Viktiga presentationsfärdigheter för framgång på arbetsplatsen

Innehåll

• Vad är presentationsfärdigheter?
• Presentationsfaser
• Typer av presentationsfärdigheter
• Analytisk
• Organisation
• Icke-verbal kommunikation
• Presentationsprogramvara
• Tala inför publik
• Forskning
• Muntlig kommunikation
• Skrivande
• Mer presentationsfärdigheter
• Hur du gör dina färdigheter sticker ut

Oavsett om du är en högre chef eller en administrativ assistent, är att utveckla dina presentationsförmågor ett viktigt sätt att klättra i ett kontorsbaserat jobb. Ledare fattar beslut baserade på information som delas i presentationsformat, och knappt någon affärsverksamhet ändrar sig utan att först se en övertygande presentation.

Inte alla presentationer äger rum vid ett formellt möte. Många presentationsförmågor är relevanta för en-till-en konsulter eller försäljningssamtal.

Det är viktigt för alla kontorsanställda att veta vilka steg som går för att skapa en effektiv presentation och vilka presentationsfärdigheter som är viktigast för arbetsgivarna.

Att lyfta fram dessa färdigheter hjälper dig också att sticka ut under din jobbsökning.

Vad är presentationsfärdigheter?

Presentationsförmåga hänvisar till alla kvaliteter du behöver för att skapa och leverera en tydlig och effektiv presentation. Även om det du säger under en presentation är viktigt, värderar arbetsgivarna också förmågan att skapa stödmaterial, till exempel bilder. Din potentiella arbetsgivare kanske vill att du ska leverera information och rapporter till kollegor, genomföra utbildningar, presentera information till klienter eller utföra ett antal andra uppgifter som innebär att prata inför en publik.

Att ge engagerande och lättförståliga samtal är en viktig del av de starka muntliga kommunikationsfärdigheterna som är ett jobbkrav för många positioner.

Presentationsfaser

Varje presentation har tre faser: förberedelse, leverans och uppföljning. Alla presentationsförmågor passar in i en av dessa tre faser.

Förberedelse involverar forskning och att bygga presentationen. Detta kan innebära att du skapar hela texten (eller åtminstone skriver anteckningar) och skapar eventuella bilder och annat stöd för visuellt / ljudmaterial. Du måste också se till att lämplig plats är tillgänglig och korrekt inställd i förväg och att projektorn fungerar (om du behöver en) och ansluter till din bärbara dator. Du vill också öva din presentation så många gånger du behöver för att känna dig bekväm att leverera den med lätthet och självförtroende inom den tid som tilldelats för presentationen.

Färdigheter relaterade till förberedelser inkluderar:

• Utför forskning relaterad till ditt presentationsämne
• Utarbeta diagram och grafer som visar dina forskningsresultat
• Lär dig om din publik för att bättre anpassa din presentation till deras behov
• Skapa digitala bilder
• Dela upp en presentation i delar av rimlig längd
• Att använda statistik effektivt för att övertyga en publik
• Inkorporera konkreta exempel och berättelser för att illustrera poäng och bibehålla publikens uppmärksamhet
• Förbereder handouts eller digitala referenser så att publiken inte är upptagen av anteckningar
• Att främja presentationer effektivt för att skapa en lämplig publik

Leverans är den del publiken ser. En bra leverans beror på noggrann förberedelse och säker presentation och kräver sin egen distinkta kompetensuppsättning.

Färdigheter relaterade till leverans inkluderar:

• Att ge en uppmärksamma öppning för ett föredrag
• Ge en sammanfattning av vad som kommer att täckas för att introducera en presentation och ge sammanhang
• Använd kroppsspråk och ögonkontakt för att förmedla energi och självförtroende
• Pausar för att betona viktiga punkter
• Modulera sångton för betoning
• Artiklar tydligt och smidigt
• Injicera humor
• Prata med entusiasm och animation
• Projicera förtroende
• Sammanfatta viktiga punkter vid avslutningen
• Fältfrågor för att klargöra punkter

Uppföljninginkluderar ordentligt nedbrytning och lagring av utrustning, kontakt med alla publikmedlemmar som du gick med på att kommunicera vidare, och uppmana, samla in och analysera feedback. I vissa presentationer kan du samla in information från publikens medlemmar - som namn och kontaktinformation eller genomförda undersökningar - som du också måste organisera och lagra.

Färdigheter relaterade till uppföljning inkluderar:

• Skapa ett utvärderingsformulär för att begära feedback från deltagarna
• Tolka feedback från utvärderingar och modifiera innehåll och / eller leverans för framtida presentationer
• Organisera en databas med deltagare för framtida presentationer
• Intervjua nyckelpersoner för att få ytterligare feedback
• Skicka e-post till presentationerna till deltagarna

Typer av presentationsfärdigheter

Analytisk

De bästa presentatörerna förbättrar ständigt sina färdigheter. För att bli bättre måste du kunna se ärligt på dina prestationer, utvärdera feedbacken du får och ta reda på vad du behöver göra för att förbättra. Det kräver analytiskt tänkande.

Ännu viktigare är att du måste ha ett fast grepp om den information du ska kommunicera till andra. Du måste analysera din publik och vara beredd att tänka snabbt om du ställer frågor som tvingar dig att visa att du är helt medveten om materialet och dess konsekvenser.

• Problemkänslighet
• rapportering
• Undersökande
• Optimering
• Förutsägbar modellering
• Problemlösning
• Omstrukturering
• Strategisk planering
• Integration
• Processhantering
• Pågående förbättringar
• Diagnostik
• dissekera
• utvärdera
• Dom

Organisation

Du vill inte vara den person som tillbringar hälften av sin presentationstid på att försöka hitta en kabel för att ansluta sin bärbara dator till projektorn. Många saker kan gå fel strax före en presentation, och de kommer antagligen att göra om du inte är organiserad.

Presentation förberedelse innebär också att hålla reda på anteckningar, information och start / stopptider.

En presentation som har gått över halva tiden som tilldelats är problematisk, liksom en som är för långdragen.

Slutligen vill du korrekturläsa och finjustera allt material du planerar att använda för presentationen.

• Evenemangsplanering
• revision
• benchmarking
• Prioritering
• Journalföring
• schemaläggning
• Uppmärksamhet på detaljer
• Snabbt tänkt

Icke-verbal kommunikation

När du pratar med en publik kan sättet du presenterar dig själv vara lika viktigt som hur du presenterar din information. Du vill vara säker och engagerande. Du kan göra detta genom bra hållning, användning av handgester och genom att göra ögonkontakt med publiken. Öva din icke verbala kommunikation genom att filma dig själv genom att göra en övningspresentation och observera ditt kroppsspråk noggrant.

• Aktivt lyssnande
• Lager
• Balans
• Förtroende
• Emotionell intelligens
• Respekt
• Underlätta gruppdiskussion
• Medvetenhet om etnisk, politisk och religiös mångfald

Presentationsprogramvara

Microsoft PowerPoint är den dominerande programvaran som används för att skapa visuella hjälpmedel för presentationer. Lär dig att använda den väl, inklusive specialfunktionerna utanför grundmallar som verkligen kan leva upp en presentation. Även om någon annan förbereder ditt bildspel för dig hjälper det att veta hur du använder programvaran vid ändringar i sista minuten.

• Microsoft Office
• Design
• Grundton
• Google Slides
• Adobe Presenter

Tala inför publik

Du måste verka bekväma och engagerande när du talar inför en live publik, även om du inte är det. Detta kan ta många års övning, och ibland är det offentliga talet bara inte för vissa människor. En obekväm presentatör är en utmaning för alla. Lyckligtvis kan offentliga talskunskaper förbättras med träning.

• Artikulation
• Engagemang
• Bedöma publikens behov
• Consulting
• Hantera svåra frågor
• Kontrollera prestationsångest
• memorering
• Modulera sångton

Forskning

Forskning är det första steget i att förbereda de flesta presentationer och kan sträcka sig från en flerårig process till att spendera 20 minuter online, beroende på sammanhang och ämne. Åtminstone måste du kunna tydligt rama in forskningsfrågor, identifiera lämpliga informationskällor och organisera dina resultat.

• brainstorming
• Samarbete
• Big data analytics
• Affärsinformation
• Beräknande
• Fallanalys
• Kausala förhållanden
• klassificera
• Jämförande analys
• Datatolkning
• Deduktivt resonemang
• Induktivt resonemang
• Sökmotorforskning

Muntlig kommunikation

Offentligt talande är en form av muntlig kommunikation, men du behöver andra former för att ge en bra presentation. Specifikt måste du veta hur du svarar på frågor. Du bör kunna förstå frågor som ställs av din publik (även om de är konstiga eller dåligt formulerade) och ge respektfulla, ärliga och exakta svar utan att bli obemannade.

• Aktivt lyssnande
• Fokus
• Empati
• Hantera svåra frågor
• Självsäkerhet
• rådgivning
• Bekräftelse
• enunciation

Skrivande

Du kanske behöver eller inte behöver ett skriftligt manus, men du behöver förplanera vad du ska säga, i vilken ordning du kommer att säga det och på vilken detaljnivå. Om du kan skriva ett sammanhängande uppsats kan du planera en presentation.

• Grammatik
• Stavning
• Ordförråd
• Korrekturläsning
• Bygga konturer
• Anteckna
• Dokumentmarkeringar

Mer presentationsfärdigheter

• sammanfattande
• försäljning
• Övertalning
• Tillhandahålla anekdoter för att illustrera en punkt
• Humör
• Träning
• Övar
• Designa utdelningar
• Erkänna och motverka invändningar
• Posera undersökningsfrågor för att få mer detaljerad information om specifika frågor
• Få kritik utan försvar
• Avstå från att tala för ofta eller avbryta andra
• Att förutse andras oro
• Produktkunskap
• SWOT-analysformat
• Stödja uttalanden med bevis
• Flerspråkig
• kontrakt
• Arbeta med granskare
• Konsistens
• Utveckla och underhålla standardoperationsförfaranden (SOP)
• Utveckla ett uttalande
• Kreativitet
• Logik
• Skapa och hantera förväntningar
• Motivering
• coaching

Hur du gör dina färdigheter sticker ut

INKLUDERA Färdigheter på ditt CV: Om det är tillämpligt kan du nämna dessa ord i din CV-sammanfattning eller rubrik.

Höjdljusfärdigheter i din täckbricka: Nämn en eller två specifika presentationsförmågor och ge exempel på exempel när du demonstrerade dessa egenskaper på arbetsplatsen.

VISA DINA PRESENTATIONSFärdigheter i jobbintervjuer:Under intervjuprocessen kan du bli ombedd att ge en provpresentation. I det här fallet vill du förkroppsliga dessa färdigheter under presentationen. Till exempel vill du visa dina muntliga kommunikationsförmågor genom att tala tydligt och tydligt under hela presentationen.