De fem etapperna i ett projekt
Innehåll
Varje större arbetsprojekt går igenom fem faser. Längden och detaljerna kan variera från projekt till projekt, men alla kommer fortfarande att följa samma grundläggande ramverk. Medan vissa projektmetoder som agila tillvägagångssätt komprimerar eller upprepar följande steg i snabbare, iterativa cykler, är arbetet i varje fas synligt och tydligt i varje projekt.
De fem etapperna
De formella stadierna i ett projekt är följande:
- Initiering: projektgruppsbildning, projekt chartering och kick-off
- Planera: slutföra projektomfånget, definiera den detaljerade arbetsfördelningen, utvärdera risken, identifiera resursbehov, slutföra schemat och förbereda för det faktiska arbetet
- Avrättning: utföra det verkliga arbetet som krävs av projektdefinitionen och omfattningen
- Övervaka och kontrollera: den faktiska hanteringen, rapporteringen och kontrollen av resurserna och budgeterna under genomförandefasen
- Projektstängning: leverans av projektet, utvärdering av lärdomar, uppsägning av projektgruppen
En projektledare leder sitt team genom dessa fem faser i följd - oavsett projektstorlek - tills projektet är klart. För smidiga eller iterativa projekt av utvecklingstyp sker planering och genomförande i korta spurts eller sprints, där stadierna upprepas tills projektet är slutfört till kundens tillfredsställelse.
Låt oss titta på dessa steg mer i detalj.
Initiering
En solid projektinitiering kommer inte bara att sätta upp ditt projekt för framgång, utan kommer också att lägga grunden för alla framtida stadier. Under initieringen får du projektgruppmedlemmarna tilldelade, informera dem om övergripande projektmål och ställa klienten eller projektägaren så många frågor som möjligt så att du kan planera projektet effektivt. Det är också en bra tid att bygga team entusiasm om projektet och samla alla detaljer i sista minuten som kan påverka projektplaneringen. Ytterligare steg inkluderar:
- Interessentanalys
- Uppdrag av en verkställande sponsor
- Charter dokumentutveckling och kommunikation
- Formellt kick off-möte
Planera
När du har initierat projektet och samlat all relevant information börjar du sedan planera ditt projekt. Planeringsstadiet beror på storleken på ditt projekt, hur mycket information du måste organisera och hur stort ditt team är. Resultatet av planeringen bör vara en tydlig projektplan eller schema, från vilken alla följer sina uppdrag.
Att använda ett projektplaneringsprogram som Microsoft Project eller Basecamp är mycket användbart när du planerar ett projekt. Det finns andra gratisalternativ också tillgängliga online. Trots att det är bra att använda ett projektplaneringsprogram är det inte alltid nödvändigt. Att använda Excel och Word för att skapa din plan och kommunicera den till teamet är lika effektiv.
Specifika uppgifter i planeringsfasen inkluderar:
- Skapa en kommunikationsplan för olika berörda intressenter
- Utveckla en detaljerad arbetsuppdelningsstruktur
- Identifiera den kritiska vägen
- Plotta resurser på projektplanen och förfina sekvenseringen av arbetet baserat på projektberoende och resursbegränsningar
- Utveckla ett detaljerat schema
- Bedöma risker och utveckla en plan för riskprioritering och begränsning
Avrättning
Nu när du har en solid projektplan kan teamet börja genomföra projektet mot sina tilldelade uppgifter. Detta är scenen där alla börjar göra arbetet. Du kommer att vilja officiellt starta genomförandet med personliga möten för att säkerställa att alla har det de behöver för att börja genomföra sin del av projektet. Att komma igång på rätt väg är en integrerad del av projektets framgång, så formulera schemat och kommunikationsplanen tydligt.
Övervaka och kontrollera
Medan projektet är i genomförandefasen börjar du övervaka och kontrollera det för att säkerställa att det rör sig som planerat. Det finns olika sätt du kan övervaka och kontrollera ett projekt. Tillfälliga incheckningar med teamledare, organiserade dagliga "stand-ups" eller mer formella veckovis statusmöten är effektiva. Informationen som kommer ut från dessa möten eller kommunikationskanaler informerar återkopplingsslingan och i slutändan om omplanering och justeringar som kan vara nödvändiga för projektet.
Ytterligare viktiga aktiviteter i detta skede inkluderar:
- Följ din förutbestämda kommunikationsplan för att säkerställa intressenternas medvetenhet om projektets status
- Övervaka arbetsteam och arbetsaktiviteter på den kritiska vägen
- Identifiera möjligheter att förbättra schemat prestanda genom att snabbspårning eller genomföra aktiviteter parallellt eller, vid behov, krascha schemat genom att lägga till resurser
- Övervaka faktiska kontra planerade kostnader
- I vissa fall övervakning, beräkning och rapportering om intjänat värde för projektplanen
- Övervaka och mildra risker och förfina riskplanen vid behov
Projektstäng
När alla detaljer och uppgifter för ditt projekt är klar och godkända av klienten eller projektägaren kan du äntligen stänga ditt projekt. Detta kan verka som en formalitet, men avslutandet av ett projekt är lika viktigt som dess initiering, planering och genomförande.
En bra projektledare dokumenterar all information från projektet och organiserar den snyggt så att de kan gå tillbaka till den vid behov. Det här är också en bra tid att hålla ett mortem på projektet så att alla teammedlemmar kan reflektera över vad som gick rätt eller fel under projektet. Alla viktiga projektanteckningar bör också dokumenteras så att resultatet kan delas med andra projektmedlemmar och arkiveras i en projekthistorikmapp. Slutligen är det viktigt att formellt uppmana projektgruppen, ge feedback och utvärderingar av prestanda som anges i ditt företags policy.
