10 kritiska steg att inkludera i en projektplan

Innehåll

• Projektmål
• Projektets omfattning
• Milstolpar och viktiga leveranser
• Arbetsuppdelningstruktur
• Budget
• Plan för personalresurser
• Plan för riskhantering
• Kommunikationsplan
• Plan för intressenthantering
• Ändra hanteringsplan

En projektplan är kulminationen på en noggrann planering av en projektledare. Det är huvuddokumentet som styr hur ett projekt kommer att köras, enligt chefens avsikter för varje nyckelfasett i projektet. Även om projektplaner skiljer sig från företag till företag, finns det tio kritiska element eller steg som bör inkluderas i en effektiv projektplan för att undvika förvirring och tvingad improvisation under projektets genomförande.

Projektmål

Projektmål definieras i ett projektcharter, men de bör inkluderas i projektplanen för att ytterligare förklara projektets mål eller att inkludera stadgan som bilaga. Oavsett hur en projektledare väljer att integrera målen i projektplanen, är det viktiga att upprätthålla en tydlig koppling mellan projektcharter - ett projekts första nyckeldokument - och projektets andra nyckeldokument, dess projektplan.

Projektets omfattning

Liksom projektmål definieras omfattningen i stadgan och bör förfinas ytterligare i projektplanen av projektledaren. Genom att definiera omfattningen kan projektledaren börja visa hur projektets mål eller slutprodukt kommer att se ut i slutet. Om räckvidden inte definieras kan det utvidgas genom hela projektet och leda till kostnadsöverskridanden och missade tidsfrister.

Om du till exempel leder ett marknadsföringsteam för att skapa en broschyr för ett företags produktlinje, bör du ange hur många sidor det kommer att vara och ge exempel på hur den färdiga produkten kan se ut.

För vissa teammedlemmar kan en broschyr betyda två sidor, medan andra kanske anser att tio sidor är tillräckliga. Att definiera omfattningen kan få hela teamet på samma sida vid början.

Milstolpar och viktiga leveranser

De viktigaste resultaten för ett projekt kallas milstolpar och de viktigaste arbetsprodukterna kallas stora leveranser. De representerar båda de stora komponenterna i arbetet med ett projekt. En projektplan bör identifiera dessa objekt, definiera dem och fastställa tidsfrister för slutförandet.

Om en organisation åtar sig ett projekt för att utveckla ny mjukvara kan stora leveranser vara den slutliga listan över företagskrav och hur man implementerar dem.

Efter dessa kan projektet ha milstolpar för konstruktionens slutförande, systemtestning, användaracceptationstest och programvaruutrullningsdatum. Dessa milstolpar har arbetsprodukter associerade med dem, men de handlar mer om processerna än själva produkterna.

Milstolpe och viktiga tidsfrister måste inte vara exakta datum, men ju mer exakt, desto bättre. Exakta datum hjälper projektledare att dela upp arbetsstrukturer mer exakt.

I det här stadiet av planen skapar du milstolpar så att du kan ta stora eller höga leveranser och dela upp dem i små leveranser, som kan beskrivas i nästa steg.

Arbetsuppdelningstruktur

En arbetsuppdelningsstruktur (WBS) dekonstruerar milstolparna och större leveranser i ett projekt till mindre bitar så att en person kan tilldelas ansvaret för varje aspekt. Vid utvecklingen av arbetsuppdelningsstrukturen beaktar projektledaren många faktorer, till exempel styrkans och svagheter hos projektgruppens medlemmar, beroendeförhållandena mellan uppgifter, tillgängliga resurser och den övergripande projektfristen.

Projektledare är till slut ansvariga för projektets framgång, men de kan inte göra arbetet ensam. WBS är ett verktyg som projektledaren använder för att säkerställa ansvarsskyldighet för projektet eftersom det berättar projektsponsorn, projektgruppens medlemmar och intressenter som ansvarar för vad. Om projektledaren är orolig för en uppgift, vet de exakt vem de ska träffa när det gäller det.

Budget

Projektets budget visar hur mycket pengar som avsätts för att slutföra projektet. Projektledaren ansvarar för att sprida dessa resurser på lämpligt sätt. För ett projekt som har leverantörer säkerställer projektledaren att leveranser är slutförda enligt avtalsvillkor, med särskild uppmärksamhet på kvalitet. Vissa projektbudgetar länkar till personalresursplanen.

Det är viktigt att fastställa kostnaden för varje milstolpe och levereras genom att titta på hur mycket tid som krävs och arbetskraftskostnaderna för att genomföra uppgifterna. Kostnaden för projektet är knuten till hur lång tid projektet tar, vilket går tillbaka till projektets omfattning. Räckvidden, milstolparna, uppgifterna och budgeten måste vara anpassade och realistiska.

Plan för personalresurser

Personalresursplanen visar hur projektet ska bemannas. Ibland känd som bemanningsplanen, definierar HR-planen vem som ska vara i projektgruppen och hur mycket av ett tidsengagemang som varje person förväntas göra. Vid utvecklingen av denna plan förhandlar projektledaren med teammedlemmar och deras handledare om hur mycket tid varje teammedlem kan ägna åt projektet. Om ytterligare personal behövs för att konsultera projektet men ingår i projektgruppen, dokumenteras det också i bemanningsplanen. Återigen konsulteras lämpliga handledare.

Plan för riskhantering

Många saker kan gå fel på ett projekt. Även om det är utmanande att förutse varje möjlig katastrof eller mindre hik, kan många fallgropar förutsägas. I riskhanteringsplanen identifierar projektledaren risker för projektet, sannolikheten för att dessa scenarier kommer att hända och strategier för att mildra dem. För att formulera denna plan söker projektledaren input från projektsponsorn, projektgruppen, intressenter och interna experter.

Åtgärdsstrategier införs för risker som troligen uppstår eller har höga kostnader i samband med dem. Risker som troligtvis inte inträffar och som har låga kostnader noteras i planen, även om de inte har någon begränsningsstrategi.

Kommunikationsplan

En kommunikationsplan beskriver hur ett projekt ska kommuniceras till olika målgrupper. Liksom arbetsuppdelningsstrukturen tilldelar en kommunikationsplan ansvar för att slutföra varje komponent till en projektgruppsmedlem.

I detta steg är det viktigt att beskriva hur frågor kommer att kommuniceras och lösas i teamet och hur ofta kommunikation kommer att göras till teamet och intressenterna eller chefen. Varje meddelande har en avsedd publik. En kommunikationsplan hjälper projektledare att se till att rätt information kommer till rätt personer vid rätt tidpunkt.

Plan för intressenthantering

En förvaltningsplan för intressenter identifierar hur intressenter kommer att användas i projektet. Ibland behöver intressenter bara ta emot information. Det kan tas om hand i kommunikationsplanen. Om det behövs mer från intressenterna, beskriver en förvaltningsplan för intressenterna hur den kommer att erhållas.

Ändra hanteringsplan

En förändringshanteringsplan fastställer en ram för att göra ändringar i projektet. Även om projektledare tenderar att vilja undvika förändringar i projektet är de ibland oundvikliga. Förändringshanteringsplanen innehåller protokoll och processer för att göra ändringar. Det är av avgörande betydelse för ansvarighet och transparens att projektsponsorer, projektledare och projektgruppsmän följer planen för förändringshantering.