas mötesmeddelandet och dagordningen när du distribuerar dem till inbjudna deltagare.

Identifiera deltagare

När du har bestämt att ett möte är nödvändigt för att uppnå ditt mål måste du ta fram en lista med deltagare. Inte varje anställd kan eller borde delta i varje möte, men att bjuda in rätt deltagare kommer att öka din sannolikhet för framgång. Bestäm dina deltagare genom att ställa dig själv några frågor:

• Vem måste äga den lösning gruppen utvecklar?
• Vem äger processen gruppen diskuterar?
• Vem behöver veta den information du distribuerar?
• Vem kan tillhandahålla data och fakta för att vägleda beslutsfattandet?
• Vem har erfarenhet eller kompetens att dela med gruppen?
• Vem måste stödja genomförandet av lösningar eller uppgifter?
• Vem måste ge tillstånd eller resurser för att uppnå mötesresultatet?
• Vem kan motsätta sig införandet av lösningar eller riktningar?

Regelbundna schemalagda möten

Inte varje möte behöver en specialanpassad agenda. De flesta anställda har regelbundet schemalagda möten för sina avdelningar eller arbetsgrupper. Du har också lag och projekt där du deltar.

Ett pågående projekt kanske inte kräver en nyutvecklad agenda för varje möte, men ditt team kommer att tjäna väl genom att anta en standardmetod för ditt möte.

Det ordinarie planerade medarbetarmötet är indelat i tre segment för vilka var och en har standardagendaposter:

1. Informationsartiklar: Skriv ut alla agendapunkter som är informativa för varje möte. Exempelvis uppdaterar chefen gruppen om resultaten från toppledningsmötet.
2. Åtgärdsposter: Placera på dagordningen alla objekt som du förväntar dig att gruppen vill granska vid varje regelbundet möte. Exempelvis prestanda att budgetera för tidsperioden och identifiering av kostnadsbesparingar och kontinuerliga förbättringar som gruppen planerar att uppnå.
3. Framåtplanering: Placera på agendan alla objekt som gruppen vill planera för eller förbereda sig i förväg. Till exempel de kortsiktiga målen för nästa månad eller behovet av medarbetarassistans vid kommande uppdrag.

Om du följer dessa riktlinjer när du utvecklar din mötesagenda förbättrar du sannolikheten för att ditt möte blir mer produktivt.

Vad du ska inkludera

En agenda för ett regelbundet möte kan bidra till att producera de resultat du söker genom att inkludera några grundläggande artiklar:

• Uppvärmning och hälsningar. Överväg en kort isbrytare beroende på hur ofta gruppen träffas.
• Granska mötets syfte, dagordning och förväntade resultat och produkt.
• Granska, korrigera (vid behov) och godkänna protokollet från det föregående mötet.
• Ge lämplig avdelnings- och företagsinformation som teamet behöver.
• Granska framstegen för åtgärdsobjekt, handlingsplaner och åtaganden. Granska gruppens framsteg på mål.
• Diskutera och fatta beslut om dagordningen för detta möte.
• Identifiera nästa steg.
• Identifiera syftet, resultatet och agendan för nästa möte.
• I slutet av mötet bör notattagaren se över de åtaganden som gjorts av människor under mötet.
• Identifiera all hjälp som behövs från personer som inte är i gruppen och ge deltagarna att kontakta.
• Bestäm vem utanför mötesdeltagarna som behöver veta vad och bestäm hur du ska åstadkomma kommunikationen.
• Dela ut protokoll inom 24 timmar efter mötet eller omedelbart om anteckningen tog dem elektroniskt.