Hur man kör effektiva affärsmöten som ger resultat
Innehåll
- Åtgärder som ska vidtas före affärsmötet
- Planera affärsmötet
- Se till att du behöver ett möte
- Se till lämpligt deltagande vid mötet
- Distribuera och granska förarbeten före mötet
- Åtgärder som ska vidtas under affärsmötet
- Underlätta affärsmötet effektivt
- Involvera varje deltagare i genomförbara åtgärder
- Skapa en effektiv uppföljningsplan för affärsmöten
- Åtgärder som ska vidtas efter affärsmötet
- Publicera mötesprotokoll
- Följ upp effektivt
- Skapa ansvarighet under nästa möte
- Debrief över mötesprocessen för att kontinuerligt förbättras
Människor tillbringar så mycket tid i affärsmöten att omvandla mötetid till hållbara resultat är en prioritering för framgångsrika organisationer. Åtgärder som gör affärsmöten framgångsrika kräver ledning av mötesledaren före, under och efter mötet.
Åtgärder som ska vidtas före affärsmötet
Åtgärder före affärsmötet ger grunden för att uppnå mötesresultat. Du kan göra all nödvändig uppföljning, men utan förarbetet lyckas du inte.
Planera affärsmötet
Börja med smart planering. Först identifiera om du behöver andra anställda som hjälper dig att planera mötet (dvs att dra in personer från några få avdelningar). Bestäm sedan vad du hoppas uppnå genom att hålla mötet och fastställa genomförbara mål.
Målen du sätter för ditt affärsmöte skapar ramen för en effektiv mötesplan. Som Stephen Covey säger i "Seven Habits of Highly Effective People", "Börja med slutet i åtanke." Ditt mötesändamål bestämmer mötesfokus, mötesagenda och de deltagare du behöver för att delta i mötet.
Se till att du behöver ett möte
Det kan låta bakåt, men när du har utvecklat din affärsmöteplan, se till att ett möte är ett lämpligt medel för att uppnå de mål du fastställde. Att hålla möten är ett dyrt företag när du tänker på de fakturerbara kostnaderna för deltagare. Se till att ett möte är den bästa möjligheten att lösa problemet, förbättra processen eller skapa en långsiktig eller kortvarig strategi för ditt team eller avdelning.
Se till lämpligt deltagande vid mötet
Om ett affärsmöte är lämpligt sätt att uppnå dina mål, kolla med de deltagare vars närvaro är nödvändig för att mötet ska lyckas. Det här kan låta som en no-brainer, men det reser upp den savviest ledaren - de viktigaste deltagarna måste vara tillgängliga för att delta i mötet.
Ibland skickar människor delegater i sin frånvaro. Om en delegat deltar i stället för en avgörande beslutsfattare, se till att den utsedda personalen har befogenhet att fatta slutliga beslut som kan undertecknas. I annat fall skjut upp mötet.
Distribuera och granska förarbeten före mötet
Hur många möten har du deltagit i som började med att mötesledaren skickade ut ett papper eller gjorde en PowerPoint-presentation för att starta en diskussion? Det är frustrerande eftersom mötet blir en gruppinläsning som knappast är produktiv för ditt företag.
Du kan göra affärsmöten mest produktiva och säkerställa resultat genom att tillhandahålla nödvändigt förarbete före mötet. Att tillhandahålla förarbete, diagram, grafer och läsmaterial 48 timmar innan ett möte börjar innebär att alla kommer beredda att hoppa rätt in.
Dokumentation som hjälper dig att uppnå mötesmålen kan innehålla följande:
- rapporter och data
- diagram och länkar till konkurrenskraftig information
- månad-till-datum försäljning
- produktionsplaner
- Microsoft PowerPoint-bilder som illustrerar viktiga diskussionspunkter
- mötesprotokoll, anteckningar och uppföljning från tidigare möten eller relaterade möten och projekt
Åtgärder som ska vidtas under affärsmötet
Under affärsmötet, om du använder tiden effektivt, kommer du att bygga entusiasm för ämnet och generera engagemang från deltagarna. Människor kommer att känna del av något större än deras dagliga utmaningar. Därför kommer ett väl underlättat, aktivt möte som skapar scenen för uppföljningen att ge mötesresultat.
Underlätta affärsmötet effektivt
Mötesledaren sätter en positiv, produktiv ton för interaktion mellan mötesdeltagarna. Effektiv mötesförenkling börjar med en översyn av målen, eller förväntade resultat från mötet, och dagordningen. Undervisaren hjälper gruppmedlemmarna att hålla fokus och produktiva.
Mötesdesign och dagordning sätter ramarna för mötet. En effektiv facilitator, som håller deltagarna på rätt spår, säkerställer att förväntade, önskade resultat uppnås som ett resultat av mötet.
Involvera varje deltagare i genomförbara åtgärder
Varje arbetsgrupp har olika personligheter som dyker upp för möten. Du har tysta medarbetare såväl som människor som försöker dominera varje diskussionspunkt. Oavsett om du underlättar eller deltar i mötet måste du involvera varje deltagare i processen med mötets mål.
Detta säkerställer att varje deltagare investeras i mötets ämne och kommer att följa upp. Du har inte en medlem - eller dig själv - som försöker bära hela lasten.
Skapa en effektiv uppföljningsplan för affärsmöten
Gör en uppföljningsplan med affärsposter under affärsmötet. Effektiva planer inkluderar följande:
- Den specifika åtgärdsposten
- Namnet på den person som tog ägande för att utföra åtgärdsobjektet
- Åtgärdens förfallodag
- Konsensus om vad som utgör slutförandet av åtgärdsposten
Diskutera verkliga scenarier och hinder för framgång som teammedlemmarna kan uppleva när de försöker uppnå de saker som krävs för att producera resultat. Om du behöver ett uppföljningsmöte, ställ in tiden innan deltagarna lämnar så att den finns på allas kalender.
Åtgärder som ska vidtas efter affärsmötet
Åtgärder och planering före och under mötet spelar en stor roll för att hjälpa dig att uppnå förväntade, positiva och konstruktiva resultat. Dina åtgärder efter mötet är lika viktiga. Uppföljning vid nästa planerade möte är aldrig tillräckligt med en investering för att säkerställa resultat.
Publicera mötesprotokoll
Publicera dina protokoll och handlingsplan inom 24 timmar. Människor kommer mest effektivt att bidra till resultat om de kommer igång med åtgärdsobjekt direkt. De har fortfarande ett nytt minne av mötet, de olika diskussionspunkterna och skälen för varje mötesobjekt.
En försening i fördelningen av minuter kommer också att påverka dina resultat eftersom de flesta väntar på att minuterna kommer fram innan de tar upp sina åtaganden.
Följ upp effektivt
Att respektera och följa tidsfrister och uppföljning hjälper dig att uppnå resultat från dina möten. Efter mötet bör varje person med en åtgärdspost göra en handlingsplan för att fullgöra sina åtaganden.
Oavsett om de skriver stegen i sin planerare, delegerar uppgifterna till en annan personalperson eller slutför uppgiften omedelbart, är individen ansvarig för uppföljningen.
Och du kan förbättra mötesresultaten genom att följa upp varje person halvvägs mellan mötena. Ditt mål är att kontrollera framstegen och se till att uppgifterna pågår.
Skapa ansvarighet under nästa möte
Har du någonsin satt i ett uppföljningsmöte som bestod av att varje deltagare berättade för gruppen varför de inte kunde fullgöra sitt engagemang? Att fastställa normen eller anpassa till ansvar för resultat börjar tidigt i din mötescykel.
Uppföljning av facilitator halvvägs mellan möten hjälper, men gruppen måste göra misslyckanden med att hålla åtaganden oacceptabla. Låt deltagarna rapportera om framsteg och resultat vid nästa möte med förväntan att alla deltagare har uppnått sina tillskrivna mål. Om en uppgift stoppas, se vid nästa möte om det finns en legitim vägspärr att gå vidare och avgöra hur man ska gå vidare.
Debrief över mötesprocessen för att kontinuerligt förbättras
Övningen av att beskriva varje affärsmöte är ett kraftfullt verktyg för kontinuerlig förbättring. Deltagarna vänder sig och diskuterar vad som var effektivt eller ineffektivt med den nuvarande affärsmöteprocessen. De diskuterar också de framsteg som de känner att gruppen gör i ämnet.
