Ge ditt chef förtroende med en riskhanteringsplan

Innehåll

• Vad är riskhantering i projektledning?
• Planering av riskhantering
• En 5-stegs riskhanteringsprocess
• Steg 1: Starta
• Steg 2: Identifiera
• Steg 3: Utvärdera
• Steg 4: Planera svar
• Steg 5: Implementera

De bästa projektledarna har deras fulla förtroende och projektsponsor. Cheferna bakom sina projekt tror på dem när de säger att de behöver extra finansiering, mer resurser eller hjälpa till att lösa ett problem.

När du arbetar i riskfyllda situationer behöver du rätt kit. Som en vandrare med en ryggsäck med rep och stegjärn behöver du verktygen för att hantera projektrisk också.

Du kan öka din chefs förtroende för ditt projekt med en riskhanteringsplan. En enkel femstegsprocess kan enormt förändra hur din chef ser ditt projekt (och du).

Vad är riskhantering i projektledning?

Riskhantering i projektledning är processen för att identifiera, utvärdera och svara på projektrisker.

Projektrisker är saker som kan påverka projektet (positivt eller negativt, men i allmänhet tolkar människor risk som händelser som skulle ha en negativ inverkan på projektet).

Oavsett om ditt projekt är stort eller litet kommer det att ha risker med det. Dessa risker kan vara allt från risken för att din skolparade regnar bort till risken för en prisökning till en kritisk del av ditt nya kretskort.

Projektrisk kan, om den inte hanteras korrekt, göra det svårare att leverera ditt projekt framgångsrikt. Okontrollerade risker kan lägga till tid till ditt schema, arbeta till din tid och pengar till din budget. Chefer blir nervösa för den här typen av saker. Allt detta kan undvikas med en riskhanteringsplan.

Planering av riskhantering

En riskhanteringsplan är ett utmärkt sätt att öka ditt eget förtroende för förmågan hos ditt projektgrupp att leverera - och det går över till att öka din chefs förtroende också. Du vill att de ska tro att du kan göra det och du vill att de ska vara medvetna om vad som kan hindra dig från att leverera projektet framgångsrikt. En riskhanteringsplan är ett perfekt verktyg för att göra det.

Och gissa vad? Det är verkligen lätt att komma igång.

Projektriskhantering är en enkel femstegsprocess. Låt oss inte göra det mer komplicerat än det behöver vara. Det här är något du kan komma igång med idag, förbereda dig för att diskutera det vid ditt nästa möte och få det klart när någon skriver upp protokollet.

En 5-stegs riskhanteringsprocess

Som med så många delar av projektledningen är riskhantering en process. De fem stegen är:

1. Inleda
2. Identifiera
3. utvärdera
4. Planera svar
5. Genomföra

Om dessa villkor inte betyder så mycket för dig just nu, vänligen hålla fast vid det - jag kommer att förklara allt.

Steg 1: Starta

Först vill du ställa in sammanhanget för din riskhantering i din projekthanteringsmiljö.

Det finns förmodligen inte mycket hemskt arbete att göra här eftersom någon i ditt företag redan har utarbetat en företags riskpolicy och allt du behöver göra är att spåra den. Detta kommer att förklara företagets inställning till risk och kan till och med ge upphov till de mallar du behöver. Mallar sparar alltid ett jobb, så se upp för dem också!

Även om du inte har en företagsriskpolicy kan någon annan som hanterar projekt tillsammans med dig ha en projekthanteringsplan som du kan kopiera. Varför uppfinna hjulet på nytt? Återanvända dokument är ett måste om du vill spara tid och få mer gjort.

Använd vad du har fått reda på för att ta fram en riskhanteringsplan för ditt projekt. Detta är en del av din övergripande projekthanteringsplan och talar om hur du ska närma dig hantera risker för ditt projekt.

Om du inte vet vad du ska lägga i det, läs vidare! Nästa steg ger dig en bättre uppfattning om vad du ska prata om i din riskhanteringsplan.

Detta förbättrar förtroendet genom: Visar din chef att du har ett sätt att hantera osäkerhet i ditt projekt och att du aktivt kommer att hantera risk.

Steg 2: Identifiera

När du har beskrivit en strategi kan du sedan börja arbeta med den.

Nu identifierar du de risker som kommer att påverka ditt projekt. Det här är bara en stillbild i tid och ditt riskregister är något som du vill komma tillbaka till gång på gång för att säkerställa att allt nytt läggs på där också.

Du kan identifiera risker genom att använda en checklista över vanliga risker, intervjua intressenter i projektet (särskilt de svåra intressenterna eftersom de i allmänhet har mycket att säga om vad som kan gå fel), brainstorming sessioner och använda din sunt förnuft.

Du letar efter saker som kan orsaka problem om de någonsin har hänt. (Kom ihåg att risker inte har hänt ännu. Projektfrågor är saker som redan har hänt.)

Hur du än gör det, bör du definitivt involvera andra människor. Ensam, du har inte hela bilden och du kommer slutligen sakna saker.

Risker kan och bör identifieras av vem som helst. Som projektledare är ditt jobb att uppmuntra dina kollegor att ta upp risker med dig så att du som team kan göra något åt ​​dem.

Alla identifierade risker bör registreras i riskregistret. Om du har en projektkoordinator i teamet eller en projektstödperson kan de göra det. Annars är det en del av de administrativa uppgifterna du ska göra.

Detta förbättrar förtroendet genom: Visa att du är medveten om de viktigaste riskerna som kan påverka ditt projekt och att du har ett sätt att ständigt hålla dig medveten om nya risker.

Steg 3: Utvärdera

Riskerna bedöms sedan med avseende på sannolikhet och påverkan. När du bedömer en risk kan du tänka på hur troligt det är att det inträffar, hur mycket det skulle kosta att hantera och hur mycket tid det troligt kommer att lägga till projektets tidslinje.

Som en ytterligare åtgärd kan du också bedöma närheten, vilket innebär hur nära i tiden det är risken att hända. En risk med hög närhet skulle potentiellt hända snart. En risk med låg närhet kan hända vid någon tidpunkt i den avlägsna framtiden. Detta kan ge dig en annan faktor för att prioritera din tid och energi när det gäller att hantera riskerna.

Detta förbättrar förtroendet genom: Att se till din chef att alla i teamet har en tydlig uppfattning om vad som skulle hända om någon av dessa risker faktiskt skulle uppstå.

Steg 4: Planera svar

Nu kommer vi till den köttiga delen av din riskhanteringsplan. I det här steget arbetar du ut hur du hanterar risken genom att identifiera ett lämpligt svar.

Vi gör detta eftersom du hittills bara har en lista över vad som kan hända för att kasta ditt projekt ur kurs i framtiden och hur stor affär det skulle bli. Vad din chef vill veta nästa är: Vad ska du göra med det?

Generellt finns det fyra saker du kan göra för att hantera och hantera en projektrisk. Dom är:

• Undvik: Vidta åtgärder för att förhindra att detta resultat uppstår.
• Överföring: Skift ansvaret till en annan part, till exempel med en försäkring.
• Minska: Vidta åtgärder för att minska problemets påverkan om det inträffar.
• Acceptera: Förstå att riskfyllda resultat kan uppstå, och med ditt teams samtycke vidta inga åtgärder för att förhindra det.

Vissa av dina risker kan ha ett positivt resultat. Till exempel finns det en risk att du säljer så mycket av den nya produkten att du kraschar telefonlinjerna. Det skulle vara ett trevligt problem att ha, men det är fortfarande en risk att du planerar för.

Det finns ett antal sätt som du kan förbereda för en positiv risk som händer, inklusive:

• Utnyttja: Gör ditt bästa för att se till att detta resultat inträffar så att du kan skörda belöningen.
• Dela: Arbeta med en annan kollega eller företag för att göra en positiv risk mer sannolik.
• Förbättra: Påverka de faktorer som kan bidra till ett positivt resultat och försöka få ännu mer nytta.
• Acceptera: Erkänna möjligheten till en positiv risk och gör ingenting.

Du måste ta reda på vilken svarsstrategi som är den bästa för varje risk i ditt register. Du kan till exempel bestämma att risken för att fabrikstaket kollapsar är något du helt enkelt accepterar eftersom det troligtvis inte kommer att hända. Men risken för att matförgiftning tar ut hälften av din arbetskraft är något du aktivt kommer att mildra genom att omskolera all din restaurangpersonal. Om det har hänt tidigare och faktiskt är ganska troligt om du inte gör något åt ​​det, kommer du att minska risken.

När svaret har identifierats och kommit överens, kan riskägare utses för att genomföra handlingsplanen för riskhanteringen. Med andra ord, du behöver någon som ska stå ansvarig för att se igenom de uppgifter du håller med om i din plan.

Detta förbättrar förtroendet genom: Visar din chef att du har funderat på vad du ska göra för de saker som kan orsaka problem för ditt projekt och att du lägger planer för att minska osäkerheten och risken för projektet.

Steg 5: Implementera

Din riskhanteringsplan bör nu inkludera vem som ska ansvara för att utföra riskreducerande aktiviteter för varje risk. De bör nu arbeta igenom dessa uppgifter så att du aktivt hanterar de öppna riskerna.

Detta förbättrar förtroendet genom: Visa att du och ditt projektteam kan följa det du sa att du skulle göra. Genom att rapportera om vad du har uppnått och de risker du har mildrat visar det ditt ledningsgrupp att du är seriös när det gäller att leverera och göra det som krävs för att framtidsbestämma ditt projekt mot problem.

När en risk har passerat - när den inte längre är relevant eftersom den antingen har hänt eller inte längre kan hända - kan du stänga den från ditt riskregister.

Att sätta denna projekthanteringsplan på plats kan skilja dig från andra chefer. Din egen chef kommer att ha bevisen för att du kan tänka strategiskt och kreativt om vad som kan göra att ditt projekt släpps fast och - viktigast av allt - göra något åt ​​det. Du kommer att vara personen som aktivt hanterar problem innan de inträffar, sopar bort spärrar och är beredd på någonting!

Att vara bra på att hantera projektrisk är ett säkert sätt att betraktas som ett säkert par av händerna av ledningen. Du behöver inte mycket erfarenhet eller certifikat för att lyckas med att hantera projektrisk (även om det finns formella kvalifikationer inom riskhantering). Denna enkla femstegsprocess innebär snart att projektriskhantering är inbäddad i dina projektplaner.