Hur man organiserar en framgångsrik mediehändelse

Innehåll

• Börja med ett pressmeddelande
• Titta på telefonsamtal
• Planera ditt händels tid noggrant
• Försök inte göra allt
• Gör det enkelt att komma in (och ut)
• Tänk på visualerna
• Glöm inte en presskit
• Se till att din mediekontakt är tillgänglig
• Använd anställda med erfarenhet
• Förbered ditt uttalande i förväg
• Vad händer om reportern inte visar?

Ett av de enklaste sätten för ditt företag att få gratis medieexponering - ofta känd som "tjänade media" - är genom mediehändelser. Oavsett om du samarbetar med flera sponsorer för att hjälpa de mindre lyckliga eller håller en presskonferens för att tillkännage en produktrelease, det finns vissa steg du bör följa för att organisera ett framgångsrikt medieevenemang.

Börja med ett pressmeddelande

Att skicka ut ditt pressmeddelande hjälper medierna att avgöra om din berättelse är tillräckligt värdig att täcka. Det är därför det hjälper till att hålla ditt pressmeddelande enkelt och aldrig använda någon hype. Stationer och tidningar letar efter nyheter; de letar inte efter ett säljspel.

Du har ett fönster för att skicka ut ditt pressmeddelande. Du vill inte skicka ut det för tidigt och sedan blir det glömt eller begravt, och du vill inte skicka ut det för sent när andra berättelser kanske redan har tilldelats, och de kan helt enkelt inte passa din händelse i Generellt sett är två till tre dagar innan ditt evenemang tillräckligt avancerat för att tillåta presstiden att schemalägga reportrar.

Du vill också vara säker på att du inkluderar vägbeskrivningar och eventuella specialinstruktioner i ditt pressmeddelande. Om ditt företags huvudkontor ligger på en plats, men ditt evenemang är på din anläggning 30 mil bort, måste du göra detta klart i din släpp.

Titta på telefonsamtal

När du har skickat ditt pressmeddelande kan du ringa redaktörerna vid tidningarna eller producenterna på TV-stationerna för att verifiera att de får det. Det är allt du behöver fråga.

Det öppnar ofta konversationen för dem att berätta om de tror att de kommer att kunna komma eller inte. Men även om det inte gör det, vill du inte fråga om de kommer. De kommer att vara där om de kan, men kommer inte att göra några löften.

Kom ihåg att nyheter eller tunga nyhetsdagar kan hindra dem från att komma i sista minuten. Du vill inte plåga dem för att se om de kommer, inte ens på händelsedagen när du står där och väntar på att reportrar ska dyka upp.

Du vill också titta på den tid du ringer. Ringer klockan tio minuter före 17:00 kan tyckas vara slutet på dagen för dig, men för en producent är det tio minuter tills en nattlig nyhetssändning. De bästa tiderna att ringa är generellt runt 10:00 och mellan 01:00 och 02:30.

Planera ditt händels tid noggrant

Alla arbetar med tidsfrister. Tidningar har fastställt tider som de lägger nästa dags utgåva i säng. Det betyder att om de kommer till ditt evenemang kl 17:00. på torsdag kan täckningen inte dyka upp förrän på lördag.

TV-stationer har vanligtvis en morgon, middag, 5:00, 6:00, 10:00 och / eller 11:00 p.m. nyhetssändningar under veckan, beroende på din TV-marknad. Få täckning om din mediahändelse börjar klockan 16:00 kan vara väldigt knepigt. De hoppar inte bara in i sin nyhetsbil och kör som galna för att få ditt band på luften senast 05:00. Det finns ett manus som måste skrivas och ett band som måste redigeras.

Planera din händelsetid så att det inte bara är bekvämt för reportrar utan också ökar dina chanser att få mer omedelbar exponering.

Försök inte göra allt

Så frestande som det kan vara att bli regissör, ​​berätta inte för reportern, fotografer eller videografer vilka bilder du vill ha dem. Du vill upprätta en viss relation med dem och starta en relation med tidningen eller TV-stationen. Du kommer inte att vinna några vänner genom att berätta för dem hur de ska göra sitt jobb.

Gör det enkelt att komma in (och ut)

Om du håller evenemanget på din 50 000 kvadratmeter stora anläggning och det område du tillåter media är på baksidan av byggnaden, ge dem så enkel åtkomst som möjligt. Låt dem inte parkera på framsidan av byggnaden och släpp sedan utrustningen hela vägen till baksidan om du kan hjälpa till. Om det finns ett sätt att köra bakåt, låt media veta vägbeskrivningen i ditt pressmeddelande och markera klart när de anländer.

Du vill också överväga vilket område i din anläggning som strikt ligger utanför gränserna. Om du till exempel inte kan undvika en lång promenad, vill du verkligen att media ska gå genom hela byggnaden med kameror? Det betyder inte att de kommer att börja skjuta vad de vill. Men många företag har strikt policy om vart kameror och icke-anställda kan gå av egendomliga skäl.

Tänk på visualerna

Tänk noga över dina bilder. Ge media så mycket praktisk erfarenhet som möjligt. Att prata om en produkt i en halvtimme och sedan hänvisa till bilden i broschyren är något som media inte ens behöver visa upp för. Kom ihåg att de skickar bilderna till dina potentiella kunder - deras tittare eller läsare - så det är viktigt att ha din publik i åtanke så att du kan få den täckning du behöver.

Glöm inte en presskit

Inkludera informationen om ditt evenemang och dela ut den till media. Den här informationen hjälper dem att skriva historien men hjälper dig också att ha mer kontroll över nyheterna eftersom du ger dem den avgörande informationen.

Se till att din mediekontakt är tillgänglig

Glöm inte att göra din mediekontakt tillgänglig för frågor. Om en reporter har ytterligare frågor måste de kunna få tag i din mediekontakt snabbt. Se till att mediekontaktens telefonnummer och annan kontaktinformation finns i din presskit.

Använd anställda med erfarenhet

Du behöver inte begränsa talets talesmän till din egen mediekontakt. Om en anställd kan ge en bättre soundbite eftersom de har haft mer erfarenhet av att utveckla och arbeta med en viss produkt, gör dem på alla sätt tillgängliga för frågor.

Förbered ditt uttalande i förväg

Om du planerar att prata med kameran eller med en tidningsreporter, tänk på vad du vill säga i förväg. Det kan hjälpa dig att ha en vän som inte känner till ditt företag att läsa över ditt presskit och ställa frågor de har. Från dessa frågor såväl som en egen brainstorming, kom med en lista med svar. Du vill inte låta repeterade, men du vill inte låta oförberedda eller säga "Umm ..." mycket heller.

Du vill också ta hänsyn till olika typer av medier. Tidningen har olika behov än tv och vice versa. En tidningsreporter kan ställa frågor som är mycket annorlunda än en TV-reporter. Varje medium har olika sätt att presentera dina nyheter så de behöver den typ som passar deras publik bäst.

Vad händer om reportern inte visar?

Stationen eller tidningen kan mycket väl skicka en fotograf eller videograf istället för en reporter. Det betyder inte att din berättelse inte är viktig för dem. De skulle inte vara där om de inte planerar att ge din berättelse om historien så behandla den som dyker upp mycket bra.

Om en videograf tappar deras utrustning, lämna inte dem en presskit just då. Erbjud att bära det åt dem tills de har kunnat få de bilder de behöver. Att behandla dem som en andra klassens medborgare kommer att komma tillbaka till stationen och kan skada dina chanser för framtida täckning.