Vad kan en arbetsgivare göra om en undantagen anställd inte arbetar 40 timmar?

Innehåll

• Vem tappar bort i den här situationen?
• Arbetsgivaralternativ om en anställd inte arbetar 40 timmar
• Ha en diskussion med den undantagna anställden som inte arbetar 40 timmar
• Befriad anställd kanske inte vill arbeta 40 timmar
• Poängen

På ett kontor där företagspolicyn anger att undantagna anställda måste arbeta en 40-timmars arbetsvecka arbetar inte en undantagen anställd 40 timmar. Kontorschefen förstår att företaget måste betala en undantagen anställd en full lön även om de inte arbetar en hel dag. Hur skulle du ta upp detta med den anställda, frågade kontorschefen?

Först och främst gjorde du ett bra jobb genom att ställa frågan och inte bara skära ned den anställdas lönecheck. Många arbetsgivare förstår inte att du inte kan klippa av en undantagen arbetstagares lönekontroll om de inte lägger in hela 40 timmar.

Om arbetstagaren är 10 timmar kort under varje löneperiod betyder det att de har tagit mer än 80 timmar från jobbet. Det är två hela veckors semester på fyra månader utan dockning av sin semester eller lön. Medarbetaren har århundradets affärer från en organisation som tillåter denna praxis att fortsätta.

Vem tappar bort i den här situationen?

Ditt företag förlorar. Du anlitade den anställde för att göra ett jobb och de gör det inte. Även om det är helt sant att du inte bör nickla och dime dina undantagna anställda på antalet timmar de arbetar, måste de också arbeta med ett rimligt antal timmar.

Detta betyder i allmänhet att du kan förvänta dig att en vecka arbetar 40 timmar, nästa 45, följande 37. Ett schema som detta balanserar i slutändan. Det du har istället är en anställd som konsekvent arbetar 35 timmar och det är inte det du anlitade dem för att göra. Så låt oss fixa den här situationen. Här är hur.

Arbetsgivaralternativ om en anställd inte arbetar 40 timmar

Lagligt kan du docka anställdens semestertid i alla steg du vill. Statlig lag reglerar semester och de flesta stater överlämnar ganska mycket det till företaget. Du följer din egen handbok för anställda, så du kan behöva uppdatera din handbok så att den reflekterar din praxis bättre.

Men denna praxis skickar ett dåligt meddelande till de anställda när du ansluter semesterlön för undantagna anställda. Du vill att dina undantagna anställda ska kunna lämna tidigt då och då för att gå till en läkarmöte eller delta på en föräldarkonferens utan att ge upp sin semester.

Ha en diskussion med den undantagna anställden som inte arbetar 40 timmar

En bättre lösning är att ha en sit-down diskussion med medarbetaren. Den första frågan att ställa är varför de lämnar tidigt så ofta?

Du kanske upptäcker att de lämnar tidigt eftersom de inte har mer arbete att göra, och varför hålla sig kvar? Detta är helt legitimt. Om du är en undantagen anställd får du betalt för att göra jobbet och om du kan göra 40 timmars arbete på 35 timmar, varför hålla dig och stirra i taket?

Om de inte gör allt som förväntas av dem, blir frågan emellertid vet de det? Du kanske tycker att det är ett problem med kommunicerade förväntningar. Deras kunskap om kraven passar inte dina förväntningar.

Ofta, när en anställd är ny i jobbet, berättar du inte för dem allt vad de borde göra och du antar att de kommer att räkna ut det.Om detta är fallet, diskutera deras ansvar med dem och problemet bör lösa sig själv. När de tydligt förstår målen och förväntningarna på sitt jobb, kommer den genomsnittliga anställden att göra dem.

Den anställda kan ha en personlig fråga som kräver mycket tid. Finns det ett medicinskt problem? Terapi? Ett barn som behöver vård? De kan hoppas att ingen lägger märke till det och är helt stressad över det.

Om så är fallet kan du diskutera med dem ett mer permanent flexibelt schema så att du som arbetsgivaren vet vad du kan förvänta dig av dem. Till exempel, låt dem arbeta 10 timmar måndagar och onsdagar och en halv dag på tisdagen för att ta hand om sin situation och fortfarande arbeta 40 timmar.

Med 15 anställda omfattas du lagen om amerikaner med funktionshinder (ADA) och en medicinsk (mental eller fysisk) situation kan komma att omfattas av ADA. Detta kräver rimligt boende från verksamheten.

Befriad anställd kanske inte vill arbeta 40 timmar

Den anställda kanske vill arbeta bara 35 timmar i veckan. Du kan säga nej. Eller så kan du säga, "Det är bra, men vi kommer att sänka din lön för att matcha dina timmar." Detta är helt legitimt - du beräknade deras lön baserat på en 40-timmars arbetsvecka. Om arbetstagaren bara ska arbeta 35 timmar är en lönesänkning i ordning. Den anställda kan bestämma sig för att de hellre vill arbeta 40 timmar och behålla hela lönen.

En hel mängd andra frågor kan hända, men den viktiga frågan är att du måste se till att dina förväntningar matchar deras. Det är upp till dig att berätta för den anställda att du behöver en förändring och sedan följa igenom för att se till att det händer.

Poängen

Och kom ihåg att även om du inte kan ansluta en undantagen arbetstagares lön kan du avfyra en undantagen anställd för att du inte arbetar det nödvändiga antalet timmar. Det är den sista utväg, men ibland måste du skjuta upp anställden. Någon som utnyttjar en snäll chef är inte en bra anställd.

————————————

Suzanne Lucas är frilansjournalist som specialiserat sig på mänskliga resurser. Suzannes arbete har presenterats i anmärkningsvärda publikationer inklusive "Forbes", "CBS", "Business Inside"r," och "Yahoo."