Grunderna i projektledning av kritisk väg

Innehåll

• Definition av den kritiska vägen
• Definiera ditt projektområde och nyckelfunktioner
• Definiera det detaljerade arbetet som ska slutföras
• Följ arbetsuppgifterna för att hitta den kritiska vägen
• Hur projektledaren använder den kritiska vägen
• Poängen

Projektledningsområdet erbjuder en mängd olika verktyg och tekniker utformade för att förenkla och hjälpa till att kontrollera arbetet med att göra något nytt. Per definition är projekt allt det arbete vi gör en gång - det är tillfälliga och unika aktiviteter - i motsats till de många dagliga verksamheterna i ett företag.

Disciplinen för projektledning av kritisk väg (CPM) fastställdes i slutet av 1950-talet och förblir vidsträckt idag. Den här artikeln ger en översikt över hur den kritiska vägen används för att hjälpa team att slutföra sina projektinitiativ.

Definition av den kritiska vägen

Den kritiska vägen per definition är den längsta sekvensen av händelser i en projektplan. Det är de händelser som måste slutföras utan dröjsmål eller projektet riskerar att löpa längre än den planerade varaktigheten.

En annan bild av den kritiska vägen antyder att det är händelseförloppet med den minsta mängden slack (förlängd tid). Denna tekniska terminologi är lättare att förstå genom att beskriva processen för att identifiera den kritiska vägen för ett provprojekt.

Utifrån exemplet med att bygga ett hus definierar stegen nedan processen för att identifiera och använda den kritiska vägen.

Definiera ditt projektområde och nyckelfunktioner

När en grupp samlas för att arbeta på ett projektinitiativ, finns det spänning och energi att gå snabbt framåt med arbetet. En disciplinerad projektledare förstår dock hur viktigt planeringsfasen är för initiativets ultimata framgång. Arbetet med att identifiera den kritiska vägen börjar med att klargöra projektets omfattning och bestämma de viktigaste utgångarna eller funktionerna.

Föreställ dig att du bygger ett hus. Innan du påbörjar ett verkligt arbete på huset är det viktigt att du omfattar projektet och beskriver de viktigaste funktionerna. Låt oss i det här exemplet anta att ditt räckvidd kräver ett 2 000 kvadratmeter stort hem med tre sovrum, ett vardagsrum, matsal, kök, tre badrum och en oavslutad källare till en kostnad som inte överstiger $ 200.000.

Medan specifikationerna erbjuder en bra utgångspunkt för omfattningen måste du fortfarande definiera byggnadsmaterialen - trä eller tegel - och identifiera andra viktiga funktioner, inklusive uppvärmning, luftkonditionering och andra. Sist och inte minst behöver du ett mål för att färdigställa huset.

Definiera det detaljerade arbetet som ska slutföras

Projektledaren använder metoden kritisk väg kommer att arbeta med sitt team för att översätta omfattningen och nyckelfunktionerna till en lista över allt arbete som måste slutföras för att skapa projektet. Ett verktyg som används för att identifiera arbetsuppgifterna är arbetsuppdelningsstrukturen.

Projektledaren arbetar med det utökade teamet för att brainstorma alla uppgifter som behövs för att producera hemmet komplett med de viktigaste funktionerna som vi beskrev i vår scopingaktivitet. En enkel teknik för att jota varje nyckeluppgift på en klisterlapp resulterar ofta i väggar täckta med utgången från denna brainstorming. Processen ignorerar händelseförloppet och tillgången på resurser och fokuserar uteslutande på att identifiera uppgifter. När gruppen har bekräftat att allt arbete som krävs för att leverera projektet har identifierats skapar de tids- och kostnadsberäkningar för varje diskret aktivitet och vänder sedan uppmärksamheten på att identifiera den kritiska vägen.

Följ arbetsuppgifterna för att hitta den kritiska vägen

Beväpnade med innehållet i arbetsuppdelningsstrukturen, inklusive tidsberäkningarna för var och en av arbetsobjekten (även kallad arbetspaket), fokuserar teammedlemmarna på att definiera den händelseförlopp som krävs för att slutföra projektet. De använder nyckelfunktioner eller leveranser identifierade i omfattningsmaterialet som utgångspunkt och bygger ut de olika projektvägarna.

I vårt exempel på att bygga ett hus skulle vi logiskt gräva och hälla grunden och inrama huset innan du lägger till taket. Vår utmaning är att hitta rätt händelseföljd som gör det möjligt för projektet att fortsätta smidigt utan betydande driftsstopp.

Det som framkommer efter denna sekvenseringsaktivitet är ett projektnätverksdiagram komplett med olika vägar. Med hjälp av tidsberäkningarna beräknar projektledaren vanligtvis på programhanteringsprogramvara den tidigaste och senaste gången varje aktivitet kan börja och slutföras. Processen identifierar de objekt i sekvensen som har extra tid (flyta eller slack) och de objekt som absolut inte kan försenas utan att försena hela projektet.

Den sökväg som definierar den längsta varaktigheten eller den minsta mängden slack genom nätverket är den kritiska vägen. Och även om det tekniskt kan finnas flera kritiska vägar i ett projektnätverk, arbetar de flesta projektledare och team med att justera händelseförloppet för att minimera denna möjlighet.

Hur projektledaren använder den kritiska vägen

Beväpnad med tydlighet på de artiklar som måste slutföras i tid eller projektet riskerar att försenas, fokuserar projektledaren betydande tid och uppmärksamhet på att övervaka och kontrollera dessa aktiviteter. Om ett objekt på den kritiska sökvägen potentiellt kommer att köra sent, kan projektledaren tilldela ytterligare resurser för att påskynda slutförandet. Om det finns en resurskonflikt mellan två aktiviteter på den kritiska vägen, kommer projektledaren att lösa detta på ett sätt för att minimera eventuella förseningar.

Att förstå den kritiska vägen förenklar dramatiskt processen för schemaläggning av resurser. Projektgruppen kan fokusera på att säkerställa tillgången på rätt resurser vid rätt tidpunkt. Som beskrivs nedan, om nödvändigt, kan resurser lånas från icke-kritiska aktiviteter för att hålla de tidskänsliga uppgifterna på rätt spår.

Även om artiklar som inte är på den kritiska vägen i slutändan är väsentliga för projektets slutförande, har de per definition extra tid eller slack och deras försening är osannolikt att försena initiativets måldatum. För att kompensera för potentiella förseningar på kritiska vägar lånar projektledare ofta resurser från icke-kritiska artiklar, och utnyttjar flexibiliteten i slack för dessa artiklar.

Poängen

Projekttekniken för den kritiska vägen erbjuder projektledaren en uppsättning verktyg som är avgörande för att hantera risker och optimera chanserna att genomföra projekt i tid. Bakgrundens planeringstid är betydande med denna metod, men fördelarna med kontroll och samordning är ovärderliga.