Vad är arbetsplatsens närvaro?
Innehåll
- Närvarande på jobbet och HR-avdelningen
- Vad är en närvarupolicy?
- Ett exempelsystem för att delta utan fel
Att spåra din anställdes närvaro är viktigt för ditt företags resultat. Närvaro definieras helt enkelt som att duker upp för arbetet, men hur kan du spåra varje anställds närvaro? Det kan tyckas som en skrämmande uppgift, men det är ganska enkelt om du implementerar en väldefinierad policy och ett spårningssystem.
När det gäller anställda per timme eller som inte är undantagna definieras ett närvarosystem tydligt när de anställda ska visa upp för arbetet. Detta är särskilt viktigt för anställda som inte är befriade som ofta utför jobb som kräver att en annan person är närvarande för att betjäna kunder.
Det är också viktigt för anställda som ingår i en automatiserad process som kräver att en arbetare är närvarande vid varje arbetsstation för att producera en viss produkt eller en tjänst. I allmänhet finns närvaropolitiker på grund av denna typ av arbetare. De existerar inte för undantagna anställda. Närvaro används också för att definiera antalet personer som är närvarande på en viss dag och avser oftast anställda som betalas varje timme.
Närvarande på jobbet och HR-avdelningen
Närvaro kallas också "närvarande på jobbet" eller "presentism". Till exempel kan en HR-avdelning göra anteckningar i en anställds personalfiler eller i ett företags bedömning av dess arbetsplatsutmaningar eller mål.
Exempel på anteckningar om "presentism" som hålls av HR inkluderar:
- Rob hade en underbar rekord närvaro; han missade sällan en arbetsdag.
- Mary har en utmaning med närvaron och kommer sent för att arbeta minst två dagar i veckan.
- Närvaron på det första skiftet var i genomsnitt bara 75% på måndagar eftersom anställda återhämtade sig från deras helgkul.
- Att få kvalificerade medarbetare som vill arbeta en andra skift med bra närvaro är utmanande. Anställda föredrar att arbeta dagar i motsats till arbetsnätter eller föredrar att arbeta på midnattskiftet så att de har sina dagar fria. Andra skift skar i arbetstagarens lediga tid på både dagar och nätter.
Vad är en närvarupolicy?
Enkelt uttryckt, en närvaropolicy ger riktlinjerna och förväntningarna för anställdas närvaro i arbetet enligt definition, skrivning, spridning och implementering av en organisation.
Närvaropolitiken finns oftast för anställda per timme eller som inte är undantagna för vilka en organisation i allmänhet måste spåra timmar och betala för övertid som överstiger 40 timmar i veckan.
Registrering av tid på jobbet krävs enligt lagen om rättvis arbetsnormer (FLSA) som reglerar betalningen av övertid.
Dessutom utför anställda för vilka närvaro spåras ofta jobb som är beroende av att andra anställda är närvarande. Sådana jobb inkluderar produktionslinjearbete i en tillverkningsanläggning.
En närvaropolitik används ibland omväxlande med en frånvaropolitik. En närvaropolitik är emellertid mycket mer snävt definierad och begränsad till närvaro, i motsats till frånvaro-politik som hanterar frånvarohanteringsfrågor.
Ett exempelsystem för att delta utan fel
Ett system med no-fault-punkter är ett exempel på en effektiv närvaropolitik. Målet med detta system är att belöna god närvaro och eliminera anställningen för personer med dålig närvarojournal.
Eftersom det använder ett poängsystem och inte ursäkt frånvaro lämnar det chefer och handledare från rollen som domare och jury. Det är ett objektivt system som sätter ansvar och ansvar för närvaro på den anställdes axel, där det borde vara.
I ett system utan närvaro vid deltagande kan frånvaro registreras med hjälp av detta system:
- Varje frånvaro = 1 poäng (inga flera dagars händelser)
- Varje sen-in (tardy) eller early-out = 1/2 poäng
- Varje no-show för arbete = 2 poäng
- Varje retur utan föregående samtal = 1 poäng
- Varje frånvarofritt kvartal eliminerar alla poäng och belönar medarbetaren en ledig dag med lön.
- Varje anställd börjar färskt, utan poäng, varje år.
Progressiv disciplinåtgärd åtföljer ett närvarosystem utan fel. Om en anställd tjänar ett visst antal poäng får de en varning som successivt förvärras. Ett sådant system gör att både arbetsgivaren och den anställda kan veta exakt vilka konsekvenser det får för dåligt närvaro.
- 7 poäng = verbal varning
- 8 poäng = skriftlig varning
- 9 poäng = 3 dagars upphängning
- 10 poäng = uppsägning
Det är viktigt att få dina anställda på rätt spår med en detaljerad närvarupolicy som inkluderar belöningar och påföljder för varje anställdes närvaro.
