Grundläggande projektledning 101

Innehåll

• Vad är projektledning?
• Elementen i ett projekt
• Det viktigaste elementet: Räckvidd
• Resurser
• Tid
• Pengar
• Projektledning är en konst och en vetenskap

Projektledning är en av de mest kritiska komponenterna i ett framgångsrikt företag. Det påverkar intäkter och skulder och interagerar i slutändan med kundens eller kundnöjdhet och kvarhållning. Ditt företag kanske bara har ett projekt i arbeten åt gången, medan andra större företag och enheter kan jonglera flera projekt samtidigt. I själva verket är projekt tillfälliga.

Projekt är ett medel mot ett mål och målet kommer så småningom att nås. Ditt företag kanske går vidare till ett annat projekt ... eller inte. Det kan ha varit ett engångsmål.

Projekt får ett växande behov i arbetskraften. Project Management Institute uppskattade att under perioden 2010–2020 skulle mer än 15 miljoner nya projektledningspositioner läggas till över hela världen.

Vad är projektledning?

Projektledning är inte hela ditt företag. Det är bara ett segment, ett specifikt projekt med en detaljerad plan för hur du och ditt företag ska uppnå det målet. Det är en plan som beskrivs i en serie steg, var och en lika viktig som de andra. Du måste uppnå en för att gå vidare till nästa.

Tänk på projektledning som en stege du måste klättra på. Du kan inte hoppa till toppen. Du måste ta det med hjälp av för mycket effektivitet. Ditt team måste använda de verktyg som görs tillgängliga för dem såväl som deras expertis och kunskap för att utföra varje steg och gå vidare till nästa.

Det är lätt att säga att du vill komma till ruta A, så du kommer att ta 25 steg i den riktningen. Men du måste också ta hänsyn till tidsöverväganden i din projektplan och du måste troligtvis arbeta inom en budget. Du kan genomsöka de 25 stegen eller jogga. Det beror på hur snabbt du måste komma dit för att projektet ska bli framgångsrikt. Du kan spara pengar genom att resa till fots eller hyra en förare. Det beror på den budget du har avsatt för projektet.

Det finns ingen tillvägagångssätt, system eller plan i alla storlekar. Varje projekt som du och ditt företag hanterar kommer sannolikt att ha sin tidslinje, mål och budget. Det är därför det är så viktigt att ha en kunnig, begåvad projektledare på plats för att styra showen.

Elementen i ett projekt

En framgångsrik projektledare måste samtidigt hantera fyra grundelement i ett projekt. Dessa element är sammanhängande.

• Omfattning: Detta involverar projektets storlek, mål och krav.
• Resurser:Du behöver människor, utrustning och material på plats.
• Tid: Det här handlar inte bara om hur lång tid projektet totalt sett kommer att ta. Det måste delas upp i uppdragslängder, beroenden och kritisk väg.
• Pengar:Ha ett fast grepp om kostnader, eventualiteter och vinst.

Det viktigaste elementet: Räckvidd

Projektomfånget är definitionen av vad projektet ska uppnå och budgeterna för tid och pengar som har skapats för att uppnå dessa mål. Varje ändring av projektets omfattning måste ha en matchande förändring i budget, tid, resurser eller alla tre.

Om projektomfånget är att bygga en byggnad för att hysa tre widgets till en budget på $ 100 000, förväntas projektledaren göra det. Om räckvidden ändras till en byggnad för fyra widgetar, måste projektledaren få en ändring av tid, pengar och resurser.

Resurser

Det finns tre aspekter av att förstå och hantera resurser: människor, utrustning och material.

En framgångsrik projektledare måste effektivt hantera de resurser som tilldelas projektet, inklusive projektgruppens medlemmar, säljare och underleverantörer. Han måste se till att hans anställda har de färdigheter och verktyg de behöver för att slutföra jobbet, och han måste kontinuerligt övervaka om han har tillräckligt med människor på plats för att slutföra projektet på tidsfristen. Hans jobb är att se till att varje person förstår uppgifterna och projektets tidsfrister.

Den ledande medlemmen i varje grupp av anställda rapporterar till projektledaren när han hanterar direkta anställda, men anställda kan också ha en linjechef som ger teknisk inriktning. I en matrishanteringssituation som ett projektgrupp är projektledarens jobb att ge projektledningen till linjecheferna. Att hantera underleverantörer för arbetare innebär vanligtvis att hantera teamledningen för underleverantörerna, som i sin tur hanterar dessa arbetare.

En projektledare måste ofta anskaffa utrustning och material och hantera deras användning också så att teamet kan fungera effektivt. Han ansvarar för att ha lämplig utrustning och material på rätt plats vid rätt tidpunkt.

Tid

De tre delarna av framgångsrik tidshantering är uppgifter, schema och kritisk väg.

Bygg projektets schema genom att i ordning ange alla uppgifter som måste slutföras. Vissa måste göras i följd medan andra kan överlappa varandra eller göras i tandem. Tilldela en varaktighet till varje uppgift. Tilldela nödvändiga resurser. Bestäm föregångare - vilka uppgifter som måste slutföras före andra - och efterträdare, vilka uppgifter som inte kan börja förrän efter varandras uppgift har slutförts. Denna aspekt av projektledning kallas ibland vattenfallshantering eftersom en uppgift följer en annan i mer eller mindre sekventiell ordning.

Projekthanteringsprogramvara kan förenkla uppgiften att skapa och hantera projektschemat.

Vissa uppgifter har lite flexibilitet i de obligatoriska start- och slutdatum. Detta kallas "float". Andra uppgifter har ingen flexibilitet. De har noll flottör. En linje genom alla uppgifter med noll float kallas kritisk väg. Alla uppgifter på denna väg - och det kan finnas flera, parallella vägar - måste slutföras i tid för att projektet ska komma in inom sin tidsfrist. Projektledarens viktigaste tidshanteringsuppgift är att övervaka den kritiska vägen.

Pengar

De tre övervägandena för att hantera pengar är kostnader, eventualiteter och vinst.

Varje uppgift har en kostnad, oavsett om det är arbetstimmarna för en dataprogrammerare eller inköpspriset för en kubikgård av betong. Var och en av dessa kostnader uppskattas och sammanställs vid utarbetandet av projektbudgeten.

Vissa uppskattningar kommer att vara mer exakta än andra. Projektbudgeten bör därför innehålla ett beredskapstillägg - pengar som avsatts i budgeten "för fall" den faktiska kostnaden för en artikel skiljer sig mycket från uppskattningen.

Vinst är de pengar som företaget vill tjäna på uppgiften. Det läggs ovanpå kostnaden.

Så en projektbudget består av den uppskattade kostnaden, plus beredskapen, plus eventuell vinst. Projektledarens uppgift är att hålla den faktiska kostnaden till eller under den uppskattade kostnaden och att maximera den vinst som företaget tjänar på projektet.

Projektledning är en konst och en vetenskap

Framgångsrik projektledning tar övning. Dessa idéer kan ge dig en grundläggande förståelse för projektledning men anser att det bara är en början. Om ditt jobb eller din karriärväg inkluderar projektledning och om du vill förbättra dina färdigheter, prata med framgångsrika projektledare, läs och övning. Projektledning kan vara en mycket givande karriär.