Syftet och innehållet i en anställds lönefil
Innehåll
Medarbetarens lönefil är förvaret för allt som har att göra med en anställds lönecheck. Det främsta skälet till att skapa en lönefil är att begränsa tillgången till resten av den konfidentiella informationen som finns i personalfilen.
Syftet med en anställds lönefil
Lönefilen gör det möjligt för bokföringspersonal att betala den anställda utan att få åtkomst till konfidentiell information. Bokföringspersonal kan föra löneposter där det är vettigt att betala den anställde. I de fall där lön och bokföring är outsourcade är detta en ännu mer rekommenderad praxis för den anställdes löneposter.
Lönefilen begränsar tillgängligheten till konfidentiell personalinformation. Medarbetarnas lönefil gör det möjligt för bokförings- och ekonomipersonal att ha den information de behöver för att betala den anställde på en praktisk plats. Platsen ska vara säker och utom räckhåll för alla andra anställda.
Du måste imponera på redovisningspersonal på att informationen i lönefilerna är konfidentiell och inte bör delas utan tillstånd och logga ut från HR-personalen. Bokföringspersonal ska inte heller dela information om anställdas höjningar, kampanjer, bonusar och annan information som är konfidentiell om anställda.
Mänskliga resurser behöver inte övervaka redovisningens tillgång till de anställdas lönefiler. Som rekommenderas för relaterade anställda filer som personal och medicinska filer, bör du begränsa åtkomsten till lönefilen. Endast personer som behöver ha information för att göra sitt jobb ska se innehållet.
Innehållet i en anställds lönefil
Detta är en föreslagen lista över vad som hör till en lönefil för en anställd.
- Erbjudandebrev undertecknat av anställningschefen, Human Resources och anställd
- Betala godkännande undertecknat av Human Resources och anställningschefen när ett anställdskontrakt finns
- W-4 form
- Pappersarbete och auktorisation som hänför sig till förmåner för anställda som innebär ett avdrag för lön
- Formulär för direktinsättning
- Lönad tidbokföringsformulär
- Varje timtid varje vecka
- Tidsklockor registreras, om de används
- Deltagarrekord
- Begäran om återbetalning av utgifter inklusive dokumentation och kvitton för resor och andra godkända utgifter
- Undervisningsformulär och kvitton för betalning, böcker och så vidare
- Betala i förväg förfrågningsformulär
- Företagets lånedokument och betalningsschema
- Garnering beställningar och poster
- Tillstånd för frisläppande av privat information
- Pappersarbete för varje anställd höjning
- Pappersarbete relaterat till bonus, vinstdelning eller erkännande
- W-2-former
- Auktorisation för alla andra lönehandlingar som ditt företag tillåter
Också känd somanställda filer, anställda register, personalfiler, dokumentation
Obs: Susan Heathfield gör allt för att erbjuda korrekt, sunt förnuft, etisk personalhantering, arbetsgivar- och arbetsplatsråd på denna webbplats, men hon är inte en advokat. Innehållet på webbplatsen ska inte tolkas som juridisk rådgivning. Webbplatsen har en publik över hela världen och lagar och förordningar om anställning varierar från stat till land och land till land, så artiklarna kan inte vara definitiva för alla för din arbetsplats. Vid tveksamhet ska du alltid söka juridisk rådgivning. Informationen på webbplatsen tillhandahålls endast för vägledning.
