Administrativa assistentintervjuer och svar

Innehåll

• Förbereder för intervjun
• Se nu: Hur du svarar på 4 vanliga frågor för administrativa jobb
• Tips för att hantera intervjun
• Var beredd på att diskutera programvara
• Var redo att diskutera administrativa processer
• Svara alltid positivt
• Administrativa assistentintervjuer och svar
• Frågor att ställa intervjuaren
• Var beredd på fler frågor om jobbintervjuer

När du intervjuar för ett administrativt assistentjobb vill intervjuaren lära sig hur relevanta dina kvalifikationer är för tjänsten och hur du skulle passa in i företaget och avdelningen.

Eftersom jobbet kräver både administrativa och interpersonella färdigheter, kommer anställningschefer ofta att fråga om de specifika attribut du har som kvalificerar dig för tjänsten, liksom dina mindre kvantifierbara färdigheter för människor.

Förbereder för intervjun

Ett av sätten att förbereda är att analysera arbetsbeskrivningen för att försöka få en känsla av om det finns en viss kompetensuppsättning som positionen fokuserar på.

Finns det till exempel en tonvikt på reseplanering, projektkoordinering, dagsplanering av mötet, personlig hjälp eller något annat?

Se till att betona din mest relevanta erfarenhet när du besvarar jobbspecifika intervjufrågor.

Gör en lista över de färdigheter som nämns i jobbet, och känn dig fri att lägga till några andra som du tror skulle vara tillämpliga också. Titta sedan på dina egna administrativa och kontorsfärdigheter och matcha dina kvalifikationer till jobbet.

Detta hjälper dig att skräddarsy dina svar på det mest relevanta sättet till den specifika positionen.

1:14

Se nu: Hur du svarar på 4 vanliga frågor för administrativa jobb

Tips för att hantera intervjun

Det är viktigt att vara medveten om att diskussionen troligen kommer att gå utöver mänskliga mänskliga färdigheter, såsom dina kommunikationsförmågor, organisationsfärdigheter eller aktualitet. Du bör också vara redo att prata om hårda färdigheter.

Var beredd på att diskutera programvara

Eftersom många administrativa assistentställningar kräver ofta användning av specifik programvara, kan du behöva diskutera de olika programmen du har arbetat med, hur du har använt dessa program och din kompetensnivå.

Jag älskar att använda teknik och lära mig om nya program. Jag har också ett kunnande för att undervisa medarbetare som kanske inte är så kunniga med att använda system. I mitt sista jobb på Kent Associates gjorde jag frivillig att gå igenom projektledningssystem för det team av professionella jag stöttade. Min chef godkände min rekommendation och vi tog in ett webbaserat system, Asana, som hjälper oss att spåra projekt och dela information på en webbplattform.

Jag är go-to-personen på kontoret för PowerPoint-bilder och tycker om att hjälpa våra säljare att wow kunder med sina presentationer. Jag är också en avancerad användare av Excel och skapar komplexa makron för att förbereda budgetprognoser för projektförslag.

Dina svar blir mer imponerande om du tillhandahåller specifika anekdoter som exemplifierar ditt kommando av administrativa verktyg och processer.

Var redo att diskutera administrativa processer

Du bör vara beredd att diskutera ditt arbetsflöde och administrativa processer i tidigare positioner. Som administrativt yrkesmässigt ska det inte finnas något tvivlar på att du är organiserad och detaljorienterad. Din intervjuare vill vetahurdu visar dessa egenskaper i ditt dagliga arbetsflöde.

Organisationsförmågor och uppmärksamhet på detaljer är bland mina starkaste tillgångar. Jag har blomstrat i situationer där jag kan få ordning på komplexa projekt. Till exempel stötte jag tidigare åtta proffs som planerade reklamevenemang för kunder. Jag utvecklade en mall för att spåra mål och framsteg för varje projekt och satte upp den på en gemensam enhet så att alla involverade medarbetare kunde spåra sina framsteg när det gäller teamets projekt och evenemang.

När jag arbetade för Alfred-gruppen skapade jag en procedurhandbok som beskrev de steg som krävs för att behandla låneansökningar och laddade sedan upp den online så att alla låneansvariga kunde följa samma procedurer.

Svara alltid positivt

Tänk på din uppförande under hela intervjun. Le, hålla ögonkontakt med din intervjuare och prata med en entusiastisk (men ändå lugn och säker) ton.

Eftersom administrativa assistenter ofta samverkar mycket nära de individer som de arbetar för är det viktigt att vara positiv, professionell och artig hela tiden.

Du vill att intervjuaren inte ska vara säker på att det skulle vara en trevlig upplevelse att arbeta med dig.

Jag arbetade i receptionen i vår byrå, och det var kritiskt att jag gjorde ett positivt första intryck för både nuvarande och blivande kunder. Jag är en naturlig "kan göra" -person och mina recensioner har regelbundet lovordat min kundtjänstorientering.

Företaget undersöker kunder efter interaktioner, och mitt namn dyker upp konsekvent som en anställd som är hjälpsam, trevlig och professionell. Min chef har kommenterat hur ofta kunder ber om mig när jag ringer till kontoret för hjälp.

Administrativa assistentintervjuer och svar

När du förbereder kan det vara användbart att granska frågor du kan ställa. Överväg hur man ramar in ett svar, belyser specifika erfarenheter och framgångar från tidigare jobb.

• Vilka datorkunskaper har du och vilka program är du bekväm att använda? - Bästa svar
• Är du bekväm att använda en telefon med flera linjer och hantera en hög volym telefonsamtal? - Bästa svar
• I det här företaget vill vi tänka på oss själva som ett team som arbetar tillsammans mot samma mål. Hur tycker du om att arbeta i en gruppmiljö? - Bästa svar
• Hur skulle du känna att du övervakar två eller tre andra anställda? - Bästa svar
• Vad är din största styrka och hur skulle det hjälpa dina prestationer i den här positionen? - Bästa svar
• Vad är din största svaghet? - Bästa svar
• Hur hanterar du stress och press? - Bästa svar
• Hur var det att arbeta för din handledare? - Bästa svar
• Vad förväntar du dig av en handledare? - Bästa svar
• Föredrar du att arbeta självständigt eller i team? - Bästa svar
• Jobbar du bra med människor? - Bästa svar
• Ge några personliga exempel på lagarbete. - Bästa svar
• Mottagande intervjufrågor: - Lista med frågor

Frågor att ställa intervjuaren

Du bör också göra en del forskning om företaget och vara beredd att ställa relevanta frågor när möjligheten uppstår.

Det kan vara bra att komma med några frågor i förväg som du kan ställa eller diskutera vidare om du inte fick chansen tidigare i intervjun.

Ofta kommer detta att vara nära slutet av intervjun, så det är viktigt att lämna intervjuaren (erna) med ett gott intryck. Ett utmärkt sätt att göra det är att visa ditt intresse och förberedelserna för jobbintervjun genom att knyta in frågor du ställdes med några egna frågor.

• Vilket ansvar har denna position?
• Kan du beskriva en typisk dag (vecka) i den här avdelningen?
• Vilka är styrkorna i denna avdelning? Vilka är svagheterna?
• Vad skulle dina tidigare assistenter säga var den bästa delen av att arbeta för dig? Vad skulle de säga var det värsta?
• I vilken riktning ser du företaget gå under de kommande fem åren? Känner du att det finns några hot mot dess framgång?
• Varför lämnade din sista assistent tjänsten? Vad var hans / hennes styrkor? Vad var hans / hennes svagheter? Vad gör han / hon nu?
• Vilka attribut hade din bästa assistent? Vad sägs om din värsta assistent?
• Hur ofta utförs prestationsrecensioner? Vem leder dem?
• Vilka färdigheter är viktigast för dig i en administrativ assistent?
• Hur belöner du och uppmuntrar de människor som arbetar i din avdelning?
• Finns det några pågående produktionsproblem i den här avdelningen?
• Hur har du hanterat personalproblem tidigare?
• Vilka är några av de största utmaningarna för en person i denna position?
• Vad är den mest givande aspekten av denna position, enligt din åsikt?
• Stödjer du (Står företaget / avdelningen) medlemskap i yrkesföreningar och fortsätter yrkesutvecklingen?
• Vad skulle du beskriva som rollen som den administrativa personalen på detta kontor?
• Väntas övertid eller helgtimmar?
• Vad tycker du mest om att arbeta för det här företaget? Finns det några ändringar du skulle göra?
• Vad tycker du minst om att jobba här?
• Uppmuntrar du avdelningen att arbeta som ett team eller koncentrera sig mer på individuella bidrag?

Var beredd på fler frågor om jobbintervjuer

Förutom jobbspecifika intervjufrågor kommer du också att ställas mer allmänna frågor om din anställningshistoria, utbildning, styrkor, svagheter, prestationer, mål och planer.

Här är en lista över de vanligaste intervjufrågorna och exempel på svar.