Använd disciplinåtgärder effektivt och lagligt

Innehåll

• Syfte och framsteg i disciplinära åtgärder
• Frågor som ska beaktas vid anställdas disciplinära åtgärder

Ingen vill höra att deras prestanda är mindre än väntat. Efter rådgivning och coaching från en chef ger ingen förbättring, måste emellertid skriftliga disciplinära åtgärder inledas - för att skydda företagets intressen - och för att skydda den anställdes intressen.

Anställda är obekväma med en disciplinär åtgärd som till exempel anställda. De är ledsna och obekväma när deras chef berättar för dem att deras prestationer ger en muntlig varning, det sista steget innan den skriftliga disciplinåtgärden inleds.

Chefer undrar varför de anställda inte bara förbättrar sina resultat när allvarlighetsgraden av disciplinåtgärden fortskrider. En effektiv, kommunikativ disciplinär handlingsprocess bör hålla den anställde informerad och ansvarig varje steg på vägen.

Många chefer ogillar den disciplinära delen av sitt jobb mer än något annat. I studier rankas faktiskt chefer som avfyrar en anställd högst upp på listan över åtgärder där de mest hatar att spela en roll. Chefer vill hellre spendera sin tid på aktiviteter som att sätta mål, granska framsteg och eliminera problem som anställda upplever när de strävar efter att slutföra sitt arbete.

Syfte och framsteg i disciplinära åtgärder

Ur ett företagsperspektiv visar en anställd irettesättning att företaget arbetade med den anställda för att hjälpa honom eller henne att förbättra sig. Samtidigt dokumenterade företaget sin ökande olycka med anställdas prestanda och det faktum att den ökande olyckan delades med den anställda.

Den skriftliga anmärkningen till anställda visar att den anställde också informerades om prestandaproblemen och deras konsekvenser om de förblev okorrigerade. Det är därför arbetsgivarna ber anställda att underteckna ett dokument som indikerar att de har läst och förstått dokumentets innehåll.

Efter beredningsbrevet, beroende på företagets policy för disciplinära åtgärder, kan ytterligare steg inkludera efterföljande skrivelser med tillhörande påföljder, t.ex. lediga dagar från arbetet utan lön.

Om handledaren har förtroende för att den anställde kan förbättra sin prestation, när som helst under det disciplinära handlingsförfarandet, och helst före den första anmärkningen, kan handledaren införa en prestationsförbättringsplan (PIP).

PIP är ett mer formellt, detaljerat dokument med mål, förväntningar och tidslinjer, handledarens möjlighet att kommunicera tydliga jobb- och prestationsförväntningar till den anställd som inte utför. När en anställd är på ett PIP träffas medarbetaren vanligtvis med chefen, och ofta med HR-personal, varje vecka eller två veckor för att notera framsteg mot att förbättra prestandan.

Disciplinära åtgärder, till exempel en anställd påminnelse, kan vara en win-win om den anställda följer meddelandet. Om den anställda inte gör det har företaget och chefen effektivt skyddat sina intressen - och intressena för de anställda som presterar tillfredsställande.

Målet är att förhindra en negativ inverkan på att utföra anställda vars moral påverkas av den anställd som inte utför sitt jobb. Faktum är att ingenting har större inverkan på att utföra anställda än att behöva arbeta tillsammans med en anställd som inte presterar. Detta gäller särskilt om de ser att den anställden är berättigad till samma höjningar och förmåner som de får.

Frågor som ska beaktas vid anställdas disciplinära åtgärder

Som ett kommunikationsverktyg med de anställda måste anställdas angrar vara rättvis. Arbetsgivarna måste se till att de använder verktyget på rätt sätt och att det finns vissa villkor för deras effektiva och framgångsrika användning.

• Det måste finnas anställningsbeskrivningar som anger det prestandafält som den anställde erhåller förberäkningen för. Om problemprestanda uppstår i en icke-väsentlig jobbfunktion, måste detta övervägas - eller en omskrivet jobbbeskrivning.
• Anställdas angrarande måste vara i överensstämmelse med den disciplinära handlingsprocess som beskrivs i medarbetarhandboken. Välskrivna medarbetarhandböcker föreslår potentiella disciplinära åtgärder men tillåter arbetsgivarens latitud beroende på omständigheterna för den anställdes handlingar eller resultat.
  Inga disciplinära åtgärder bör utlovas eller anses nödvändiga. En lista med obligatoriska disciplinåtgärder häpnar arbetsgivarens förmåga att ta bort en anställd som inte presterar. De kan göra advokater glada men de orsakar onödiga smärta för den anställd som inte utför, hans eller hennes kollegor och organisationen.
• Företagets tidigare praxis, i liknande situationer med andra anställda, måste vara förenlig med den nuvarande anställdes angrar. Inkonsekvens är potentiella skäl för diskriminering om anställda i en skyddad grupp är överrepresenterade i fall av disciplinära åtgärder. Om du upptäcker att det är så, lägg om dina anställningspraxis, policyer och annan anställningspraxis som kan vara en röd flagga för diskriminerande behandling.
• Graden eller typen av disciplinära åtgärder som passar anställdas prestationsfrågor. En advokat frågade en gång varför ett klientföretag tillhandahöll ökande ledighet från arbetet för anställda som hade närvaroproblem. Frågan fick mig att tänka om praxis, men i rättvisa för arbetsgivare är alternativen begränsade när anställda bryter mot regler och policyer är frågan.
  Det som är viktigt, utöver konsistens i liknande situationer, är att sträva efter att göra disciplinåtgärderna "passande brottet." Till exempel togs en företagsbil bort från en anställds användning under en tid eftersom arbetstagaren hade debiterat företagets EZPass-tagg för en personlig resa och därmed debiterat företaget för hennes personliga vägtullar.
  I ett andra exempel togs en anställd bort från två företagskommittéer som han gillade att betjäna på grund av att hans tröghet och frånvaro påverkade hans vanliga arbetsdag. I en tredje förlorade en anställd den förhandsanvändningen av företagets kreditkort eftersom hans utgifter bröt mot företagets uppförandekod.

En anställdes irettesättning, som används på lämpligt sätt som en del av en serie disciplinära åtgärder, kan hjälpa en anställd att förbättra sina prestationer och återinträda i ledningen av utövande anställda.