Hur du organiserar ditt pappersarbete

Innehåll

• Komma igång
• Samla dina dokument
• Kategorisera
• Separata vitala dokument
• Duplicera din plånbok
• Skapa ett enkelt arkiveringssystem
• Löpande underhåll

De flesta människor tänker inte på ett viktigt dokument förrän de behöver det. Om dina papper är utspridda överallt och du inte har ett centralt organisationssystem på hemmakontoret kan du slösa mycket tid och energi på att leta efter saker. Du kanske till och med förlorar något.

Komma igång

Med några enkla steg kan du organisera dina viktiga pappersdokument: Du behöver ett litet arkivskåp med två lådor eller en bärbar hängfilbox, hängande filer i sex olika färger, manila tredje klippmappar, övre flikmappar och ett brandskyddsfack som tillval. Eller så kan du köpa ett stort bindemedel och flikinsatser. Nu är du redo att börja.

Samla dina dokument

Innan du kan organisera alla dina viktiga dokument måste du hitta dem. Det är ibland lättare sagt än gjort. Kontrollera dina hemmakontor och papper som ligger på skrivbordet eller bordet. Kontrollera pappershögarna som rör dina köksbänkskivor samt kökslådor och korgar. Titta på din sovrumsskåp och nattduksbord. Till sist, men inte minst, kolla din handväska eller portfölj för viktiga dokument du oavsiktligt har med dig.

Kategorisera

De viktigaste dokumenten ingår i en av följande sex kategorier. Sortera alla dina insamlade dokument enligt följande:

1. Hem- och fastighetsregister: Inteckningar, fastighetsförfaranden, bostadsförbättringsprojekt och kvitton, apparathandböcker och garantier, information om fastighetsskatt, hemförsäkringar och manualer
2. Auto poster: Titlar, underhållsposter, försäkringar och information, låninformation och betalningsregister
3. Hälsojournaler: försäkringar, handböcker för sjukförsäkringsförmåner, förklaring av medicinska förmåner, läkare räkningar, receptlistor, flexibel information om utgiftskonton, medicinska kvitton, medicinska direktiv, livförsäkringar
4. Finansiella poster: Kontoutdrag, skattedeklarationer, skatteavdragsregister, investeringsregister, låneposter, kreditkortsuppgifter
5. Elektroniska poster: Mobiltelefonavtal och manualer för utrustning; försäljningskvitton och garantier för datorer, bärbara datorer och surfplattor; kabel- och internetplaner och räkningar; kvittering och handbok för trådlös router
6. Personliga register: Födelsebevis, äktenskapscertifikat, äktenskapscertifikat, vårdnadsdokument, information om social trygghet, immuniseringsposter, pass, militärtjänstförteckning, dop- och bekräftelseregister, testament, begravningsplan och information om begravningsplatser. Du bör ha dessa för varje familjemedlem. Om du har husdjur kan du också inkludera deras viktiga dokument som veterinär- och vaccininformation i denna kategori.

Separata vitala dokument

De flesta av dina viktiga dokument kan lagras i ett vanligt arkivskåp eller en bärbar hängande fillåda. Vissa bör emellertid verkligen förvaras i ett brandsäker kassaskåp eller i ett lagringsalternativ på plats, t.ex. ett värdeskåp.

Vitala dokument är sådana som skulle vara mycket svåra eller tidskrävande att ersätta. De kan innehålla känslig personlig information som kan komma att äventyras av identitetstjuvar om de blir stulna. Under tiden, om ditt hem förstördes av eld eller översvämning, skulle du vilja att dessa viktiga dokument ska förbli intakta.

För de flesta människor skulle följande dokument anses vara viktiga: Socialförsäkringsinformation, födelsecertifikat, försäkringar och agentens kontaktinformation, testament, fastighetshandlingar, biltitel, pass och alla kontrakt eller avtal som krävde en originalunderskrift.

Gör en huvudlista över alla viktiga dokument som du placerar i ditt brandsäkra kassaskåp eller i ett lagringsalternativ på plats.

Duplicera din plånbok

De flesta av oss har kritisk information i vår plånbok varje dag och skulle allvarligt besväras om den förlorades eller stulits.

Gör kopior av ditt körkort, organdonatorkort, sjukförsäkringskort, medlemskort för gymmet, biblioteket, livsmedelsbutikernas lojalitetsprogram, lagerklubbar etc., och, viktigast, alla kredit- och betalkort (kopiera fram och tillbaka). Förvara dessa kopior med dina andra viktiga pappersdokument.

Skapa ett enkelt arkiveringssystem

Ju enklare arkiveringssystemet, desto mer sannolikt är det att du använder det på en konsekvent grund. Ta varje kategori viktigt dokument och tilldela det en hängande filfärg:

• Hem- och fastighetsregister
• Auto Records
• Hälsojournaler
• Finansiella poster
• Elektroniska poster
• Personliga register

Lägg till lämpligt antal hängande filer i ditt arkiveringssystem för antalet dokument du har i varje kategori.

Använd manila-mapparna och skapa en mapp för varje enskilt dokument inom varje kategori. Placera mapparna i rätt färgad hängfilsavsnitt.

Om du köpte ett stort bindemedel med tre ringar och flikinsatser, märk flikarna med samma postnamn, hålslag alla dokument och organisera dem. Om papperet inte kan hålslagas, lägg dem i en mapp och hålmappen i stället.

Om pappersarbete inte är din sak kan det vara ett frigörande ögonblick. Du kan skanna alla dessa dokument, spara dem på en hårddisk och sedan makulera originalen.

Men använd din egen bedömning eftersom vissa pappersarbete är bättre kvar sparade. Förvara original från alla viktiga dokument. Använd ditt bästa omdöme om de andra. De flesta finansiella institutioner är glada när du blir papperslös.

Löpande underhåll

När dina viktiga artiklar är organiserade, håll dem på det sättet. När du betalar dina räkningar varje månad ska du arkivera nya dokument i rätt avsnitt i ditt arkiveringssystem. Samtidigt leta efter alla dokument som du har tagit bort från systemet under månaden som fortfarande kan komma från arkiveringssystemet. Skapa in dem igen. Gå igenom dokumenten i ditt arkiveringssystem minst två gånger per år för att se om några kan rensas. Ett bra schema att följa är vid det första av kalenderåret och i slutet av varje skolår.

Med lite ansträngning kan du skörda långsiktiga fördelar och spara tid genom att organisera dina viktiga pappersdokument.