Hur man planerar ett företagsmöte
Innehåll
- Förplanera projektet
- Bygg teamet
- Planera agendan
- Hitta utrymmet
- Dra bort det
- Projektplan för företagsmöte
- 1. Förplanera projektet
- 2. Bygg projektgruppen
- 3. Utveckla agendan
- 4. Planera utrymmet
- 5. Publicera evenemanget
- 6. Följ upp
- 7. Granska och betygsätt
- Ytterligare planering
Grattis! Ditt företag kommer att hålla ett möte för en grupp anställda valda från alla nivåer i företaget. VD har gett dig projektledarens ansvar för evenemanget. Dessa tips och exempelprojektplan visar ett sätt som en projektledare kan närma sig att bygga projektplanen för ett företagsmöte eller ett liknande komplex projekt.
Förplanera projektet
Ditt första steg är att planera planen. Du börjar med att diskutera händelsen med intressenterna. Om detta gjordes förra året, vad gick då rätt? Vad gick fel? Vem ledde projektet och kan de hjälpa dig att undvika fallgropar i år? Eftersom verkställande direktören tilldelade projektet till dig, vad vill han / hon ha av händelsen? När kommer evenemanget att vara? Var? Vad är budgeten?
Sätt i så mycket information du kan. Det här är skelettet som du bygger projektplanen på.
Bygg teamet
Vilka andra resurser behöver du för att göra detta projekt till framgång? Finns det människor i andra avdelningar som kan hjälpa dig att göra detta evenemang till framgång? Vad behöver du göra för att få hjälp där? Kan du bara fråga eller behöver du få formellt godkännande från deras chef? Hur mycket tid behöver du från dem? Vilka specifika färdigheter behöver du för att de ska kunna tillhandahålla? Kan någon annan tillhandahålla den kompetensen om den person du vill inte är tillgänglig?
Eftersom detta är ett företagsomfattande möte, hur kan HR hjälpa? Behöver du hjälp från anläggningsavdelningen? Vad sägs om marknadsavdelningen? Behöver du hjälp på det området?
Planera agendan
När du vet hur länge mötet kommer att pågå börjar du fylla i tidsblocken. Behöver du en öppningshögtalare? Vem blir det? Kommer du att hålla deltagarna ihop eller kommer du att dela upp dem i mindre grupper för en del av programmet? Hur många andra högtalare behöver du? Vem kommer att anlägga de mindre sessionerna om du går ut?
Kommer evenemanget att ta mer än en dag? Hur stänger du dag ett? Hur öppnar du på dag två igen?
Hur kommer du att packa upp i slutet? Behöver du ett avslutande tal? Hur kommer du att hantera logistiken för personer som checkar ut från hotellet om du bokar ett?
Hitta utrymmet
Ta reda på hur många som kommer. Bestäm sedan hur stort utrymme du behöver. Var kommer evenemanget hållas? Finns det rum på företagskontoret eller behöver du ett större utrymme? Vill verkställande direktören att mötet hålls off-site så att folk kan koncentrera sig, eller vill han / hon att det hålls på kontoret för att minimera kostnaderna?
Vilka egenskaper i ditt område kan ge det utrymme du behöver? Är ett hotell nära flygplatsen ett bra val för att minimera resetiden för personer som anländer från staden eller borde du hitta något utanför staden som blir tystare?
Vad tar de olika platserna ut för sina anläggningar? Vad inkluderar de och vad behöver du köpa och ha tagit in? Kommer de att tilldela en person för dig att arbeta med? Vad är deras policy när det gäller material och människor utanför?
Dra bort det
När du har samlat svar på åtminstone de flesta av dessa frågor kan du börja sätta ihop projektplanen. Kom ihåg att det vi visar här är listan över projektuppgifter, bara arbetsuppdelningsstrukturen (WBS). Det inkluderar inte något av beroenden mellan uppgifter eller tidslinjer. De skulle läggas till senare.
Projektplan för företagsmöte
I Hur man planerar ett projekt med hjälp av de grundläggande verktygen för projektledning diskuterade vi tänkandet bakom projektplanering och använder projektledningsfärdigheter under planeringsprocessen. Så här kan en projektplan uppdelningsstruktur (WBS) leta efter ett projekt för att planera ett företagsmöte:
1. Förplanera projektet
- Bestäm budgeten
- Diskutera med VD för att fastställa projektmål
- Kontakta tidigare projektledare (PM) för tips
- Bestäm intressentlistan
- Kontakta intressenter för input.
- Ange önskat datum för evenemanget
- Bestäm hur många högtalare / presentatörer som behövs
- Bestäm hur många supportpersonal som behövs
- Bestäm hur många anställda som kommer att delta
- Lista möjliga platser för evenemanget
2. Bygg projektgruppen
- Få rep från Marketing
- Få rep från HR
- Se om Inköp tilldelar någon att hjälpa
- Be Susan att hantera alla högtalarnas detaljer
- Hämta rep från faciliteter
- Schemalägga projektet kick-off möte
3. Utveckla agendan
3a plan dag ett
- Ställ in starttid
- Ställ in tid, ordna plats och bemanning för registrering
- Ställ in morgondagens längd
- Ställ in talets längd
- Beräkna antalet talare som behövs för morgonsessionen
- Rekrytera högtalare
- Planera mitt på morgonen (tid och längd)
- Ordna uppdatering av konferensrum under paus (vatten, skräp, etc.)
- Planera lunchpaus (tid, längd, plats, meny, vem som betalar)
- Planera eftermiddagsessionen (längd, antal högtalare)
- Rekrytera eftermiddagshögtalare
- Planera en stängning (tid, vem, längd)
3b Plan dag två
- Ställ in starttid
- Ställ in morgondagens längd
- Beräkna antalet talare som behövs för morgonsessionen
- Rekrytera högtalare
- Planera mitt på morgonen (tid och längd)
- Ordna uppdatering av konferensrum under paus (vatten, skräp, etc.)
- Planera lunchpaus (tid, längd, plats, meny, vem som betalar)
- Planera eftermiddagsessionen (längd, antal högtalare)
- Rekrytera eftermiddagshögtalare
- Planera avslutningsanförande (tid, vem, längd)
- Ordna utcheckningstid med hotellet
4. Planera utrymmet
- Bestäm antalet deltagare
- Planera sittplatser (rader kontra bord)
- Beräkna utrymme som behövs
- Undersök platser tillgängliga med den mängden utrymme (kostnader, plats, tjänster inkluderade)
- Räkna antalet högtalare varje dag och totalt
- Bestäm antal och typ av supportpersonal som behövs
- Ta reda på hur många deltagare / talare / personal som behöver rum
- Förhandla om kostnader och datum med tillgängliga platser
- Skriv kontrakt med vald plats
5. Publicera evenemanget
- Slutför all information med händelsens plats
- Se till att deltagarna blir underrättade
- Meddela alla talare om ämne och presentationstid / dag
- Meddela all supportpersonal om uppgifter och skift
- Få RSVP från deltagare
- Meddela ersättare när det behövs
6. Följ upp
- Få utkast till tal från alla talare
- Gå igenom slutanföranden
- Få namntaggar för alla deltagare, talare, personal
- Köp material och gåvor för deltagare
- Bekräfta med händelsens plats igen
7. Granska och betygsätt
- Skicka nöjdhetsundersökning till alla deltagare
- Skicka granskningsundersökning till alla talare
- Skicka tack till alla talare och personal
- Håll närmöte med projektgruppen
Ytterligare planering
Projektplanens uppdelningsstruktur (WBS) ovan visar ett prov för planering av ett företagsmöte. Det är bara en översikt. Projektgruppen skulle fortfarande behöva arbeta med dessa artiklar och utöka många av dem. Dessutom skulle de behöva arbeta med den tid som krävs för varje uppgift, den relativa vikten av uppgifterna och de interrelationer / beroenden mellan uppgifterna.
