Office Assistant Skills Lista och ansvar

Innehåll

• Kontorsassistent jobbansvar
• Hur man använder kompetenslistor
• Top Office Assistant Färdigheter

Kontorsassistentstillinger (liknande personliga assistenter) finns i alla branscher och delar en ganska stor uppsättning färdigheter. Kontorsassistenter kallas ibland sekreterare eller administrativa assistenter, men vad de gör är att hjälpa till att fungera som ett kontor. Oavsett om kontoret tillhör ett advokatfirma, en medicinsk praxis, en utbildningsinstitution eller ett företag, är behoven likadana; någon måste arkivera poster, underhålla scheman och ta hand om rutinmässig kommunikation för de personer som använder kontoret. Den någon kan vara du.

Kontorsassistent jobbansvar

Medan kontorassistenttjänster vanligtvis liknar varandra, är jobbet fortfarande varierande - det varierar bara från dag till dag, snarare än från kontor till kontor. Idag kan du kanske fungera som receptionist, i morgon kan du behöva reparera skrivaren, och dagen efter måste du ta med hela arkivskåpet in i det tjugoförsta århundradet. Du kommer att behöva en mycket bred kompetensuppsättning för att lyckas.

Kontorsassistenter är bland de stora osungna hjältarna i affärsvärlden, för när du gör ditt jobb rätt märker ingen - kontoret verkar driva sig själv. Men vissa människor tycker om det snabba men ändå flexibla arbetet, känslan av att vara kärnan i allt. Och en bra sekreterare kan fortfarande hitta arbete nästan var som helst, i alla slags organisationer.

Hur man använder kompetenslistor

Du kan använda dessa färdighetslistor under hela jobbsökningsprocessen. Först fungerar namnen på dessa färdigheter som nyckelord, så använd så många du kan när du skriver din CV. Lita inte på att anställa handledare för att räkna ut att du har vad de vill, berätta direkt för dem.

För det andra kan du använda samma sökord i ditt brev. Fokusera specifikt på de som din blivande arbetsgivare bryr sig mest om. Du måste göra din forskning, eftersom kontorsassistentjobb ofta är lika, men anställning av handledare varierar i sina prioriteringar. Jobbbeskrivningen kommer förmodligen att innehålla en lista med nödvändiga färdigheter. Var uppmärksam på det.

Slutligen kan du använda den här diskussionen för att planera din intervju. Se till att du har redo minst ett exempel under en tid som du visade färdigheter från varje kategori som listas här.

Det kan också hjälpa till att granska våra listor över färdigheter listade efter jobb och typer av färdigheter.

Top Office Assistant Färdigheter

Verbal kommunikationsfärdigheter: Kommunikation är en kritisk mjuk skicklighet för en kontorsassistent. Du måste interagera med din handledare, medarbetare på kontoret, de yrkesverksamma du hjälper och eventuellt klienter eller personer i andra kontor i samma organisation. Ni arbetar alla som ett team, och ni är dess viktigaste kommunikationsnav. Du måste vara glad, hjälpsam, välinformerad, formulerad och en bra lyssnare varje dag.

• Svara telefoner
• Kundrelationer
• Kommunikation
• Vidarebefordra telefonsamtal
• Meddelande tar
• Dirigera telefonsamtal
• Växel
• Telefon
• Muntlig kommunikation

Skriftliga kommunikationsfärdigheter: De flesta kontorassistenter skriver mycket. De kan skriva memon, fylla i formulär eller utkast till brev eller e-post. Vissa skapar innehåll för företagets webbplats eller redigerar text för andra. Tydlig, professionell skriftlig kommunikation är ett måste.

• Korrespondens
• E-post
• Post
• utskick
• Skriver
• Ordbehandling
• Skriftlig kommunikation

Vänlighet: En kontorsassistent kan vara den första personen som en klient ser när han kommer in på kontoret. Om kontorets huvudsakliga passagerare råkar vara ute just nu, kan kontorsassistenten vara den enda personen som besökaren interagerar med. Du måste vara redo att hälsa varje besökare med ett leende och ett vänligt ord och att hjälpa dem med vad de behöver så långt du kan. Så bra interpersonliga färdigheter är en nödvändighet.

• Kundservice
• Dirigera besökare
• Flexibel
• Vänlig
• Hälsa gäster
• Inter
• Positiv attityd
• Pålitlighet
• Välkommen besökare

Tekniska färdigheter: I gamla dagar gjorde sekreterare mycket att skriva. Tiderna har förändrats och det har också teknik, men kontorsassistenter kan fortfarande förvänta sig att spendera god tid framför ett tangentbord. I stället för en skrivmaskin, måste du veta din väg runt en mängd olika program. Att veta hur man gör lite lätt teknisk support och hur man fixar en oberoende skrivare skadar inte heller.

• Dator
• Excel
• Internet
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• Quickbooks
• Teknologi

Organisation: Kontorsassistenter måste vara extremt organiserade för att effektivt kunna jonglera sina många uppgifter. Du måste också hjälpa till att hålla andra organiserade, från att hålla kalendrar till att hålla kontoret ordnat.

• Administrativt stöd
• utnämningar
• Fakturering
• kalendrar
• Prästerlig
• Datainmatning
• Leverera post
• Elektronisk arkivering
• Kostnadsrapporter
• arkivering
• Receptionen
• Pengarhantering
• Kontorsuppgifter
• Kontors material
• Kontorsmaterielinventar
• Kontorsmaterial
• Kontorsstöd
• Organisation
• Pappersarbete
• Frakt

Problemlösningsförmåga: Problemlösning, eller kritiskt tänkande, är viktigt för alla kontorsassistenter, eftersom du ofta är den person som andra kommer med frågor eller frågor.

• Koordinera kontorsaktiviteter
• möten
• Problemlösningsförmåga
• Svara på förfrågningar
• schemaläggning
• Screening och dirigering av samtal
• kalkylblad
• Lagarbete
• Tidsplanering
• Researrangemang