Ersättning för anställda körsträcka

Innehåll

• Företagets körsträckor återbetalningspriser
• Regeringens anställdas ersättning
• Krav på återbetalning av fordon för bilutgifter
• Andra sätt arbetsgivare kompenserar anställda för bilutgifter
• Skattekonsekvenser för återbetalning av körsträcka
• Ej återbetalade bilutgifter

Ersättningar för anställda för att använda din egen bil kommer att variera något beroende på arbetsgivare och sektorer, men de flesta organisationer kompenserar anställda till ungefär den standardsträcka som fastställts av IRS eller den privata fordonsersättningsgraden. Satsen fastställs varje år av General Services Administration (GSA) baserat på forskning som utförs av ett oberoende konsultföretag angående aktuella kostnader för användning av ett fordon.

För 2020 är den normala körsträckan räntan inställd på 57,5 ​​cent per körd mil, ner från 58 cent för 2019. Denna fasta, standardavgift inkluderar kostnaderna för försäkring, registrering, gas, olja och underhåll. För någon som driver mycket för arbete, detta kan resultera i ett betydande avdrag.

Företagets körsträckor återbetalningspriser

De flesta arbetsgivare kommer att ersätta till IRS- eller GSA-kursen eftersom de kan dra av upp till det beloppet som en kostnad när de lämnar in sin inkomstdeklaration för företagen, även om det finns andra komplexa skatteformler som arbetsgivarna kan använda. När kvalificerade arbetstagare är svåra att hitta under ekonomiska utvidgningar, är arbetsgivarna mer benägna att ge konkurrenskraftiga ersättningsnivåer.

Internrevisionstjänsten kräver att ersättningsbetalningar görs separat från lön utan att skatter kvarhålls. Vissa arbetsgivare kommer därför att behandla kostnadsbetalningar via det betalningsbara systemet för att hålla dem åtskilda från lönen och för att upprätthålla överensstämmelse med IRS-lagar.

Om din arbetsgivare ersätter till eller nära GSA- eller IRS-kursen, kan du känna dig säker på att du får en rättvis affär.

Regeringens anställdas ersättning

Statliga anställda kommer alltid att ersättas till exakt GSA-kursen om användning av en privatägd bil är godkänd eller om inget statligt fordon är tillgängligt.

Krav på återbetalning av fordon för bilutgifter

Du måste tillhandahålla en körsträckor, gaskvitton och dokumentation av alla andra tillåtna utgifter för din bil. Utan detaljerade register kan din utgiftsrapport avvisas. Eller värre, din arbetsgivare kan potentiellt vidta disciplinära åtgärder om han tror att ditt anspråk kan vara bedrägligt. Många arbetsgivare kräver samtidigt journalföring, precis som IRS. Försök inte uppskatta din körsträcka eftersom det kan bryta mot din arbetsgivares policy.

Att hålla penna och papper i bilen är en metod, även om det är tråkigt; ett bättre val är en spårningsapp för körsträcka som automatiskt spårar dina resor i en samtida logg som du kan skriva ut eller ladda ner. Det är ett effektivt sätt att hålla reda på körsträcka, start- och slutpunkter och affärssyfte för enheten att inkludera i din utgiftsrapport.

Andra sätt arbetsgivare kompenserar anställda för bilutgifter

Enligt Society for Human Resource Management är dessa vanliga alternativ till återbetalning av körsträcka eftersom sätt för arbetsgivare att kompensera anställda för utgifter för företagskörning är:

Platt bilbidrag.Arbetsgivare tillhandahåller anställda ett fast bilbidrag, till exempel $ 400 per månad, för att täcka kostnaderna för bränsle, slitage, däck med mera.

FAVR-program.Arbetsgivare ersätter anställda enligt ett fast ersättningsprogram för fast och rörlig ränta (FAVR), där anställda ersätts för fasta kostnader (såsom försäkring, skatter och registreringsavgifter) och rörliga fordonskostnader (som bränsle och underhåll). Ersättningarna är skattefria för anställda om vissa krav på kostnadsredovisning är uppfyllda.

Skattekonsekvenser för återbetalning av körsträcka

Återbetalningar för körsträckor betraktas som skattefria utbetalningar av arbetsgivare så länge de är dokumenterade och inte överskrider dina faktiska utgifter. Din arbetsgivare kan dock inte direkt betala för driftskostnader som reparationer eller underhåll för din bil utan skattekonsekvenser. Andra utgifter som vägtullar som är direkt relaterade till affärstransporter kan återbetalas utan beskattning förutsatt att du har kvitton.

Vissa arbetsgivare ger en månatlig ersättning för bilutgifter. Om anställda är skyldiga att tillhandahålla register över utgifter beskattas de endast för alla belopp som erhållits utöver redovisade utgifter. Om arbetsgivare inte kräver dokumentation kan bidraget beskattas.

Ej återbetalade bilutgifter

Från och med skatteåret 2018, med genomförandet av lagen om skattesänkningar och arbetstillfällen, kan arbetare inte längre dra av ersättningar för outbetalda bilutgifter. Under 2017 och tidigare år var dessa kostnader avdragsgilla i den utsträckning att de översteg 2% av den justerade bruttoinkomsten. Så, arbetstagare som kommer att driva omfattande som en del av att utföra sitt jobb ansvar bör noggrant utvärdera företagens återbetalningspolicy när de granskar jobberbjudanden.

Om en arbetsgivare vanligtvis inte ersätter bilutgifterna, kan du erbjuda att sänka lönen i utbyte mot ersättning eftersom återbetalningen kommer att skyddas från beskattningen om utgifterna dokumenteras på lämpligt sätt. Alternativt kan du förhandla om en högre lön för att redovisa den extra skattetrycket enligt den nya skattelagen.

Enligt IRS upphävs inte avdrag för kostnader som är avdragsgilla vid fastställande av justerad bruttoinkomst, trots avbrottet för diverse specificerade avdrag. Till exempel har medlemmar av en reservkomponent i Försvarsmakten i Förenta staterna (Armed Forces), statliga eller lokala myndigheter betalat på en avgiftsbasis, och vissa scenkonstnärer har rätt att dra av resekostnader för ersatta anställda som anpassning till den totala inkomsten på rad 24 i schema 1 i formulär 1040 - 3 - (2018), inte som ett specificerat avdrag på schema A från formulär 1040 (2018), och kan därför fortsätta använda affärsstandardens körsträcka.

Informationen i denna artikel är inte skatt eller juridisk rådgivning och ersätter inte sådant råd. Statliga och federala lagar ändras ofta, och informationen i den här artikeln kan inte spegla din egen stats lagar eller de senaste ändringarna av lagen.