3 Scenarier när kommunikation online är inte rätt

Innehåll

• Undvik att slå Skicka för att lösa konflikter
• Undvik att slå skicka när du är upprörd
• Undvik att slå Skicka för att skicka dåliga nyheter

Det finns så många sätt vi kommunicerar online. Det finns e-post, textmeddelanden eller meddelanden via en av de många appar där ute som stöder det. Men att använda e-post eller meddelanden är inte alltid det mest effektiva sättet att kommunicera på.

Under vissa omständigheter bör du undvika dem. Visst, det är lätt att gömma sig bakom din dator och säga vad du vill säga via tangentbordet. Men ibland måste du gå ut i världen och använda din röst.

Här är tre situationer där det skulle vara bättre om du inte slog skicka.

Undvik att slå Skicka för att lösa konflikter

Vi har alla varit med i en e-post- eller meddelandesträng mellan två parter som försöker lösa ett problem. Ibland kan du vara en av de två huvuddeltagarna eller kanske är du helt enkelt en av många människor som någon kände sig tvungen att inkludera dig.

Med varje e-post eller meddelandesvar eskalerar problemet. I slutändan har det som kanske var en relativt liten fråga blivit mycket större. Detta resulterar vanligtvis i ett ansikte-till-ansikte möte mellan de båda parterna samt en handledare eller chef för att lösa konflikten.

Istället för att använda e-post eller meddelanden för att lösa konflikter, ring antingen personen eller schemalägg ett möte ansikte mot ansikte. Om du får ett e-postmeddelande eller ett meddelande från någon annan som försöker lösa ett problem, motstå frestelsen att svara via e-post. Plocka upp telefonen eller gå in på den andra personens kontor och säga, "Jag fick din e-post och tänkte att det kan vara bättre om vi diskuterade denna situation en-mot-en i motsats till via e-post. Har du några minuter att prata? "

Om e-post är ditt enda alternativ, kopiera inte andra personer på det. Att göra det eskalerar problemet. Om du är i slutet av ett sådant e-postmeddelande, tryck inte på "svara alla". Svara bara till den person som skickade e-postmeddelandet. Om du "svarar alla" borde ditt svar säga "jag uppskattar att du uppmärksammar denna situation. Jag ringer dig om bara en minut för att diskutera." Detta kommer att varna alla som har kopierats att du tar hand om situationen en-mot-en.

Undvik att slå skicka när du är upprörd

Efter en upprörande situation eller interaktion är det vi behöver en nedkylningsperiod. E-post och meddelanden lämpar sig inte för detta; det är omedelbart av design. Istället, när du har lugnat, ring eller besök personen för att diskutera situationen. Om du är på den mottagande delen av ett skänd e-postmeddelande, undvik lusten att svara. Ge dig själv tid att lugna ner och ring sedan personen och be att diskutera ansikte mot ansikte.

I framtiden bestämmer du i förväg att du aldrig kommer att använda e-post eller meddelanden när du är upprörd. Gör detta till en icke-förhandlingsbar pakt med dig själv.

Om du känner behov av att skriva något när du är upprörd, skriv hand ett meddelande. Skriv inte in det i e-postmeddelanden även om du inte tänker skicka meddelandet. Du skulle inte vara den första personen som av misstag träffade "skicka" istället för "spara" -knappen.

Undvik att slå Skicka för att skicka dåliga nyheter

Ingen gillar att få dåliga nyheter och ta emot dem via e-post eller ett meddelande kan lägga salt till såret. Har du någonsin mailat en klient för att berätta för dem att deras beställning var försenad?

Om svaret på någon av dessa frågor är ja, sluta använda e-post eller meddelanden för att kommunicera dåliga nyheter.Att använda e-post eller meddelanden för att kommunicera dåliga nyheter kan skicka meddelandet att du inte bryr dig eller att problemet inte är tillräckligt viktigt för att garantera din personliga uppmärksamhet. När du använder e-post eller meddelanden för att kommunicera dåliga nyheter, har du inget sätt att bedöma personens reaktion. Troligtvis kommer människor att bli besvikna eller upprörda. Om du inte levererar nyheterna personligen kan deras besvikelsekänslor öka och skapa en ännu värre situation.

Slutligen, när du använder e-post eller meddelanden i det här scenariot verkar du feg. Kunder, medarbetare, chefer och vänner uppskattar människor som har modet att kommunicera dåliga nyheter personligen.

Om du är osäker på om ditt meddelande är kvalificerat som dåliga nyheter att fråga dig själv, "Skulle jag vilja få ett e-postmeddelande eller ett meddelande med denna typ av nyheter eller skulle jag föredra att få det meddelat personligen?". Handla sedan i enlighet med detta.

Det finns ingen tvekan om att e-post eller meddelanden är ett snabbt och effektivt kommunikationsmedel, men det är inte alltid lämpligt. Följ riktlinjerna ovan och undvik att använda e-post eller meddelande när det är olämpligt att göra det.