Mötesledares roller och ansvar
Innehåll
Möteledaren är den anställd som ansvarar för att planera, organisera, hantera detaljerna om och bjuda in deltagarna till ett möte. Det är den anställd som ansvarar för och ansvarar för framstegen i själva mötet. De vidtar åtgärder före, under och efter mötet för att säkerställa att mötet når sina mål framgångsrikt.
Vem leder mötet?
Mötesledaren är nyckeln till att göra möten och team framgångsrika. Den anställda som fungerar som mötesledare är kritiskt viktig. Vid vissa möten är ledaren avdelningschefen, teamledaren eller den person som utses av ledningen för att leda ett initiativ. Dessa anställda valdes ut för sin ledarroll på grund av deras upplevda färdigheter som chef eller ledare.
Andra gånger kan en anställd framstå som ledaren naturligt. Dessa ledare är anställda som andra anställda ser upp och respekterar. Vid andra tillfällen kan ett team besluta att rotera ledarrollen bland alla medlemmar. Detta gör att alla teammedlemmar kan fortsätta att utveckla sina färdigheter som mötesledare och i att skapa framgångsrika möten i allmänhet.
Mötesledarens ansvar
Följande är en mötesledares huvudansvar.
- Bestämmer målet, uppgiften eller syftet som måste uppnås. Detta är ofta ett uppdrag eller en del av ledarens jobbbeskrivning.
- Bestämmer om ett möte är den bästa möjliga metoden för att uppnå målet eller syftet eller uppnå önskat resultat. Svara på frågan: behövs ett möte?
- Bestämmer vem som behöver hjälpa till att planera mötet.
- Med ett team eller som ledare, beslutar om dagordningen för mötet. (I pågående möten utförs denna uppgift i slutet av det nuvarande mötet.)
- Bestämmer datum, tid och plats oftast med hjälp av en delad organisationskalender.
- Sätter samman möten förarbete som läsning, ekonomisk information, historia, relaterade teammötesprotokoll och så vidare.
- Bjuder in deltagare och distribuerar uppdrag och förarbete så att så mycket tid som möjligt så deltagarna kommer förberedda till mötet.
- Säkerställer att mötet har en inspelare eller en minutupptagare för att dokumentera förfarandet och alla åtaganden, åtgärdsföremål eller beslut. Utser en tidhållare, när det är nödvändigt för ett ordnat genomförande av ett möte.
- Kan använda en isbrytare för att värma upp deltagarna och skapa en miljö där mötesdeltagarna är bekväma att kommunicera med varandra och utbyta idéer och information.
- Anländer tidigt och leder mötet genom att hålla det på uppdrag, på rätt spår och involvera alla deltagare så att var och en känner att deras närvaro var avgörande vid mötet. Detta garanterar deras deltagande i nästa möte
- Krydda upp företagsmötet så att deltagarna inte känner sig tråkiga och uttråkade. Oavsett om man använder isbrytare, humor eller roliga exempel, bör inget möte sluta utan skratt.
- Se till att nästa steg och åtgärdsposter tilldelas och hanteras.
- Sammanfattar mötet och planerar dagordningen för nästa möte.
- Följ upp med deltagarna mellan möten för att se till att åtgärdsobjekt är på rätt spår och för att erbjuda hjälp och / eller resurser om volontären har problem.
Ytterligare ledarroller
Mötesledaren tar på sig detta ansvar men har också roller relaterade till kommunikation, rapportering och teamkamratprestanda.
Varje medlem i ett team eller ett möte som är tvärfunktionellt har en skyldighet att hålla sin avdelning eller funktion informerad om aktiviteter och framsteg för ett möte eller ett pågående team. De har också ansvaret för att söka input från kollegor som inte är med på laget eller i mötet. Inte varje anställd kan delta i varje möte.
Ledaren har det extra ansvaret att hålla ledande befattningshavare involverade och informerade genom effektiv kommunikation och feedback. Att bygga ägande från anställda utanför teamet eller mötet, särskilt organisationsledare, säkerställer att teamet eller mötet är framgångsrika med att utveckla, implementera och integrera dess lösningar eller idéer.
Om en mötesdeltagare presterar ineffektivt i mötet, har ledaren ansvaret att korrigera beteendet genom effektiva mötesledartekniker under mötet och effektiv coaching utanför mötet. En mötesdeltagare som monopoliserar mötet med sina åsikter eller kritiserar andra medlemmar för deras måste korrigeras innan individen saboterar mötets framgång.
Dessa åtgärder är nödvändiga tills mötesdeltagarna når en nivå av komfort och mognad som gör det möjligt för dem att hjälpa ledaren genom att chimma i sig själva när ineffektiva händelser utvecklas och dysfunktionella medlemmar avbryter framstegen.
En effektiv mötesledare garanterar inte att ett projekt eller ett team presterar framgångsrikt, men han eller hon är en viktig bidragande faktor när projekt, avdelningar, möten eller team lyckas.
Mötesprotokoll är en effektiv bidragsgivare till framgångsrika möten när protokollet skrivs på rätt sätt och distribueras i tid.
