Använda organisationsdiagram som ett styrverktyg

Innehåll

• "Standard" organisationsdiagram
• Förvirrande organisationsdiagram
• Organisationsdiagram som ett styrverktyg
• Hur det ska göras
• Sättet som ett orgeldiagram ska vara

Organisationsdiagram, eller kort för organ, används för att visa människor organisationens avsedda struktur. Denna "formella" organisation är tänkt att återspegla företagets maktstruktur. Ibland tjänar Orgdiagrammen bara till att förvirra människor vad strukturen egentligen är. Detta är vanligtvis inte avsiktligt, utan reflekterar förvirringen hos de inblandade.

Det är dock också möjligt att använda ett orgdiagram som ett styrverktyg för att främja uppnåendet av din organisations mål. Vi kommer att undersöka typiska exempel på "standard" Org-diagram. Vi kommer att titta på förvirrande Org-diagram. Slutligen kommer vi att diskutera användningen av Org Chart som ett förvaltningsverktyg.

"Standard" organisationsdiagram

Standardorgandiagram används vanligtvis för att visa människor organisationens avsedda struktur. Denna "formella" organisation är tänkt att återspegla företagets maktstruktur. Ofta återspeglar det bara ansvarsstrukturen. Den verkliga kraften i organisationen följer ofta kommunikationslinjer istället för linjer i Orgkarta.

Diagrammen har vanligtvis pyramidform. De visar den ansvariga överst. Nedan finns klusterade underordnade, vanligtvis i gradvis mindre rutor. Vanligtvis uppfattas individer som visas på samma horisontella nivå i Orgdiagrammet som ”kamrater” inom organisationen.

Detta orgdiagram från Imperial College's Department of Computing (DOC) är typiskt för pyramiddiagrammet. Institutionschefen har fem direktörer som rapporterar direkt till honom, plus en vice chef och en sökkommitté. Varje direktör har sina direkta rapporter i de gröna ovalerna under sina kommittéer.

Förvirrande organisationsdiagram

Ibland kan Orgdiagrammen förvirra människor vad strukturen egentligen är. Detta är vanligtvis inte avsiktligt, utan återspeglar snarare förvirringen hos de inblandade. Om du är osäker på gruppens funktionella relationer, eller om de ofta förändras, är det praktiskt taget omöjligt att exakt diagrama dem.

Det kanske vanligaste stället att hitta förvirrande Org-diagram är i den amerikanska federala regeringen. Orgdiagrammet för Oak Ridge National Laboratory Division för datavetenskap och matematik förmedlar inte snabbt en förståelse för organisationens struktur. Det verkar tyder på att elva funktioner rapporterar direkt till direktören.

Medan kontrollintervallet (antalet direkta rapporter som en chef effektivt kan övervaka) varierar avsevärt, har vi svårt att tro att detta är en optimalt fungerande organisation. Vissa av funktionernas ledare är troligen "mer jämlika." Om vi ​​skulle kartlägga kommunikationsflödet inom denna organisation, och hur mycket tid varje underordnad tillbringade med direktören, skulle vissa av de direkta rapporterna troligen behöva klassificeras som underordnade andra funktioner.

Organisationsdiagram som ett styrverktyg

Orgdiagram är vanligtvis en reaktiv, snarare än en proaktiv enhet. Vi har skapat en organisation eller låtit en utvecklas, och den har vuxit. Det är inte längre tydligt för människorna i organisationen eller för de personer som de interagerar med, som är ansvariga för vad. Så vi tar fram ett gäng lådor och linjer för att visa alla som gör vad. Sedan lägger vi till streckade linjer och liknande konstgjorda enheter för att visa att det vi tecknade först inte riktigt alltid är fallet.

Ett bättre alternativ är dock att skapa ett orgartabell som återspeglar vart du vill att organisationen ska gå, snarare än helt enkelt återspeglar hur det är nu. Om du vill ha en platt, horisontell organisation, rita orgdiagrammet på det sättet. Visa att sex eller åtta (eller till och med elva som vi såg ovan) rapporterar till VP. Visa att alla tio programmerare rapporterar direkt till projektledaren.

Om din organisation förlitar sig på kvalitetscirklar eller produktionsteam för att utföra sitt uppdrag, bör du visa det i ditt orgdiagram. Känn dig inte tvingad att hålla fast vid horisontella grupperingar och vertikala linjer. Om dina anställda tydligare förstår deras roller genom att göra det, kan du använda cirklar, inverterade trianglar eller vad du än behöver.

Det finns många mjukvaruprodukter på marknaden som hjälper dig att visa hur du vill att din organisation ska fungera. OrgPlus är ett exempel på de typer av verktyg som kan användas för att förtydliga många aspekter av verksamheten, inklusive Org Charts.

Hur det ska göras

Exemplet nedan är en representation av ett Org-diagram, som imponerade mig mycket. Det släpptes för att inleda en ny era för ett företag som krävde kreativa, nya åtgärder från alla dess anställda.

Den visar tydligt den platta, horisontella strukturen som är avsedd att främja kommunikation och innovation. Det visar tydligt det team som bildas av de två bästa officerarna, vilket indikerar vad de anställda förväntas göra. Ändå behåller de otvetydiga linjerna med det slutliga ansvaret. VD är klart ledande för företaget, men alla andra vet att de måste göra sin del för att lyckas.

Sättet som ett orgeldiagram ska vara

Det är fortfarande för tidigt att säga om detta orgdiagram kommer att ha önskad effekt. Det har varit på plats bara ett par veckor. Emellertid har företagets tjänstemän tydligt använt det som ett effektivt förvaltningsverktyg för att driva deras organisation mot dess nya mål.