Checklista för ett anställningsavslutningsmöte

Innehåll

Lista över anställningsavslutande
Anställdas namn: Datum: Meddela personalresurser
Behörigheter / åtkomstuppsägning
____Notifiera din nätverksadministratör: Så snart du vet att en anställd lämnar, meddela din nätverksadministratör eller en annan lämplig personal om datum och tid för att avsluta den anställdes åtkomst till dator- och telefonsystem. Planera hur dessa konton kommer att dirigeras för att säkerställa att din organisation inte tappar kontakten med kunder och kunder. Avaktivera dessutom den anställdes byggkodslarmkod, om tillämpligt._____Kontrollerad anställdsbyggnad eller tillgång till fastigheter: Från och med uppsägningsdatumet, oavsett om det är omedelbart i en bränningssituation, eller vid ett ömsesidigt överenskommet slutdatum, måste du säga upp den anställdes byggnadstillträde. Beroende på dina åtkomstmetoder måste du inaktivera den anställdes byggkod, inaktivera inmatningskortet eller samla in den anställdes nycklar. Det är i både ditt bästa intresse och den tidigare anställdes att han eller hon inte kan få tillgång till någon företagsegendom. Återgå till fastighet
Fördelarnas status
Konfidentialitet och icke-konkurrerande avtal
Avsluta intervju

Anställda lämnar din organisation av goda skäl och dåliga skäl. På den positiva sidan hittar de nya möjligheter, går tillbaka till skolan, går i pension eller landar sitt drömjobb.

Mindre positivt, de avskedas för dålig prestanda eller dåligt närvaro eller upplever en uppsägning på grund av en nedgång i företaget. I varje fall behöver du en checklista för uppsägning för att hjälpa anställdas avgångsprocess att gå smidigt. Här är ett exempel på en lista över anställningsavslutande.

Lista över anställningsavslutande

Anställdas namn: Datum: Meddela personalresurser

_____ Meddela HR: Så snart du är medveten om och / eller får ett brev från en anställd som meddelar dig om den anställdes avsikt att säga upp anställningen, meddela ditt personalkontor.
_____ officiellt meddelande: Om en anställd berättar om deras avsikt att lämna din anställning, be dem att skriva ett avgångsbrev som anger att de lämnar och deras avgångsdatum. (Företag begär minst två veckors varsel, när det är möjligt och önskvärt.)

Behörigheter / åtkomstuppsägning

Notifiera din nätverksadministratör: Så snart du vet att en anställd lämnar, meddela din nätverksadministratör eller en annan lämplig personal om datum och tid för att avsluta den anställdes åtkomst till dator- och telefonsystem. Planera hur dessa konton kommer att dirigeras för att säkerställa att din organisation inte tappar kontakten med kunder och kunder. Avaktivera dessutom den anställdes byggkodslarmkod, om tillämpligt._Kontrollerad anställdsbyggnad eller tillgång till fastigheter: Från och med uppsägningsdatumet, oavsett om det är omedelbart i en bränningssituation, eller vid ett ömsesidigt överenskommet slutdatum, måste du säga upp den anställdes byggnadstillträde. Beroende på dina åtkomstmetoder måste du inaktivera den anställdes byggkod, inaktivera inmatningskortet eller samla in den anställdes nycklar. Det är i både ditt bästa intresse och den tidigare anställdes att han eller hon inte kan få tillgång till någon företagsegendom. Återgå till fastighet

_____ Återlämnande av företagets egendom: Utgångna anställda måste lämna in alla företagsböcker och material, nycklar, ID-märken, datorer, mobiltelefoner och andra företagsägda föremål.
_____ Lösenord: Anställda bör förse sina handledare med lösenord och annan information om åtkomst till datorfiler och telefonmeddelanden. (Du kanske vill hålla e-post- och telefonkonton aktiva en stund till kundens kontakter.)

Fördelarnas status

_____ Semesterlön och oanvänd sjuktid: Uppsägning av anställda betalas upp till högst 30 dagar för outnyttjad, uppsatt semester. Om den anställde har använt tiden som ännu inte har upparbetats, dras betalningen till företaget för denna tid från den sista lönekontrollen. (Om ditt företag utser ett visst antal sjukdagar och de samlas ihop, skulle du också behöva betala den anställde för den period som upparbetats.)
_____ Fördelningsstatusbrev: Efter uppsägning får tidigare anställda ett brev från Human Resources-kontoret som beskriver statusen för deras förmåner vid uppsägningen. Detta inkluderar livförsäkring, hälsotäckning, pensionsplan och kostnadsplaner. (I USA följer organisationerna Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act 1980 (COBRA)) och omfattar även berättigade anställda och deras inskrivna beroende rätten att fortsätta att täcka sjukvårdsplanen under en viss tid på egen bekostnad och på full kostnad.)
_____ Återbetalning av förskott: Eventuella obetalda löneutbetalningar dras av från den anställdes slutkontroll.
_____ Betalning av pengar som den anställde är skyldig: Eventuella obetalda kostnader för företagets affärsändamål (aktiverat i en utgiftsrapport), obetalda provisioner och bonusar kommer att betalas i den slutliga lönekontrollen.

Konfidentialitet och icke-konkurrerande avtal

_____ Granskning av sekretessavtalet eller avtalet som inte konkurrerar: Alla sekretessavtal eller icke-konkurrensavtal som den tillträdande anställden undertecknade vid anställningen bör granskas för att säkerställa att den anställde förstår vad som förväntas.

Även om den anställda aldrig undertecknat ett sådant dokument, har de flesta medarbetarhandböcker en klausul eller uppförandekod för att inte dela företagets konfidentiella information eller affärshemligheter. Granska detta och påminn anställda om att eventuella överträdelser av denna sekretess kommer att tas upp.

Avsluta intervju

_____ Konfidentiell exitintervju: Utgående anställda uppmuntras att delta i en konfidentiell exitintervju med personalavdelningen. (Utgångsintervjuer är en viktig process som du kan använda för att samla in information om arbetsmiljön i din organisation. När du får meddelande om att en anställd avslutar anställningen kommer ditt HR-kontor att schemalägga en utgångsintervju. All information som samlas in är konfidentiell och rapporteras regelbundet i sammanfattning form.
_____ Skriftligt tillstånd för referenskontroll: Spännande anställda, som planerar att söka anställning, måste skriva under ett formulär som ger företaget tillstånd att lämna referensinformation när potentiella arbetsgivare ringer.
_____ Ge medarbetaren ett adressuppdateringsformulär för att fylla i om de flyttar. Speciellt för stora företag, eller de med hög omsättning, kommer W-2s att komma tillbaka som icke-levererbara om adressen har ändrats. Utan ny kontaktinformation är det svårt att ge den tidigare anställda nödvändig information. Som säkerhetskopia ska du kontrollera att den anställdes nödkontaktinformation är uppdaterad och att du kan kontakta den personen för att hitta dem om du har problem med att få sina W2 till dem.